Software voor woningcorporaties
Software die de uitdagingen van woningcorporaties begrijpt
Vandaag de dag is huisvesting, of het gebrek daaraan, iets ons allemaal bezighoudt. Woningcorporaties staan dan ook voor een reeks complexe uitdagingen. Bovenaan die lijst met uitdagingen: een nijpend tekort aan beschikbare woningen en grootschalige verduurzaming.
We zien het schrijnende woningtekort, een probleem dat het dagelijks leven van mensen beïnvloedt. Daarnaast zien we de noodzaak van grootschalige verduurzaming. Het is niet langer alleen een ideaal, maar eerder een verplichting voor woningcorporaties om hun vastgoedportefeuille milieuvriendelijker te maken en tegelijkertijd bij te dragen aan een duurzamere toekomst. Dit zet woningcorporaties onder druk om snel en strategisch te handelen.
Bovendien zijn er ook nog de uitdagingen van alledag, zoals de communicatie met bewoners, het opstellen van contracten, het uitvoeren van koude- en warme opnames en het aansturen van aannemers en servicemedewerkers. Het managen en stroomlijnen van de communicatie- en documentstromen rondom deze werkzaamheden, vraagt om een digitaal en gebruiksvriendelijk systeem voor het doen van opnames, en het beheren en archiveren van documentatie. Zo vergroot je de efficiëntie, verklein je de kans op fouten en verbeter je de communicatie en samenwerking met bewoners, aannemers en servicemedewerkers.
Kwalitatieve software voor woningcorporaties voldoet aan de praktische en operationele eisen die corporaties hebben. Maar wat houdt software voor woningcorporaties precies in? Wat zijn de voordelen ervan? En waarom is software ideaal voor jou als woningcorporatie? Lees hieronder het antwoord op deze essentiële vragen.
standaard op maat
Welke functies heeft software voor woningcorporaties?
Formulieren
Stel op basis van jouw behoeften formulieren en checklists samen. Dankzij de herbruikbare velden ben je in een handomdraai klaar.
Kwaliteit borgen (met snags)
Bij afwijkingen plaats je gemakkelijk een Snag op een tekening. Maak verschillende standaard template snags aan voor verschillende constateringen; is het een gebrek, verbetering of een verzoek om informatie? Jij bepaalt het.
Dashboards
De slimme dashboards van Prostream zorgen ervoor dat je altijd overzicht hebt over al jouw projecten. Daarbij krijg je advies hoe er winst te behalen valt tijdens je huidige project maar ook bij toekomstige projecten.
Tekeningen als onderlegger
Onderleggers zijn tekeningen waarop je snags, formulieren of rondes kan plaatsen. Zo zijn die taken gekoppeld aan een fysieke locatie.
Slim zoeken
Prostream helpt je niet alleen met het vinden van een bestand, maar kijkt ook naar de inhoud. Zo kun je precies op de manier zoeken die jij handig vindt. Het ene document is het andere namelijk niet.
Metadata en tags
Labelen wordt leuk! Want als je tags en metadata aan je mappen en documenten hangt, dan lopen ze automatisch met de stappen in jouw project mee. Niks handmatig verslepen, één keer labelen is genoeg.
Bestanden delen
In Prostream deel je jouw bestanden eenvoudig met projectleden, maar óók met niet-Prostream-gebruikers.
Automatisch versiebeheer
Werk altijd met de laatste versie van een document door de automatisch doorlopende versienummers. Historische versies bekijk je alleen als je actie onderneemt, zo werk je altijd met het meest recente document.
Een greep uit de woningcorporaties die onze software gebruiken
De uitdagingen voor woningcorporaties
De woningcorporatie sector is dynamisch en staat daarom voor verschillende uitdagingen. Het is tijd om de belangrijkste uitdagingen voor woningcorporaties onder de loep te nemen.
