Wat is een Document Management Systeem (DMS)?

En wat zijn de voordelen van je documenten beheren?

Het beheren en inzichtelijk maken van steeds complexere informatiestromen is tegenwoordig een grote uitdaging, zeker nu we ook steeds vaker op afstand werken. In de bouw komt daar nog een extra factor bij. Het is namelijk een sector waarin doorgaans veel verschillende partijen en personen betrokken zijn bij het uitvoeren van een project. Denk bijvoorbeeld aan architecten, aannemers, onderaannemers, projectleiders, bouwvakkers, transporteurs en de leveranciers van verschillende materialen.

Je kunt daarom niet zonder een tool die informatie ordent en ervoor zorgt dat de juiste gegevens bij de goede personen belanden. Een DMS (document management systeem) doet precies dat. Maar wat is een DMS precies? En wat zijn de belangrijkste voordelen van zo’n oplossing? Je leest het in dit artikel.

Wat is een Document Management Systeem (DMS)?

Een DMS is een gespecialiseerde softwareoplossing die je helpt om structuur aan te brengen in de stroom aan informatie die jouw bouwbedrijf dagelijks overspoelt. Een DMS automatiseert het beheer van documenten, en wel op een manier die de optimale beschikbaarheid van documenten en de daarin opgeslagen informatie garandeert. 

Een DMS ondersteunt of bevat oplossingen voor het digitaliseren, bewerken, ordenen, verspreiden, zoeken, opvragen en (eventueel) vernietigen van documenten. In een DMS kun je documenten makkelijk vind- en scanbaar maken door ze te voorzien van tags en metadata. Die labels geven de gebruiker informatie over bestandskenmerken zoals de inhoud, auteur, status, categorie en datum. Goede documentmanagementsystemen zijn ook uitgerust met functionaliteiten voor beter versiebeheer. Zo weet iedereen altijd dat hij met de laatste en juiste versie van een bestand werkt.

Waarom een DMS? De grootste voordelen

Er zijn verschillende redenen waarom een DMS in het digitale tijdperk noodzakelijk is. Tijd om eens nader in te zoomen op de belangrijkste voordelen van zo’n oplossing.

Minder versnipperde informatie

De informatie waarover organisaties of betrokkenen bij een project beschikken, is vaak verspreid over veel verschillende systemen (silo’s) die apart worden beheerd. Daarnaast gaat het meestal ook nog eens om een bonte verscheidenheid aan bestandsformaten (pdf, Word, Excel, grafische bestanden). Een DMS neemt die versnippering weg door één centrale informatieomgeving te creëren voor al je documenten en gegevens. Alles is te vinden op dezelfde plek die voor iedereen met de juiste rechten en inloggegevens toegankelijk is.

Iedereen werkt met dezelfde, actuele versie, zodat je misverstanden en miscommunicatie uitsluit. Ook het delen van kennis wordt leuker en eenvoudiger, waardoor je projecten sneller en beter uitvoert.

Minder handelingen

Een DMS helpt je ook bij het terugdringen van het aantal handmatige en foutgevoelige handelingen. Uren kwijt zijn aan het opvragen, overtypen, handmatig verzenden, printen en kopiëren van documenten? Vergeet het maar. Met een DMS zijn je bestanden via alle kanalen altijd beschikbaar. Je zet documenten automatisch door naar de juiste personen zonder continu heen en weer te bellen of mailen.

Beter archiveren

Ook je archief wordt kwalitatief beter met een DMS. Je kunt documenten eenvoudig koppelen aan een specifiek project of thema. Denk bijvoorbeeld aan het groeperen van technische informatie in één mappenstelsel, terwijl je informatie over wet- en regelgeving op een andere plek neerzet. Zo worden documenten beter en sneller traceerbaar, wat tijd en geld scheelt.

Papierloos werken

Met een DMS kun je grotendeels papierloos werken. Weg dus met die uitpuilende ordners. Een digitaal DMS is niet alleen makkelijker te doorzoeken dan een papieren archief, maar ook nog eens beter voor het milieu omdat je stevig bespaart op papier. En vergeet ook de extra ruimte niet die beschikbaar komt op kantoor…

Een DMS op de bouw is onmisbaar.
Een DMS op de bouw is onmisbaar.

Prostream: een DMS van en voor de bouw

Een DMS is dus uitermate handig. Document management systemen zijn beschikbaar als op zichzelf staande oplossingen, maar soms ook onderdeel van een breder softwarepakket. Denk bijvoorbeeld aan een systeem dat tegelijkertijd ook ERP- en CRM-functionaliteiten levert. Wat je wel ziet, is dat veel document management systemen redelijk generiek zijn. Ze bevatten algemene functionaliteiten voor documentclassificatie, versiebeheer en het efficiënt delen en opslaan van informatie, maar missen bepaalde belangrijke elementen die essentieel zijn voor specialistische branches als de bouwsector. 

Prostream combineert het algemene met het specifieke: alle functionaliteiten en eigenschappen die je mag verwachten van een goed algemeen DMS, gecombineerd met een aantal eigenschappen die specifiek zijn gericht op de uitdagingen en wensen van bouwbedrijven. Denk bij dat laatste aan: 

  • De mogelijkheid om snel en gemakkelijk grote bestanden te verzenden. Voorbeelden hiervan zijn MB-vreters als CAD-tekeningen, bouwmodellen en 3D-tekeningen. 
  • Kwaliteit borgen met snags. Zie je afwijkingen op een tekening? Dan plaats je gemakkelijk een snag op de tekening om het probleem voor iedereen inzichtelijk te maken. Je kunt verschillende snagtemplates aanmaken voor verschillende constateringen. Denk bijvoorbeeld aan een gebrek, voorgestelde verbetering of verzoek tot informatie. 
  • Diverse mogelijkheden om bestanden en documenten naar eigen voorkeur af te schermen. Zo voorkom je dat bijvoorbeeld onderaannemers documenten zien die alleen voor de directie bestemd zijn.
  • Een ingebouwde BIM-viewer (de Autodesk Forge 3D Viewer) waarmee je de eigenschappen van alle objecten in een model toetst aan de gemaakte berekeningen. Daarnaast is het mogelijk om de individuele elementen van een gebouw op detailniveau te bekijken door de getekende constructie virtueel op te splitsen in verschillende onderdelen. Ook het maken van dwarsdoorsneden van het 3D-model of een virtuele wandeling door een gebouw behoren tot de mogelijkheden.

Met een goed DMS til je jouw document- en informatiemanagement naar het volgende niveau. Het opslaan, verwerken, classificeren en delen van gegevens en bestanden wordt makkelijker en vindt plaats in een centrale omgeving.

Ga door naar het volgende artikel: “Wat is kwaliteitsborging en waarom is het belangrijk?