Privacyverklaring

Prostream is een product van Pro4all Cloud Services B.V.. Jouw privacy is voor Pro4all van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de relevante wet- en regelgeving op het gebied van privacy, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Eerst lees je een korte samenvatting van onze privacy- en cookieverklaring. Iets daaronder vind je de volledige versie op deze webpagina.

Onze privacy- en cookieverklaring in het kort

Bij de verwerking van persoonsgegevens houden wij ons aan de privacywetgeving. Dit betekent dat wij:

• Onze doeleinden duidelijk vastleggen voordat wij jouw persoonsgegevens verwerken, via deze privacy- en cookieverklaring.
• Zo min mogelijk persoonsgegevens opslaan en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden.
• Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van jouw persoonsgegevens, mochtt oestemming verplicht zijn.
• Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken.
• Jouw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van jouw persoonsgegevens die bij ons verwerkt zijn.

AVG

Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). Met de alsmaar verdergaande digitalisering en de groeiende bulk aan data in de wereld, wordt het beschermen van deze data nog belangrijker dan het al was.

Een betrouwbare informatievoorziening is noodzakelijk voor het goed functioneren van onze dienstverlening bij onze klanten en het goed functioneren van onze organisatie. Dit vereist derhalve een integrale aanpak en risicobewustzijn.

Het gaat hierbij niet alleen om de bescherming van informatie binnen Pro4all. Nog veel belangrijker, het gaat ook om het beschermen van de informatie van onze klanten. Pro4all heeft een informatiebeveiligingsbeleid geschreven. Dit beleid vormt het kader voor passende technische en organisatorische maatregelen, om zo de informatie van onze klanten en onze organisatie te beschermen en te waarborgen.

Welke maatregelen hebben wij getroffen?

Opslag

Alle gegevens die kritiek zijn, zoals bijvoorbeeld gevoelige bedrijfsactiviteiten van onze klanten en onze organisatie, zijn ondergebracht bij een streng beveiligde en gecertificeerde partij, het Azure platform van Microsoft. Dit om de absolute veiligheid van de klanten te garanderen. Daarnaast werken we samen met een extra partij voor het monitoren van de performance: Intercept. 

Versleuteling

Dit vindt plaats conform ‘best practices’ en zal derhalve continue aan verandering onderhevig zijn. Ten tijde van versie 1.2 betekent dit TLS 1.0, 1.1 en 1.2 met beperkte algoritmes

Welke normen

Naast de veilige opslag, niemand kan er bij je data komen, heeft Pro4all het beveiligingsbeleid compleet uitgewerkt. Dit is gebaseerd op de Code voor Informatiebeveiliging (NEN ISO 27001/27002), de ISO standaard voor informatiebeveiliging. We zijn ook bezig om dit ISO te certificeren.

Service Level Agreement

• Uptime garantie: tijdens kantooruren 99%, buiten kantooruren 95%
• E-mailsupport voor technische en functionele vragen via [email protected]
• Telefonische support voor technische en functionele vragen gedurende kantoortijden (ma. – vr., 08:30-17:00 uur)
• Alle vragen worden beantwoord op basis van ‘best effort’ binnen een termijn van maximaal twee werkdagen.

Privacy- en cookieverklaring Pro4all

Deze privacy- en cookieverklaring is voor het laatst aangepast op 08 november 2021 en is te downloaden via deze link.

Jouw privacy is voor Pro4all Cloud Services B.V. (hierna: Pro4all) van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de relevante wet- en regelgeving op het gebied van privacy, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Onze privacy- en cookieverklaring in het kort

Bij de verwerking van persoonsgegevens houden wij ons aan de privacywetgeving. Dit betekent dat wij:

• Onze doeleinden duidelijk vastleggen voordat wij jouw persoonsgegevens verwerken, via deze privacy- en cookieverklaring.
• Zo min mogelijk persoonsgegevens opslaan en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden.
• Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van jouw persoonsgegevens, mocht toestemming verplicht zijn.
• Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken.
• Jouw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van jouw persoonsgegevens die bij ons verwerkt zijn.

Voor welke doeleinden gebruiken wij jouw persoonsgegevens?

