Nicole van Est, werkvoorbereider bij Van Mourik Bouw B.V.
“Alles is voor iedereen en vanuit overal bereikbaar.”
Van Mourik Bouw, met vestigingen in Ophemert en Culemborg, is gespecialiseerd in utiliteitsbouw en het realiseren van luxe residenties. Daarmee is het familiebedrijf door de jaren heen uitgegroeid van regionaal bedrijf tot een firma die landelijk en zelfs over de grens opereert. Om dat alles in goede banen te leiden, gebruikt Van Mourik Bouw Prostream als systeem voor documentbeheer. We vroegen werkvoorbereider Nicole van Est naar haar ervaringen.
Van Mourik Bouw werkt sinds februari 2023 met Prostream, maar al sinds 2019 met de voorloper Docstream. Nicole introduceerde Docstream destijds in de organisatie. “Ze waren hier volop bezig met een digitaliseringsslag. Het bedrijf waar ik eerder werkte, werkte ook met Docstream, dus dat heb ik toen voorgesteld en ze waren er gelijk enthousiast over. In het begin waren de uitvoerders nog een beetje huiverig, maar ze ontdekten al heel snel dat het systeem heel handig is. Vooral dat je overal bij kan en dat alles online benaderbaar is. Je hoeft niet meer iedereen te mailen, alle informatie staat gewoon online.”
Onderaannemers die bijvoorbeeld alleen één tekening nodig hebben, stuur ik gewoon een link van de tekening in Prostream, dan weet ik ook zeker dat ze de juiste versie hebben.
Beheren en verspreiden van documenten
“Het gaat ons vooral om het beheren en verspreiden van documenten”, geeft Nicole aan. “Wij zijn ISO- gecertificeerd en ook al onze ISO-documenten hebben we in het systeem gezet. Dat hoeft dus ook niet meer via een losse SharePoint of drive. Alles is nu online benaderbaar, maar ook te delen. Dat is een groot voordeel ten opzichte van een SharePoint. Ook onze klanten, onderaannemers en andere betrokkenen maken gebruik van het systeem. Alle documenten zijn makkelijk terug te vinden, je kunt ze makkelijk verspreiden en je weet zeker dat mensen met de laatste versie werken. Dat zijn voor ons de belangrijkste pluspunten. Onderaannemers die bijvoorbeeld alleen één tekening nodig hebben, stuur ik gewoon een link van de tekening in Prostream, dan weet ik ook zeker dat ze de juiste versie hebben. Wat ook handig is, is dat je niet meer alles af hoeft te drukken. Mensen kunnen bijvoorbeeld ook makkelijk een fragmentje van een tekening printen.”
Als bedrijven opzien tegen de overgang van Docstream naar Prostream zou ik zeggen: doe het gewoon. Het is helemaal niet ingewikkeld en gaat eigenlijk als vanzelf.
Soepele overstap
De overstap van Docstream naar Prostream ging heel simpel, vertelt Nicole. “Het is in het begin even wennen omdat het er wat anders uitziet, maar het programma is heel intuïtief en de interface is gebruiksvriendelijk. Het is eigenlijk gewoon een soort verkenner, maar dan online. Prostream ziet er gelikter uit en is nog beter benaderbaar dan Docstream. Als bedrijven opzien tegen de overgang van Docstream naar Prostream zou ik zeggen: doe het gewoon. Het is helemaal niet ingewikkeld en gaat eigenlijk als vanzelf.”
Prostream ziet er gelikter uit en is nog beter benaderbaar dan Docstream.
Klaar voor de toekomst
Nicole is ook tevreden over de samenwerking met Pro4all. “Er is een goede helpdesk, als er eens wat is, staan ze je goed te woord. Met onze vertegenwoordiger zit ik elk kwartaal even om alles door te nemen en te bespreken of er nog aandachtspunten zijn. Dat gaat allemaal prima. Als het loopt, dan loopt het. Het programma is ook nog in ontwikkeling. We zijn blij dat we nu 3D-modellen kunnen bekijken in Prostream. Als straks het “Snagstream”-onderdeel (kwaliteit borgen, red.) klaar is in Prostream willen we daar ook mee gaan werken. Ik zou Prostream zeker aanraden aan andere bouwbedrijven. Zeker als je nog wil of moet digitaliseren, denk ik dat dit een heel goede toevoeging is. Je bent zo echt klaar voor de toekomst.”