Slimme weergaves
Altijd het juiste documentoverzicht, zonder steeds opnieuw te zoeken
In projecten met veel documenten kost het vaak onnodig tijd om steeds opnieuw te zoeken naar de juiste informatie. Met slimme weergaves zorg je ervoor dat relevante documenten automatisch samenkomen in één overzicht.
Je stelt zelf filters in op metadata, past kolommen en sortering aan en slaat dit op als slimme weergave. Deel het overzicht met collega’s en ontvang notificaties bij wijzigingen. Zo werk je altijd vanuit een actueel documentoverzicht, zonder extra handelingen.
De voordelen van slimme weergaves
Nooit meer opnieuw zoeken naar dezelfde documenten
Met slimme weergaves stel je documentoverzichten samen op basis van metadata en inhoud. Alle relevante documenten verschijnen automatisch in één overzicht dat actueel blijft terwijl je project verandert. Gebruik dit bijvoorbeeld voor tekeningenlijsten en deel ze eenvoudig met collega’s en externe projectpartners.
Gericht filteren op alle beschikbare metadata
Met slimme weergaves vind je documenten op basis van alle beschikbare metadata, zoals project, datum, type of andere kenmerken. Dit helpt je om grote hoeveelheden documenten beheersbaar te houden en gericht te werken met precies de selectie die je nodig hebt, zonder steeds handmatig te hoeven sorteren of filteren.
Documentoverzichten die je zelf kunt aanpassen
Binnen een slimme weergaves richt je het documentoverzicht in op de informatie die voor jou relevant is. Zo beweegt het overzicht mee met je werkwijze en focus.
Samenwerken met gedeelde weergaves en notificaties
Je deelt slimme weergaves met andere gebruikers binnen het project en spreekt zo af vanuit welk documentoverzicht jullie werken. Door e-mailnotificaties in te stellen blijf je op de hoogte van wijzigingen. Je kunt ook notificaties voor collega’s instellen, zodat je samen werkt vanuit dezelfde actuele informatie.
Antwoord op
Veelgestelde vragen over slimme weergave
Wat is slimme weergave in Prostream?
Slimme weergave is een manier om documenten te tonen in een overzicht op basis van door jou ingestelde criteria. Je bepaalt zelf welke documenten je wilt zien door te filteren op metadata en inhoud, en gebruikt dit overzicht als vast uitgangspunt voor je werk binnen een project.
Hoe verschilt slimme weergave van een losse zoekactie?
Een losse zoekactie gebruik je eenmalig om iets te vinden. Met slimme weergave richt je een documentoverzicht in dat je kunt blijven gebruiken. Het overzicht blijft actueel terwijl documenten worden toegevoegd of gewijzigd, zodat je niet steeds opnieuw hoeft te zoeken.
Kan ik meerdere slimme weergaves aanmaken?
Ja. Je kunt meerdere slimme weergaves aanmaken binnen een project, bijvoorbeeld voor verschillende werkzaamheden, fases of rollen. Elke slimme weergave kan zijn eigen filters, kolommen en sortering hebben.
Kan ik een slimme weergave delen met andere gebruikers?
Ja. Bij het opslaan bepaal je wie toegang krijgt tot de slimme weergave: alleen jezelf, geselecteerde projectleden of alle projectleden. Zo kunnen meerdere gebruikers vanuit hetzelfde documentoverzicht werken.
Kunnen andere gebruikers mijn slimme weergave aanpassen?
Nee. Gebruikers met toegang tot een slimme weergave kunnen de oorspronkelijke weergave niet wijzigen. Zij kunnen deze wel opslaan als eigen kopie en die aanpassen naar hun eigen voorkeur.
Kan ik notificaties instellen voor een slimme weergave?
Ja. Je kunt e-mailnotificaties instellen voor een slimme weergave en zelf bepalen wanneer deze worden verstuurd. Gebruikers met toegang tot de weergave kunnen hun eigen notificatie-instellingen beheren.
Wat gebeurt er als documenten in het project veranderen?
Wanneer documenten worden toegevoegd of gewijzigd en voldoen aan de ingestelde criteria, worden ze automatisch zichtbaar in de slimme weergave. Zo blijft het documentoverzicht aansluiten op de actuele situatie binnen het project.
Hoor het eens van een ander
Klantverhalen
Heembouw neemt afscheid van M-schijf en zet volop in op Prostream
“Alles is voor iedereen en vanuit overal bereikbaar.”
Nicole van Est, werkvoorbereider bij Van Mourik Bouw B.V.
“Deze samenwerking is ideaal voor ons”
Joost Tijssen, de Borgermeester
Kennisbank
Meer weten over slim zoeken, en hoe dit precies werkt? Je vindt alle informatie in onze kennisbank.
POPULAIRE FEATURES
Gebruikt door klanten
Tekeningenlijsten
Houd je projecten onder controle door tekeningenlijsten te genereren in Prostream. Met één zoekopdracht verzamel je alle belangrijke tekeningen in één overzicht.
Logging
Dankzij de log in Prostream heb je volledig inzicht in de geschiedenis van documenten. Alle wijzigingen en acties worden vastgelegd.
Commentaren
Met commentaren in Prostream zijn vragen, opmerkingen en feedback, direct gekoppeld aan de taken en documenten waar het om gaat.
Projecten
Met projecten in Prostream houd je grip op al jouw projecten. Werk met interne collega's en externe partners samen, zonder gedoe met losse documenten of verspreide informatie.
AL 102.000 PROJECT PROFESSIONALS WERKEN MET ONs SAMEN.