In deze privacy- en cookieverklaring leggen wij uit wat wij bij Pro4all doen met informatie die wij over jou te weten komen, bijvoorbeeld wanneer je gebruik maakt van onze dienstverlening of onze website www.pro4all.nl bezoekt. Per doeleinde geven wij aan welke gegevens wij van jou verkrijgen, met welke doel wij deze gegevens verwerken en hoelang die worden bewaard. Indien je vragen hebt of wilt weten wat wij precies van jou bijhouden, neem dan contact met ons op via de gegevens onderaan deze privacy- en cookieverklaring. 

Kennismaking

Wil je als organisatie één van onze oplossingen uitproberen, voordat je gebruik gaat maken van onze dienstverlening, dan kan je een kennismaking aanvragen. Hiervoor kun je een afspraak inplannen met één van onze collega’s.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Datum en tijd afspraak
• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer

Wij verwerken deze persoonsgegevens om een afspraak in te plannen voor de kennismaking en de overeenkomst hiertoe met jou uit te voeren. Wij bewaren deze gegevens totdat jij de mogelijkheid hebt gehad om kennis te maken met één van onze oplossingen. Wanneer je besluit op basis van de kennismaking gebruik te gaan maken van onze dienstverlening, zullen wij jouw persoonsgegevens bewaren tot maximaal één jaar na afloop van de overeenkomst. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht).

Het leveren van onze diensten

Als organisatie kan je gebruik maken van onze diensten en oplossingen. 

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• (Bedrijfs)naam
• (Zakelijk) e-mailadres
• (Zakelijk) telefoonnummer
• Naam contactpersoon
• NAW-gegevens gebruiker
• Factuurgegevens
• Betalingsgegevens

Wij verwerken deze persoonsgegevens om de overeenkomst die wij met je aangaan, uit te kunnen voeren. Wij bewaren deze informatie tot maximaal één jaar na afloop van de overeenkomst. Zo hoef je, mocht je na opzegging van de overeenkomst binnen een jaar toch nog bij ons terug willen komen, je gegevens niet opnieuw door te geven. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht).

Registratie en gebruik portal

Als organisatie, en medewerker van een organisatie die gebruik maakt van één van onze oplossingen, heb je toegang tot ons portaal. Je dient je dan wel eerst te registreren. Zodra je je geregistreerd hebt, kun je inloggen op het portal van de desbetreffende oplossing.

Om gebruik te kunnen maken van het portal, verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• E-mailadres
• Zelfgekozen wachtwoord
• Voor- en achternaam

Wij verwerken deze persoonsgegevens om de overeenkomst die wij met jouw organisatie aangaan, uit te kunnen voeren. Wij bewaren jouw persoonsgegevens tot maximaal één jaar na afloop van  de overeenkomst. Op die manier hoef je deze niet steeds opnieuw in te vullen en kunnen wij je makkelijker benaderen als dat nodig is.

Gebruikerstrainingen en webinars

Via onze website kun je je aanmelden voor gebruikerstrainingen en webinars. Tijdens de gebruikerstrainingen leer je optimaal gebruik te maken van onze oplossingen en tijdens de webinars worden de functionaliteiten van onze oplossingen in een korte sessie uitgelegd.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Bedrijfsnaam
• Telefoonnummer
• Omgevings-URL

Wij verwerken deze persoonsgegevens om jouw aanmelding voor de gebruikerstraining of het webinar in behandeling te nemen en de overeenkomst hiertoe met jou uit te voeren. Wij bewaren deze gegevens totdat de gebruikerstraining of het webinar heeft plaatsgevonden.

Klantreferenties

Op onze website plaatsen wij referenties van onze klanten.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Bedrijfsnaam
• Voor- en achternaam
• Beeldmateriaal
• Inhoud van de gedeelde referentie

Dit doen wij op basis van jouw toestemming. Wij bewaren deze informatie, totdat je je toestemming intrekt. Je kunt jouw toestemming op ieder moment intrekken, door contact met ons op te nemen via de contactgegevens onderaan deze privacy- en cookieverklaring.

Ideeënportal

Via onze website kun je een suggestie doen voor een verbetering van onze producten. Hiervoor dien je bij het ideeënportaal in te loggen met jouw e-mailadres en zelfgekozen wachtwoord. Binnen dit ideeënportaal kun je vervolgens een idee indienen.         

