Wat is project management?

Een project in goede banen leiden is zeker niet altijd een makkelijke opgave. Je moet resources plannen, de deadlines halen, verschillende taken op elkaar afstemmen en de juiste balans bewaren tussen alle werkzaamheden van de verschillende projectmedewerkers. En dat moet meestal ook nog binnen een bepaald vastgesteld budget gebeuren…

Projectmatig werken vereist dus een goede planning en uitstekend projectbeheer. Wie heeft welke rol? Hoe deel en overleg je belangrijke projectdata en resultaten? En hoe stem je werkzaamheden op elkaar af zodat iedere projectmedewerker optimaal tot zijn of haar recht komt? Het antwoord op deze vragen is goed projectmanagement. In dit artikel vertellen we je wat projectmanagement inhoudt, wat er allemaal bij komt kijken en hoe je het toepast. Doe er je voordeel mee en zorg ervoor dat jouw volgende project een doorslaand succes wordt!

Goed projectmanagement draait om het vinden van het perfecte evenwicht tussen de belangen van verschillende stakeholders, resources, deliverables en afhankelijkheden.

Wat is projectmanagement?

Projectmanagement (soms ook aangeduid met de term projectbeheer) is het planmatig uitvoeren en beheren van een of meerdere projecten. Het houdt in dat je een traject van begin tot eind structureel beheert. Dat gaat over verschillende assen die gericht zijn op:

  • Tijd. Wat is de beoogde duur van het project? En wanneer moet wat gerealiseerd zijn?
  • Kosten. Hoe verwerf en gebruik je het beschikbare kapitaal? Wat is wel en niet mogelijk binnen het beschikbare budget?
  • Scope. Wat is de omvang van het project? Welke innovaties of veranderingen brengt het project voort? En aan welke onderdelen van de organisatie raakt het project?
  • Kwaliteit. Hoe borg je dat alles volgens plan en de gestelde kwaliteitseisen verloopt en het project het beoogde resultaat oplevert?

Projectmanagement gaat vaak hand in hand met taakmanagement. Je deelt projecten op in kleinere, beheersbare stukken (taken, activiteiten of mijlpalen). Die deeltaken rangschik je op basis van prioriteit op een tijdlijn, waarop de taken met de hoogste prioriteit idealiter het eerst aan bod komen. Met timesheets kun je precies bijhouden hoe lang iemand aan een bepaalde taak of een projectonderdeel werkt.   

Goed projectmanagement draait om het vinden van het perfecte evenwicht tussen de belangen van verschillende stakeholders (klanten, partners, teamleden, bestuurders), resources (middelen die je nodig hebt om het project uit te voeren), deliverables (de resultaten en producten die je voortbrengt) en afhankelijkheden (relaties tussen taken).

De fasen van projectmanagement

Het proces van projectmanagement is onder te verdelen in een aantal fases. Het gaat meestal om de onderstaande onderdelen.

1. Het project initiëren en opstarten

Projectmanagement begint met een verkennende fase. De projectmanager evalueert het idee en definieert wat het projectteam moet bereiken en realiseren. Past het bij onze waarden en expertise? Kunnen we het uitvoeren? En levert het project meerwaarde op? Als het antwoord op deze vragen ja luidt, kan het projectteam in conclaaf met de stakeholders om een projectplan te maken en de scope en het projectbudget te bepalen.

2. De projectplanning

Na de opstartfase volgt de projectplanning. Je bepaalt de doelen en raamt de kosten, terwijl je ook de belangrijkste deliverables vastlegt. Een communicatieprotocol beschrijft hoe projectmedewerkers met elkaar en de verschillende stakeholders communiceren. De projectmanager registreert alle taken en wijst werkzaamheden en deadlines toe aan alle betrokkenen.

3. De uitvoeringsfase

Na het maken van een goede start en het plannen van het project, is het tijd om de uitvoering in gang te zetten. Dit is vaak het moment waarop een project zich ontvouwt en zichtbaar wordt voor de buitenwereld. De projectmanager richt zijn projectteam in, zet de juiste mensen op de goede plekken neer en wijst de juiste middelen toe aan alle teamleden.

4. Controle en monitoring

De controle- en monitoringsfase volgt niet na de uitvoering, maar loopt er min of meer parallel aan. Controle en monitoring draaien vooral om het checken van de voortgang en het bewaken van de langetermijndoelen. Worden deadlines consequent gehaald? Zijn er geen overschrijdingen van het budget? En klopt de tijdlijn nog? Plan voldoende meetings om ervoor te zorgen dat het projectteam op het goede pad blijft.