Woningtekort
Het is inmiddels geen nieuws meer dat er een groot tekort aan woningen is in Nederland, met name in de Randstedelijke gebieden. De inflatie is omhoog geschoten, maar veel salarissen zijn daar niet in meegegroeid. Het gevolg daarvan is dat de doelgroep voor de (sociale) huursector is gegroeid. Ook is het beschikbare aanbod de afgelopen jaren juist afgenomen, omdat corporaties woningen hebben moeten verkopen. Zomaar woningen bijbouwen is helaas geen optie: niet alleen door de stikstofcrisis, maar ook omdat er onvoldoende locaties beschikbaar zijn, de kosten van bouwmaterialen zijn gestegen en geschikt personeel lastig te vinden is. En als dat nog niet genoeg is, is er dan ook nog de betaalbaarheid die een uitdaging vormt. Alles is duurder geworden, en dat merken corporaties natuurlijk ook, tijdens de bouw, maar ook bij renovatie, verduurzaming of onderhoud. De hogere kosten kunnen echter niet zomaar doorberekent worden aan bewoners.
Grootschalige renovaties en verduurzaming
Renovaties en verduurzaming zorgen ervoor dat woningcorporaties moeten balanceren tussen enerzijds het verbeteren van de energie-index en het waarborgen van betaalbare huisvesting, en anderzijds het omgaan met gegevensverwerking, bestandsbeheer en het naleven van regelgeving. Dit maakt dat er naast de aanzienlijke kosten van grootschalige renovatieprojecten en de implementatie van duurzame maatregelen, ook moet worden geïnvesteerd in programma’s om informatie over projecten, bouwvoorschriften en contractuele verplichtingen te beheren. Bovendien vereisen complexe renovatie- en verduurzamingsprocessen gestructureerde checklists om ervoor te zorgen dat alle stappen correct worden genomen.
Periodiek planmatig onderhoud
Ook periodiek planmatig onderhoud vormt een uitdaging voor woningcorporaties, omdat er een evenwicht moet worden gevonden tussen het behoud van de leefbaarheid en de waarde van de vastgoedportefeuille, versus de financiële investeringen die gedaan moeten worden. Het coördineren van regelmatig onderhoud voor een gevarieerd aanbod aan woningtypen en -condities vergt niet alleen flinke financiële inspanningen. Het vergt ook een groot organisatorisch vermogen en een sterk staaltje communicatie om bewoners tijdig te informeren en overlast te beperken. Tenslotte speelt gegevens verwerking door middel van opnames een cruciale rol bij het stroomlijnen van dit proces en het nemen van goed onderbouwde beslissingen.
Het biedt een alles-in-één oplossing waarin documentbeheer naadloos samengaat met verdere communicatie tussen bewoners, aannemers en installateurs.
Software voor woningcorporaties
Bouwsoftware voor woningcorporaties helpt ze bij het succesvol overwinnen van de uiteenlopende uitdagingen die ze dagelijks tegenkomen. In de complexe wereld van woningcorporaties passeren talloze documenten de revue. Denk aan een overvloed aan contracten, huurovereenkomsten, offertes voor onderhoud en reparaties, facturen en een variëteit aan bestandsformaten, zoals tekeningen, Word- en PDF-documenten. Verder heb je als corporatie te maken met zowel digitale als papieren correspondentie met bewoners. Door het gebruik van software krijg je toegang tot een geïntegreerd en overzichtelijk softwarepakket, waarmee je jouw documentbeheer organiseert en de communicatie met bewoners, installateurs en monteurs optimaliseert.
De inzet van moderne software vormt hierbij de sleutel tot een geordende aanpak. Het biedt een alles-in-één oplossing waarin documentbeheer naadloos samengaat met verdere communicatie tussen bewoners, aannemers en installateurs. Zulke software wordt een document management systeem (DMS) of common data environment (CDE) genoemd. Ongeacht de benaming, het doel is hetzelfde: het faciliteren van de juiste documenten op het juiste moment.
Dankzij software is essentiële informatie altijd binnen handbereik, waar en wanneer dit nodig is voor alle betrokken partijen. Woningcorporaties kunnen zo hun documentbeheer stroomlijnen en organiseren, wat resulteert in een efficiënte en probleemloze werkwijze.
Waar moet je als woningcorporatie op letten bij het kiezen van software?