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Bedrijfsnaam
• E-mailadres
• Zelfgekozen wachtwoord
• Eventuele informatie die je zelf invult als inhoud van jouw idee

Dit doen wij om jouw idee in behandeling te nemen en om de overeenkomst hiertoe met jou uit te voeren. Wij bewaren deze informatie, 1 jaar na we het idee geïmplementeerd hebben in de software, afgewezen hebben en je niet actief bent geweest op het ideeën portaal.

Google Maps
Op onze website kun je gebruik maken van Google Maps, bijvoorbeeld om de route naar ons kantoor te berekenen. Om te achterhalen op welke plek je je bevindt en om de route te bepalen, verwerken wij jouw locatiegegevens. Wij vragen apart of wij dit mogen doen en alleen als je toestemming geeft, gebruiken wij deze informatie. Voor deze dienst gebruiken wij de navigatie- en locatiesoftware van Google. Wij hebben geen controle over wat de makers van deze software (Google) daarmee doen. Lees dus altijd ook hun privacyverklaring. Meer informatie over de gegevensverwerking door Google kun je vinden in de privacyverklaring van Google.

Contact
Je kan op verschillende manieren contact met ons opnemen. Dit kan telefonisch, maar ook via het contactformulier of per mail.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Bedrijfsnaam
• Eventuele informatie die je zelf invult als inhoud van een bericht

Dit doen wij om jouw verzoek om contact met je op te nemen netjes af te kunnen handelen en om de overeenkomst hiertoe met jou uit te voeren. Wij bewaren deze informatie, totdat wij zeker weten dat je tevreden bent met onze reactie.

Solliciteren

Heb je gereageerd op één van onze vacatures of heb je een open sollicitatie ingestuurd? Dan verwerken wij jouw persoonsgegevens om jouw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen en ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een arbeidsovereenkomst.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens: 

• NAW-gegevens 
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Curriculum Vitae 
• Motivatiebrief 
• Salarisindicatie
• Referenties
• Datum beschikbaarheid
• Link naar LinkedIn-profiel
• Eventuele overige informatie die je meestuurt met jouw sollicitatie  

Jouw sollicitatiegegevens bewaren wij tot maximaal 6 weken nadat de functie is vervuld. Wij bewaren deze gegevens zodat wij contact met je kunnen opnemen in het geval de functie binnen de proeftijd opnieuw vrijkomt. Wanneer wij jou op dit moment geen functie kunnen aanbieden, kunnen wij – met jouw toestemming – de sollicitatiegegevens nog een jaar langer bewaren. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken door ons een e-mail te sturen.

Een social media- en internet-onderzoek kan onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure. Dit is noodzakelijk om te kunnen waarborgen dat bij het aannemen van nieuw personeel ons imago in stand blijft. Wij doen dit dan ook op basis van ons gerechtvaardigde belang. Wij zoeken hiervoor op je naam op Google en eventuele profiel op diverse social media. Dit uiteraard voor zover deze profielen openbaar zijn; wij zullen je niet vragen om ons toegang te verlenen tot een afgeschermde social media-pagina of een connectie met ons te maken. De resultaten van het onderzoek worden met je besproken. Mocht je hier bezwaar tegen hebben, dan kun je dit per e-mail aangeven op het moment dat je solliciteert. 

Analyses uitvoeren

Wij kunnen op de persoonsgegevens, die wij middels het gebruik van onze diensten verkrijgen, analyses uitvoeren. Wij hebben hiervoor een gerechtvaardigd belang. Door analyses uit te voeren, kunnen wij namelijk onze dienstverlening verbeteren. Wij zullen de persoonsgegevens enkel voor dit

doel gebruiken en maximaal 3 jaar bewaren. Hierna zullen wij de persoonsgegevens anonimiseren (zie hieronder). Wanneer je niet wilt dan wij jouw persoonsgegevens gebruiken voor het uitvoeren van analyses, kun je op ieder moment bezwaar hiertegen maken door contact met ons op te nemen via de contactgegevens onderaan deze privacy- en cookieverklaring.

