“Digitale tekeningen zijn makkelijk te delen, daar zit ook het grootste risico. Een goed beheersysteem voorkomt wildgroei”

Vgib is een advies- en projectmanagementbureau op het gebied van huisvesting. Vgib adviseert over brandveiligheid, meerjarenplannen voor herstel en onderhoud, en ze begeleiden bouwkundige projecten en coördineren verhuizingen. Voor het beheren van de gegevens van al die projecten heeft Vgib gekozen voor Prostream. Wij vroegen ingenieur Kevin van den Tillaart naar zijn ervaringen.

Kevin vertelt: “Wij beheren voor onze klanten allerlei gegevens, gebouwdossiers rondom brandveiligheid voor woningcorporaties of tekeningen voor grote bedrijven. Regelgeving schrijft voor dat grote bedrijven actuele tekeningen moeten overleggen op het moment dat er een inspecteur langskomt. Bijvoorbeeld op het gebied van legionella of elektra keuringen. Die tekeningen zijn vaak niet beschikbaar en vanuit die gedachte hebben we destijds een tekeningenbibliotheek ontwikkeld. Die bibliotheek was ondertussen verouderd en ik merkte al snel dat software niet onze wereld is. Je moet er continu mee bezig zijn om alles goed te laten werken. We wilden de nieuwe oplossing dus niet in eigen beheer ontwikkelen, daarom zijn we op zoek gegaan naar een partij die dat voor ons doet. We kenden Pro4all omdat we al met Snagstream werkten, Prostream is dus een logische keus. Onze toegevoegde waarde zit hem erin dat wij een aangepaste tekening, voordat deze vrijgegeven wordt, controleren op tekenafspraken en op informatieverlies.

Leveranciers vinden het soms spannend om met nieuwe software te werken, maar dat gaat eigenlijk heel natuurlijk. Het werkt heel intuïtief, dat geeft echt weinig problemen.

Effectief samenwerken en korte lijnen

In eerste instantie werd het systeem alleen gebruikt als tekeningenbibliotheek, maar inmiddels wordt het veel breder ingezet, vertelt Kevin. “We zetten er nu veel meer documenten in. We laten leveranciers ook zelf in de tekeningen werken en revisies verwerken. De tekeningen zijn in disciplines ingedeeld zodat we een bouwkundige onderlegger hebben voor alle installatie, inrichting- en veiligheidstekeningen. Op het moment dat er een muur geplaatst wordt, ligt deze tekening daar als onderlegger altijd onder en dan wordt de andere tekening ook aangepast. Leveranciers vinden het soms spannend om met nieuwe software te werken, maar dat gaat eigenlijk heel natuurlijk. Het werkt heel intuïtief, dat geeft echt weinig problemen.

We willen invloed hebben op wie, waar bij mag en wie welke tekening, waar mag terugzetten.

Afgebakende toegangsrechten

Voor Vgib is het vooral belangrijk om de rechten van gebruikers in te kunnen stellen. Kevin: “We willen invloed hebben op wie, waar bij mag en wie welke tekening, waar mag terugzetten. We hebben een speciale map gemaakt waar klanten of leveranciers tekeningen uit kunnen downloaden. In die map mogen ze ook weer uploaden. Zij zetten de tekening klaar, wij controleren het en als alles goed is, plaatsen wij de tekening terug op de plek waar hij thuishoort. Dat is een veilige manier van werken en zo voorkom je dat er foute tekeningen geüpload worden of dat er verschillende versies gaan rondzwerven. Eventuele fouten halen we er hier uit.”

Tekeningen bewerken

Het is ook altijd duidelijk dat een tekening ‘onder constructie’ is. “Als een tekening bewerkt wordt, zetten we het sneeuwvlokicoontje aan om het document te bevriezen. Zo is duidelijk dat de tekening bewerkt wordt. Degene die de tekening downloadt om te gaan gebruiken, klikt het sneeuwvlokje aan en zodra wij de bewerking gecontroleerd hebben, zetten wij het sneeuwvlokje weer uit.” Het versiebeheer in Prostream vindt Kevin ook handig. “We gebruiken het niet dagelijks, maar soms krijg je na een tijdje de vraag wanneer iets precies gewijzigd is, en door wie. Dat kun je dan makkelijk terugzoeken. Dit is ook veel overzichtelijker dan allemaal aparte mapjes en moeilijke namen met eentjes en tweetjes erachter.”

Wildgroei voorkomen

Met de komst van digitale tekeningen is het heel makkelijk geworden om tekeningen met elkaar te delen en daar zit ook direct het grootste risico. Doordat veel partijen over tekeningen beschikken, houden ze revisies van hun werkzaamheden op de eigen tekeningen bij. Op die manier ontstaan er op diverse plekken tekeningen met zowel actuele, maar ook met verouderde informatie. Dit is geen goede manier van werken geeft Kevin aan. “Actuele tekeningen moeten op één plek en als eigendom van de opdrachtgever beschikbaar zijn”.

Eén plek waar alle gegevens staan, die 24/7 voor iedereen beschikbaar is.

Meerwaarde

De grootste meerwaarde van het werken met Prostream is volgens Kevin dan ook “dat we één plek hebben waar alle gegevens staan, die 24/7 voor iedereen beschikbaar is op een laptop of tablet, het maakt niet uit welk device je op dat moment voor handen hebt.”