Het aanbod op het gebied van software is groot. Dit maakt het voor een woningcorporatie lastig om de juiste software te kiezen. Je kunt bijvoorbeeld gaan voor een ‘point solution’, dat is een software-oplossing die een heel specifiek onderdeel binnen het bouwproces ondersteunt. Maar er bestaat ook breder inzetbare software, die je toe kunt passen op meerdere onderdelen binnen het bouw- en beheerproces.
Waar je ook voor kiest, jouw keuze moet in ieder geval aan de volgende eisen voldoen:
Flexibel
Woningcorporaties hebben te maken met regelgeving die periodiek wordt gewijzigd, maar ook met de veranderende eisen en klachten vanuit bewoners. Software moet flexibel zijn en jou in staat stellen hier adequaat en snel op te kunnen reageren. Op die manier blijf je de regels feilloos naleven en kun je goede service blijven bieden.
Data-overzicht
Binnen de software moeten alle data aan elkaar te koppelen en te relateren zijn. Enkel op die manier krijg je het totaal-overzicht dat je als woningcorporatie nodig hebt.
Ondersteunend
De software moet niet alleen jou als woningcorporatie, maar ook de rest van de keten ondersteunen: van het ontwikkelen van nieuw te bouwen complexen, de oplevering en overdracht aan bewoners, tot het periodieke onderhoud en het beantwoorden van bewonersvragen.
Samenwerken
Software moet jou als woningcorporatie de mogelijkheid bieden om eenvoudig met alle betrokken partijen te communiceren. Van ontwikkeling, oplevering en de eerste sleuteloverdracht tot aan een MJOP en de uitvoering daarvan.
De voordelen van software voor woningcorporaties
Met de juiste software hebben woningcorporaties altijd grip op lopende renovaties, verduurzaming, bewoners en onderhoud. Van elk woningcluster, van elke individuele woning en van iedere installatie heb je in een handomdraai de gegevens voor je neus.
Ook bij onverwachte reparaties sta je sterker dankzij goede software. Je hebt alle informatie altijd gelijk bij de hand. De aannemer kan gelijk de juiste onderdelen meenemen en is daardoor sneller klaar. Zo sla je twee vliegen in één klap: lagere kosten en tevreden bewoners.
Efficiënter bouwtoezicht
Software vormt een onmisbare schakel in het optimaliseren van bouwtoezicht, wat van groot belang is in de strijd tegen het woningtekort. In scenario’s waarin projecten langdurig stilliggen door uitdagingen als de stikstofcrisis of capaciteitsgebreken, biedt software een gedetailleerd overzicht van de projectstatus, zodat teams naadloos kunnen voortbouwen op eerdere vorderingen. Deze efficiëntie resulteert in versnelde bouwprocessen en een snellere oplevering van woningen.
Bovendien faciliteert de software het toezichtsproces: het stelt opzichters van woningcorporaties in staat de bouwvoortgang nauwlettend te volgen en hun waarnemingen direct te delen met aannemers. De mogelijkheid om de voortgang vast te leggen, stelt kantoorteams in staat om real-time mee te kijken met de ontwikkelingen op de bouwplaats. Dit bevordert de communicatie en samenwerking tussen de woningcorporatie als opdrachtgever en aannemers.
Per cluster een project aanmaken, elke woning individueel in beeld
Moderne software biedt woningbouwcorporaties een krachtig hulpmiddel bij het ontwikkelen van grootschalige projecten voor volledige wijken en woningclusters, waarbij elke individuele woning als een afzonderlijke ronde wordt vastgelegd. Dit is vooral van onschatbare waarde bij verduurzaming en renovaties op grote schaal.
Denk aan ambitieuze initiatieven om complete wijken te voorzien van nieuwe kozijnen, verbeterde isolatie, vernieuwde badkamers/keukens/toiletten (BKT) en een algehele verduurzaming met isolatie, spouwmuurisolatie, vloerisolatie, dakisolatie, zonnepanelen en warmtepompen.