5. Afsluiting en nazorg

Zijn je doelstellingen bereikt en is het project officieel ten einde? Dan is het goed om nog wat extra aandacht te besteden aan de nazorg in de vorm van een gedegen projectevaluatie. Wat ging goed en geheel volgens plan? Wat had beter gekund? En wat kun je doen om ervoor te zorgen dat toekomstige projecten nog beter verlopen? Goed evalueren zorgt ervoor dat je een nog sterkere basis hebt voor het managen van toekomstige projecten.

Projectteam op de bouwplaats

De rollen bij projectmanagement

Projectmanagement is zeker geen eenmansshow. Bij de werkwijze zijn verschillende mensen betrokken die allemaal hun eigen rol spelen.

Projectmanager

De projectmanager is de spin in het web. Hij of zij delegeert taken en opdrachten en is verantwoordelijk voor zowel de strategische planning als de uitvoering van het project. Het is dus de persoon die het overzicht houdt over alle afzonderlijke projectonderdelen en de totale scope. Een goede projectmanager is een prima communicator, planner, probleemoplosser en onderhandelaar.

Projectsponsor

De projectsponsor is meestal de belangrijkste beslisser binnen het projectlandschap. Het is de opdrachtgever en eigenaar van de businesscase, de man of vrouw dus die vanuit de klantorganisatie hoofdverantwoordelijk is voor het welslagen van een project.

Teamleden

Dit zijn de medewerkers met specialistische expertise die tijdens een project ‘de meters maken’. Ze zijn experts in bepaalde projectonderdelen en verantwoordelijk voor het invullen en opleveren van het project. Voorbeelden van teamleden zijn, afhankelijk van de branche en de projectinhoud, ontwikkelaars, ontwerpers, aannemers, ingenieurs of redacteuren.

Actieve stakeholders

De actieve stakeholder is iemand die schakelt tussen het projectteam en de klant. Hij of zij heeft een overkoepelend overzicht en fungeert als bruggenbouwer.

Klant

De klant is meestal de organisatie die betaalt voor het project of de dienst die voortkomt uit een project. Hij is niet direct verantwoordelijk voor het projectmanagement, maar heeft natuurlijk, meestal via een product owner, wel invloed op het eindresultaat.

De voordelen van projectmanagement

Projectmanagement heeft diverse praktische en procesmatige voordelen. Zo zorgt het voor orde en duidelijkheid. Door projecttaken goed in kaart te brengen en helder te visualiseren, voorkom je dat je belangrijke projectstappen vergeet of overslaat. Door een duidelijk plan te schetsen, inclusief alle taken en een duidelijke tijdlijn, van je project en daar vervolgens deadlines, taakeigenaren en andere essentiële details aan toe te voegen, maak je een efficiënt proces van wat ook makkelijk een chaotisch geheel zou kunnen worden.

Door het definiëren van duidelijke rollen en taken zorgt projectmanagement er ook voor dat je de werkbelasting effectief verdeelt over je hele team. Niemand krijgt meer op zijn bord dan hij aankan, terwijl je maximaal gebruikmaakt van de beschikbare middelen. Goed gedefinieerde doelen verbeteren bovendien de doeltreffendheid van een projectteam. Goed voor de kwaliteit, terwijl ook het risico kleiner wordt dat iemand energie verspilt aan de verkeerde taken of doelstellingen.

Omdat projectmanagement uitgaat van een gestructureerde werkwijze, levert het ook aanknopingspunten en leermomenten voor de toekomst op. Je trekt lering uit zowel successen als mislukkingen. Kennis en ervaring die je kunt gebruiken om het volgende project nog beter in te richten en uit te voeren!

Projectmanagement wordt makkelijker met de juiste tools

Dankzij de digitale revolutie is het tegenwoordig makkelijker dan ooit om projectmanagement handen en voeten te geven met de juiste tools. Die zorgen namelijk voor een centrale, zowel voor projectmedewerkers als stakeholders toegankelijke samenwerkingsomgeving waar alle essentiële informatie en documenten samenkomen. Met de juiste planningstools plan je bovendien makkelijk taken en werkzaamheden in en giet je ze in een overzichtelijke tijdlijn. Zo wordt projectmanagement een gestructureerde activiteit die jou projecten en processen naar een hoger niveau tilt! 

Ga door naar het volgende artikel: “Wat is intranet?