Anonimiseren

Wij kunnen persoonsgegevens, die wij middels het gebruik van onze diensten verkrijgen, anonimiseren. Dit betekent dat de door ons oorspronkelijk verkregen persoonsgegevens, zodanig anoniem zijn gemaakt, dat de betrokkene niet meer identificeerbaar is aan de hand van deze gegevens. De gegevens zijn daarom geen persoonsgegevens meer en er zijn hiermee dan ook geen privacy risico’s verbonden.

Voor het anonimiseren van gegevens hebben wij een gerechtvaardigd belang. Door middel van deze geanonimiseerde gegevens kunnen wij namelijk onze diensten verbeteren.

reCAPTCHA

Wij gebruiken de reCAPTCHA service van Google Inc. (Google) om onze website te beschermen tegen spam en misbruik. Om Google reCAPTCHA te laten werken, wordt het IP-adres van een bezoeker, de muisbewegingen en mogelijk ook andere data verzameld. Deze informatie wordt hiervoor verstuurd naar en verwerkt door Google. Door deze informatie te analyseren kan Google opmaken of wij te maken hebben met een echte websitebezoeker of een robot. Voor meer informatie verwijzen wij je door naar de privacyverklaring van Google.

Wanneer kunnen wij jouw persoonsgegevens delen met derden?

Wij delen jouw persoonsgegevens enkel met derden, wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Het kan voorkomen dat wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat:

• wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;
• dat nodig is om de overeenkomst met jou uit te voeren;
• je hier toestemming voor geeft;
• wij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben;
• wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

De partijen die in onze of jouw opdracht persoonsgegevens verwerken, zijn:

• IT-leveranciers en -dienstverleners
• Cookiedienstverleners
• Betalingsdienstverleners
• Marketingbedrijven

Om onze diensten te kunnen verlenen, kunnen wij jouw persoonsgegevens verstrekken aan partijen die zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wij doen dit alleen indien er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens. Dit betekent bijvoorbeeld dat wij een modelovereenkomst van de Europese Commissie gebruiken of afspraken maken over de omgang met persoonsgegevens.

Social media buttons Op onze website maken wij gebruik van de social media button van LinkedIn, welke je doorgeleidt naar dit social media platform. Je krijgt hierdoor de optie om ons te volgen en om content te delen binnen het netwerk. De button is werkzaam vanwege stukjes code welke afkomstig zijn van

het social medianetwerk. Als je wilt weten wat LinkedIn doet met jouw persoonsgegevens, lees dan de privacyverklaring van LinkedIn.

Cookies

Op onze website gebruiken wij cookies en vergelijkbare technieken, zoals pixels (hierna: cookies) van onszelf en van derde partijen. Cookies zijn informatiebestandjes die bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen van het apparaat (zoals PC, tablet of smartphone) van de websitebezoeker. Dat gebeurt via de webbrowser op het apparaat. Wij en derde partijen gebruiken cookies om:

• Functionaliteiten van de website mogelijk te maken (technische en functionele cookies)
• Het gebruik van de website te analyseren en op basis daarvan de website gebruiksvriendelijker te maken (analytische cookies)
• Gepersonaliseerde advertenties te kunnen laten zien (marketing cookies)

Deze cookies verzamelen de volgende gegevens van jou:

• IP-adres
• Cookie-ID
• Website- en klikgedrag
• Referrer-URL

Wanneer je onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij een melding met uitleg over cookies. Hierbij zullen wij, voor zover wij dat verplicht zijn, vragen om jouw akkoord voor het gebruik van cookies.

In onderstaande tabel vind je een overzicht van de cookies die wij gebruiken.

