Wat is CDE (Common Data Environment)?

..En wat levert het op?

We leven in een maatschappij die in toenemende mate draait op en aangestuurd wordt door digitale data. Dat geldt zeker ook voor de bouw. Bouwprojecten genereren namelijk enorme hoeveelheden gegevens. Denk bijvoorbeeld aan afmetingen, bouwmaterialen, kleuren en bouwkosten. Die gegevens staan vaak verspreid over systemen en databases van verschillende belanghebbenden (projectontwikkelaar, architect, aannemers, onderaannemers) en bij het project betrokken partijen.

Werken in zo’n versnipperd informatielandschap is niet efficiënt. Omdat niet iedereen het volledige inzicht heeft in alle data, liggen dubbel werk en misverstanden op de loer. Hoe mooi zou het zijn om te werken vanuit een gedeeld datalandschap dat garant staat voor een ‘single source of truth’? Gelukkig is dat tegenwoordig prima mogelijk met een common data environment (CDE). Maar wat is een CDE precies? Hoe creëer je er een? En wat levert het de bij een bouwproject betrokken partijen concreet op? Wij vertellen het je.

Wat is een CDE?

Een common data environment (CDE) is een virtuele omgeving, bijvoorbeeld een combinatie van een DMS en CMS, waar je alle data omtrent een project (grafische modellen en documenten, maar ook niet-grafische informatie) verzamelt, bijhoudt, beheert en verspreidt. Binnen die gemeenschappelijke data-omgeving leg je vast hoe je informatie opslaat en deelt. De CDE beschrijft de voorwaarden die gelden voor de samenwerking. Zo borg je de veiligheid, maar weet je ook zeker dat betrokken partijen op de goede momenten toegang hebben tot alle relevante data.

Zo borg je de veiligheid, maar weet je ook zeker dat betrokken partijen op de goede momenten toegang hebben tot alle relevante data.

Hoe ziet een CDE eruit?

Je kunt een CDE op verschillende manieren inrichten. Maar er zijn wel een aantal elementen en functionaliteiten die vrijwel altijd terugkomen in een goed common data environment. 

  • Een heldere en overzichtelijke mappenstructuur voor het efficiënt opslaan, beheren en delen van documenten. Denk bijvoorbeeld aan mappen met statussen als ‘werk in uitvoering’, ‘gedeeld’ en ‘afgerond’. 
  • Een goed rollen- en toegangssysteem voor alle mappen en bestanden. Zo regel je dat alle partijen en personen toegang hebben tot voor hen relevante informatie, maar voorkom je tegelijkertijd dat ongeautoriseerde personen bij bedrijfs- of projectkritische data kunnen.
  • Notificaties en workflows die grotendeels geautomatiseerd zijn. Zo vind je altijd wat je nodig hebt en blijf je op de hoogte van actuele ontwikkelingen. 
  • Een BIM-viewer waarmee je BIM-modellen bekijkt. Een goede BIM-viewer maakt het mogelijk om modellen zowel los van elkaar (zodat je kunt inzoomen op separate objecten) als over elkaar heen (een overzicht van het hele bouwwerk) te bekijken.
Opzichter in de keet checkt informatie in CDE
Common Data Environment (CDE):
alle informatie op één plek

Veiligheid van een CDE

Veiligheid is een belangrijk onderdeel bij het inrichten en gebruiken van een common data environment. Breng daarom goed in kaart welke data je waar en hoe bewaart. Je dient op de hoogte te zijn van de eisen die de AVG en ISO 27001 aan je CDE stellen. De servers waarop je gevoelige informatie bewaart, moeten bijvoorbeeld in een EU-land staan. 

Met de juiste tools en maatregelen kun je prima inregelen wie toegang heeft tot welke gegevens. Denk bijvoorbeeld aan multifactorauthenticatie, het instellen van IP-beperkingen, gecodeerde dataoverdracht en geavanceerde firewalls en antivirussoftware.  

Wat zijn de voordelen van een common data environment?

Het inrichten en gebruiken van een CDE brengt diverse voordelen met zich mee voor iedereen die betrokken is bij een bouwproject. Tijd voor een overzicht van de belangrijkste baten.

Alle informatie op één plek

Met een CDE beheer je alle informatie over een bouwproject op één centrale plek die bereikbaar is voor iedereen in het team. Je bepaalt bovendien zelf welke externe partijen toegang hebben tot de gegevens en welke rechten (alleen lezen, bewerken) ze krijgen. BIM-modellen, tekeningen en additionele documenten zoals materiaallijsten, offertes en facturen: je beheert en valideert ze in een en dezelfde omgeving. Zo blijft alle projectinformatie bij elkaar en makkelijk vindbaar.

Minder kans op fouten en misverstanden

Omdat je de beschikking hebt over een gemeenschappelijke verzamelplek voor informatie, hoeven projectleden gegevens maar één keer door te geven. Door slimme automatisering en systeemintegratie neemt het aantal manuele taken af. Dit heeft een positief effect op de foutgevoeligheid van processen zoals data-invoer en versiebeheer.

Altijd en overal toegankelijk

Een moderne common data environment staat in de cloud. Perfect met het oog op het steeds populairdere hybride werken! Zowel de mensen op de bouwplaats als de medewerkers van de backoffice hebben snel toegang tot alle actuele gegevens. Het maakt daarbij niet uit of je vanuit kantoor werkt met een klassieke desktop of op de bouwplaats rondloopt met alleen een smartphone of tablet. Het CDE is apparaat- en locatieonafhankelijk beschikbaar, wat zorgt voor een soepele communicatie en betere afstemming van werkzaamheden. 

Scheiding van concepten en definitieve projectinformatie

Met een CDE kun je een scheiding aanbrengen tussen concepten en definitieve projectinformatie. Teams en stakeholders bewerken in een beschermde en afgeschermde omgeving data. De bewerkingen worden pas publiek toegankelijk na accordatie. Het resultaat: een duidelijke scheiding tussen documenten die ‘in bewerking’ zijn en bestanden die definitief geaccordeerd zijn als uitvoeringsdocumenten. 

Als onderaannemer of leverancier heb je in een CDE de mogelijkheid om gepubliceerde informatie te hergebruiken in een speciale ‘in-bewerkingomgeving’. Schakel je over naar een nieuwe fase van het bouwproject? Dan kun je reeds gepubliceerde informatie verplaatsen naar het archief. Zo bouw je een sterke documentatie op en heb je altijd referenties paraat.

Hogere efficiëntie en lagere kosten

Het gebruiken van een common data environment brengt meer structuur aan in je projectinformatie. Dit leidt tot een hogere efficiëntie en lagere bouw-, leverings- en faalkosten. Ook het opleveren van een bouwproject gaat vaak een stuk sneller door de optimalisatie van de informatieomgeving.

Richt je informatielandschap efficiënter in met een CDE!

Met een CDE richt je jouw informatielandschap een stuk efficiënter in. Iedere betrokkene bij een bouwproject met de juiste rechten weet waar hij gegevens kan inzien en ophalen. Het gecentraliseerd bewerken, delen en opslaan van tekeningen, BIM-modellen en administratieve documenten is voortaan de norm. Het resultaat? Gestroomlijnde processen, betere communicatie, minder fouten en lagere faal- en projectkosten.  

Ga door naar het volgende artikel: “Wat is BIM?