De software biedt de mogelijkheid om niet alleen de huidige energielabels van de woningen vast te leggen, maar ook om te registreren welke energielabels ze zouden moeten hebben, welke specifieke maatregelen daarvoor nodig zijn en wat het daadwerkelijke nieuwe energielabel is. Dit kan op projectniveau voor de gehele wijk of het woningcluster in kaart worden gebracht, terwijl ook elke woning is vertegenwoordigd als individuele ronde. Dit draagt bij aan een geoptimaliseerde aanpak van verduurzaming of renovatie op wijkniveau, zonder het zicht op de individuele woningen te verliezen.
Veel opnames, veel verschillende doeleinden
Software biedt woningcorporaties een veelzijdige tool om diverse (warme- en koude) opnames met uiteenlopende doeleinden te faciliteren. Deze opnames omvatten niet alleen eerder genoemde renovaties, verduurzaming en gepland onderhoud, maar ook huuroverdrachten tussen vertrekkende en nieuwe bewoners, asbestsaneringen, klachtenregistraties en meterstandregistraties. Software maakt het mogelijk om een gestructureerd overzicht te behouden, zowel op het niveau van woningclusters of wijken, als op het niveau van individuele woningen. Op deze manier wordt efficiënt beheer en bewaking van alle opnames mogelijk gemaakt.
Rapportages maken per woning én per cluster
Moderne software stelt woningcorporaties in staat om eenvoudig rapportages te genereren, gebaseerd op relevante documenten en opnames. Zowel per individuele woning, als per wijk of woningcluster. Deze rapportages worden opgesteld met behulp van de verzamelde gegevens en kunnen in verschillende formaten worden gegenereerd. Denk aan gedetailleerde Excel-spreadsheets voor kwantitatieve analyses en intern overzicht, maar ook aan gemakkelijk deelbare PDF-bestanden, die met zowel bewoners als aannemers kunnen worden gedeeld.
De software vereenvoudigt het proces van het samenvoegen van gegevens uit verschillende bronnen en opnames, waardoor woningcorporaties nauwkeurige en inzichtelijke rapportages kunnen maken. Deze rapportages vormen een waardevolle bron van informatie voor besluitvorming, transparante communicatie en effectief beheer van de vastgoedportefeuille.
Een DMS met duidelijk verschil tussen interne organisatie (mappenstructuur) en projecten (projectstructuur)
Een DMS dat onderscheid maakt tussen een interne mappenstructuur en een projectstructuur per project, is een waardevolle oplossing voor woningcorporaties. Een dergelijk DMS biedt een gestructureerde aanpak voor het beheer van zowel belangrijke interne documenten, als projectdocumenten zoals een MJOP, MJOB, opnames en rapportages. Hieraan zijn ook direct taken en workflows te koppelen, zodat er een duidelijk overzicht is van wie, wat en wanneer moet doen. Op deze manier kunnen woningbouwcorporaties de interne organisatie op orde houden en tegelijkertijd projecten overzichtelijk beheren. Zo helpt het systeem bij het beheren van zowel dagelijkse operaties als grotere projecten op langere termijn.
Gestroomlijnde communicatie
Software stroomlijnt de communicatie tussen alle betrokken partijen. Je hoeft niet meer te graven in eindeloze e-mails, of constant achter de telefoon te zitten om iedereen van de laatste gegevens en documentversies te voorzien. Alle betrokken partijen kunnen simpelweg terecht op één centrale plek, waar alle informatie netjes en overzichtelijk is opgeslagen. Het resultaat? Goede service voor de bewoners en vlekkeloos woningbeheer, zonder het gedoe van constant heen en weer communiceren.
Het resultaat? Goede service voor de bewoners en vlekkeloos woningbeheer, zonder het gedoe van constant heen en weer communiceren.
Kortom, de juiste software stelt woningcorporaties in staat overzichtelijk en efficient te werken. Of je als corporatie nu:
- Een nieuw project aan het bouwen bent;
- Een project renoveert;
- Verduurzamingsmaatregelen toepast;
- Onderhoud pleegt;
- Overdrachten moet doen met vertrekkende- en nieuwe bewoners;
- Of er voor service of onverhoopte klachten op uit moet.