• Functioneel:
  1. Google Tag Manager, Google LLC, Verenigde Staten Privacyverklaring
     • Doel: Cookies van Google Tag Manager maken het mogelijk om scripts van andere cookies in te laden. Google Tag Manager is puur functioneel en wordt niet gebruikt voor het verzamelen van persoonsgegevens
       • Bewaartermijn: sessie.
  2. Typekit by Adobe, Adobe Inc., Verenigde Staten Privacyverklaring
     • Doel: Wij gebruiken lettertypes van Adobe Typekit. Dit is een programma voor het aanpassen en laden van de lettertypes van de website. Om deze lettertypes te kunnen tonen, plaatst onze website Adobe cookie(s).
     • Bewaartermijn: sessie.
  3. HubSpot Forms, HubSpot, Inc., Verenigde Staten Privacyverklaring
     • Doel: Deze cookies worden gebruikt om het webformulier mogelijk te maken en het chatvenster in de applicatie aan te bieden.
     • Bewaartermijn: Maximaal 13 maanden.
  4. Datadog, Datadog, Inc., Verenigde Staten Privacyverklaring
     • Doel: Deze cookies worden gebruikt om applicatie, platform en performance monitoring te verzorgen waarmee we (pro-actief) klantproblemen kunnen detecteren en oplossen.
     • Bewaartermijn: Sessie.
  5. Autodesk, Autodesk Inc, Verenigde staten Privacyverklaring
     • Deze cookies worden gebruikt om de 3D viewer voor 3D bestanden te kunnen aanbieden in de Prostream applicatie.
     • Bewaartermijn: Sessie.
• Analytisch:
  1. Google Analytics, Google LLC, Verenigde Staten Privacyverklaring
     • Deze cookies worden geplaatst om inzicht te verkrijgen in het bezoekersgedrag en om aan de hand hiervan de gebruikerservaring te verbeteren.
     • Wij hebben deze cookies privacyvriendelijk ingesteld. Dat betekent dat wij:
     • een verwerkersovereenkomst met Google hebben gesloten;
     • Google alleen gemaskeerde IP-adressen geven;
     • verder geen gegevens delen met Google; en
     • wij geen gebruik maken van andere Google diensten in combinatie met analytics.
     • Bewaartermijn: Maximaal 2 jaar.
  2. HubSpot HubSpot, Inc., Verenigde Staten Privacyverklaring
     • Om een beter beeld te krijgen van het bezoekersgedrag op onze website, maken wij gebruik van de cookies van HubSpot.
     • Bewaartermijn: Maximaal 13 maanden.
  3. LinkedIn Analytics, LinkedIn Corporation, Verenigde Staten Privacyverklaring
     • Deze cookies worden geplaatst om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website en deze aan de hand van deze inzichten te verbeteren.
     • Bewaartermijn: Maximaal 2 jaar.
  4. Hotjar, Hotjar Ltd., Malta Privacyverklaring
     • Hotjar is een technologische dienst die ons helpt om de ervaring van onze gebruikers beter te begrijpen.
     • Bewaartermijn: 1 jaar.
  5. Segment, Twilio Inc, Verenigde Staten Privacyverklaring
     • Segment wordt gebruikt voor gebruikers analytics.
     • Bewaartermijn: Sessie.
  6. Autodesk, Autodesk Inc, Verenigde staten Privacyverklaring
     • Deze cookies worden gebruikt om de 3D viewer voor 3D bestanden te kunnen aanbieden in de Prostream applicatie.
     • Bewaartermijn: Sessie..
• Marketing:
  1. Google DoubleClick, Google LLC, Verenigde Staten Privacyverklaring
     • Deze cookies worden gebruikt om de acties van de websitebezoeker op de website te registreren.
     • Bewaartermijn: Maximaal 6 maanden.
  2. GA Audiences, Google LLC, Verenigde Staten Privacyverklaring
     • De cookies van GA Audiences worden gebruikt om websitebezoekers terug te laten keren.
     • Bewaartermijn: Maximaal 6 maanden.
  3. Facebook Connect, Facebook, Inc., Verenigde Staten Privacyverklaring
     • Deze cookies worden gebruikt om advertentie-opties van Facebook mogelijk te maken.
     • Bewaartermijn: Maximaal 3 maanden.
  4. Facebook Custom Audience, Facebook, Inc., Verenigde Staten Privacyverklaring
     • Deze cookies worden gebruikt om advertentie-opties van Facebook mogelijk te maken.
     • Bewaartermijn: Maximaal 3 maanden.
  5. LinkedIn Ads, LinkedIn Corporation, Verenigde Staten Privacyverklaring
     • Deze cookies worden geplaatst om het online advertentieaanbod te verbeteren.
     • Bewaartermijn: Maximaal 2 jaar.