Rechten, rollen en groepen
Zorg dat iedereen alleen toegang heeft tot wat voor hem of haar bestemd is
Niet iedereen hoeft hetzelfde te kunnen en te zien in een projectmanagementtool. Externen hebben geen toegang nodig tot jouw gevoelige bedrijfsinformatie en degene die rondes loopt, hoeft geen nieuwe gebruikers toe te voegen. Door iedereen de juiste rol toe te kennen en rechten te geven, voorkom je dat iemand informatie inziet of aanpast waartoe diegene geen toegang zou moeten hebben. Om te voorkomen dat je dit steeds per persoon moet aanpassen, maak je groepen en subgroepen aan met mensen die dezelfde rechten en rollen toegewezen krijgen.
De voordelen van rechten, rollen en groepen
Alleen toegang tot wat jij nodig hebt
Met een de aan jou toegewezen rechten en rollen, zie je alleen de bestanden, taken en acties waar jij toegang tot hebt. Zo zie je bijvoorbeeld alleen goedgekeurde documenten: precies de bestanden die jij nodig hebt om aan de slag te gaan. Externen krijgen ook geen toegang tot bedrijfsinformatie. Wel zo veilig.
Veel wijzigen in een keer doorvoeren dankzij groepen
Mensen met dezelfde rol binnen een bedrijf, hebben vaak ook dezelfde rechten binnen een project. Door hen aan een gebruikersgroep toe te voegen, ken je de hele groep in één keer rechten toe. Met subgroepen kun je dit weer opsplitsen.
Met de juiste rol weet je waar je staat
Als administrator maak je formulieren aan, wijs je taken toe en creëer je metadatasets. Ook stel je de rechten in voor de anderen in jouw Prostream-omgeving.
Als gebruiker zie je alleen de bestanden waartoe je gemachtigd bent. Je kunt geen andere gebruikers toevoegen of sjablonen wijzigen. Per project kan worden aangegeven welke mappen een gebruiker wel of niet kan zien.
Een rol voor elk project
Het ene project is het andere niet. De rollen verschillen daarom dus ook per project. Zo kun je voor jouw organisatie een gebruiker zijn, maar wel een administrator op een aantal projecten, naast gebruiker op een aantal andere.
Wat zijn gebruikersrechten en rollen?
In Prostream kun je aan iedere gebruiker gebruikersrechten en rollen toekennen. Er zijn twee rollen: gebruiker en administrator. Bij gebruikersrechten gaat het om welke rechten een gebruiker heeft, bijvoorbeeld binnen een project. Mag hij alleen documenten inzien of ook bewerken? Mag hij mappen aanmaken? Iedere gebruiker kan verschillende rechten toegekend – en afgenomen – worden.
Hoe werken gebruikersrechten en rollen?
Het toekennen van rollen aan gebruikers is eenvoudig via Collega’s of Projectleden. Selecteer de betreffende persoon wiens rol je wilt aanpassen en klik op Rollen wijzigen. Via Nieuwe gebruiker voeg je een nieuwe Prostream-gebruiker toe. Hoe je de rechten van gebruikers aanpast, lees je hier.
Hoor het eens van een ander
Klantverhalen
Heembouw neemt afscheid van M-schijf en zet volop in op Prostream
“Digitale tekeningen zijn makkelijk te delen, daar zit ook het grootste risico. Een goed beheersysteem voorkomt wildgroei”
Kevin van den Tillaart, projectleider bij Vgib
“Alles is voor iedereen en vanuit overal bereikbaar.”
Nicole van Est, werkvoorbereider bij Van Mourik Bouw B.V.
Kennisbank
Meer weten over automatisch versiebeheer, en hoe het precies werkt? Je vindt alle informatie in onze kennisbank.
Populaire features
Gebruikt door klanten
Bestanden previewen
Snel even een document checken zonder 'm ook meteen te hoeven downloaden? Bekijk dan de preview. Of het nou om een afbeelding, tekst, Microsoft Office-bestand, PDF of iets anders gaat, je kan op al je apparaten even snel een blik werpen.
Microsoft Office-Integratie
Met de Microsoft Office-integratie open en bewerk je direct jouw Excel-, Powerpoint- en Word-bestanden direct vanuit Prostream.
Bestanden delen
In Prostream deel je jouw bestanden eenvoudig met projectleden, maar óók met niet-Prostream-gebruikers.
Slim zoeken
Prostream helpt je niet alleen met het vinden van een bestand, formulier of snag, maar kijkt ook naar de inhoud. Zo kun je precies op de manier zoeken die jij handig vindt.
AL 102.000 PROJECT PROFESSIONALS WERKEN MET ONs SAMEN.
DAT WAS NOG NIET ALLES.
Zo wordt samenwerken
een fluitje van een cent.
Grote bestanden versturen
Met enkele klikken verstuur je grote bestanden óf grote hoeveelheden bestanden met binnen je bedrijf, maar ook buiten je bedrijf. Beveiligd met een wachtwoord, zodat alleen de juiste persoon ze kan lezen.
Metadata
Dankzij metadata navigeer je moeiteloos door enorme hoeveelheden documenten, tekeningen en gegevens. Je vindt precies wat je nodig hebt en beschikt direct over de volledige context van een bestand.
Tekeningen
Tekeningen zijn ondergronden waarop je snags of formulieren kan plaatsen. Zo zijn die gekoppeld aan een fysieke locatie.
Mappenstructuur importeren
Importeer een mappenstructuur om ervoor te zorgen dat je niet alle mappen in jouw Prostream-project los hoeft toe te voegen.