Heembouw neemt afscheid van M-schijf en zet volop in op Prostream
Heembouw is een toonaangevende speler in de bouwsector, bekend om hun expertise in ontwikkeling, ontwerp, realisatie en onderhoud van bedrijfsruimten, kantoren en woningen. Met drie vestigingen in Nederland, heeft dit bedrijf zich ontwikkeld van een lokaal familiebedrijf tot een Cobouw Award winnende onderneming. Zij zijn bedrijfsbreed overgegaan van Docstream naar Prostream en hebben daarbij ook afscheid van de lokale netwerkschijf genomen. Heembouw gebruikt nu Prostream als document management systeem, voor al hun projecten. Dat geldt voor alle documenten, dus óók voor modellen. In deze case lees je hoe ze dat proces ervaren hebben.
Over Heembouw
Het bedrijf werd opgericht in 1939 en is uitgegroeid tot een veelzijdige bouwonderneming. Als ontwikkelende bouwer maken ze plekken waar mensen willen zijn. Het menselijke aspect speelt een grote rol in hun bedrijfsvoering. Met locaties in Roelofarendsveen, Berkel en Rodenrijs en Breda, heeft het bedrijf een sterke aanwezigheid in de Nederlandse bouwsector.
Uitdagingen
Zoals veel bouwondernemingen kampte Heembouw voor de implementatie van Prostream met een versnipperd landschap voor documentbeheer. Dit resulteerde in inefficiënties en tijdverlies door de verspreiding van projectdata over verschillende platforms en opslaglocaties. Denk aan lokale opslag, netwerkschijven, mails, OneDrive en Sharepoint-oplossingen. Daarnaast maakte Heembouw ook gebruik van Docstream, maar door gebrek aan een preview- en/of bewerkingsfunctie in het programma werden bestanden nog te vaak gedownload en lokaal opgeslagen. Het bedrijf zocht naar een manier om alle projectfasen – van de commerciële fase tot de nazorg – efficiënter te beheren en te stroomlijnen, in één software-oplossing. Hierbij was het van belang dat ook de samenwerking met externe partijen ondersteunt zou worden.
We gaan volle bak werken in Prostream. Dat moet met alle functionaliteiten die we nu in Prostream hebben, wel lukken.
De oplossing
De keuze voor Prostream
Heembouw werkte al met Docstream, de voorloper van Prostream. In 2019, toen Heembouw begon te werken met Docstream, heeft de organisatie gepoogd om alle projectdata in Docstream te beheren. Dat bleek in de praktijk nog lastig. Björn Bouwmeester, informatie analist bij Heembouw: “Op sommige plekken in de organisatie werd dat heel goed opgepakt, op andere plekken bleven we nog wat half-half aan het werk.”
Dat was voor Heembouw echter geen reden om op te geven. “Het was denk ik een grote en moedige stap, en deels is die stap met Docstream gelukt. We hebben nu de migratie van Docstream naar Prostream aangegrepen om te zeggen we zetten nu alle data over. We gaan nu gewoon alles in Prostream zetten. We zetten de lokale netwerkschijf op alleen lezen voor alle projectdata, dan kunnen we daar niks meer bewerken. We gaan volle bak werken in Prostream. Dat moet met alle functionaliteiten die we nu in Prostream hebben, wel lukken.”
Implementatie
Heembouw implementeerde Prostream zorgvuldig, aan de hand van een grondige voorbereiding en testsessies samen met Pro4all. Ze zorgden voor een soepele overgang van hun bestaande systemen naar Prostream, met speciale aandacht voor gebruikerstraining en verandermanagement. Meer hierover lees je in deze blog.
Veel gebruikte features
Belangrijke functies van Prostream die Heembouw gebruikt zijn:
- De Microsoft Office-integratie voor directe documentbewerking;
- De documenten preview-functie;
- Samenwerken in PDF-documenten, en versies met elkaar vergelijken;
- De berichtenmodule voor efficiënte communicatie;
- En de BIM-viewer, voor de toepassing van 3D op de bouwplaats.
Resultaten
Uitkomsten
Met Prostream heeft Heembouw succesvol een nieuwe manier van werken geïmplementeerd binnen hun organisatie. Nu alle data in een weekend in november 2023 zijn overgezet van Docstream naar Prostream, beheert Heembouw al haar projecten van commerciële fase tot en met de nazorg volledig in Prostream. Dit resulteert in verhoogde efficiëntie en verbeterde samenwerking.
Wat zegt Heembouw zelf?
Björn Bouwmeester, informatie analist bij Heembouw: “Je gaat met Prostream over naar een moderne look en feel. Je hebt gewoon veel voordelen. We hebben nooit echt angst gehad van krijgen we de organisatie hier wel in mee. Dat blijkt nu ook wel na de livegang, dat eigenlijk iedereen gewoon heel makkelijk met Prostream aan de gang gaat. Ze pakken het makkelijk op.”
Conclusie
De case study van Heembouw illustreert hoe Prostream een cruciale rol speelt in het verbeteren van documentbeheer en het stroomlijnen van de samenwerking, zowel intern als extern. Met de implementatie van Prostream heeft Heembouw een aanzienlijke verbetering in efficiëntie en samenwerking doorgemaakt. Digitaliseren was stap één, met Prostream kan Heembouw nu ook accelereren.