Wiki: Documenten managen

Toegang tot de juiste documenten, op het moment dat je ze nodig hebt, waar dat ook is: op de bouw of op kantoor. Document management vormt het fundament van elke moderne organisatie waarop alle andere processen, zoals kwaliteitsmanagement, workflows en BIM worden gebaseerd.

Op deze overzichtspagina vertellen we je alles wat je moet weten over document management, door middel van video’s, artikelen en praktijkervaringen. Op die manier houden we het managen van documenten simpel, zodat jij meer tijd overhoudt voor het échte werk.

We starten met de introductie. Daarin lees je waar te beginnen als het gaat om document management. Al gelezen, of al op de hoogte? Navigeer dan direct naar wat voor jou interessant is:


Introductie

Document management:
waar begin ik?

Document management is een breed begrip. In deze introductie leggen we je uit wat document management is, waarom het van belang is om documenten te managen en wat is een document management systeem inhoudt. En nog belangrijker, waar begin je met het managen van documenten? We helpen je op weg door middel van onderstaande artikelen en webinar.

1. Wat is document management? (Blog, 2022)

Document management is een systeem of proces voor het beheren van verzamelingen documenten. De werkwijze draait om het efficiënt inrichten van je informatiebehoeften en komt in de moderne praktijk meestal neer op het geautomatiseerd beheren van je documentstromen. Het doel van document management? Meer orde en overzicht brengen in het beheer van je bestanden, zodat mensen sneller en makkelijker de juiste informatie kunnen vinden, inzien en delen. 

In het artikel lees je ook waarom document management belangrijk is, wat de verschillende onderdelen van document management zijn en vatten we beknopt samen wat een Document Management Systeem inhoudt.

2. Waarom document management? (Blog, 2022)

Er zijn verschillende redenen waarom document management een serieuze meerwaarde heeft voor jouw organisatie. Tijd dus om wat dieper in te gaan op het waarom van document management. In bovenstaand artikel zetten we een aantal redenen op een rij:

  • Betere samenwerking door document management;
  • Veel tijdwinst door goed document management;
  • Beter, slimmer en goedkoper archiveren;
  • Documenten zijn altijd en overal veilig bereikbaar.

3. Wat is een Document Management Systeem (DMS)? (Blog, 2022)

Een Document Management Systeem is een gespecialiseerde softwareoplossing die je helpt om structuur aan te brengen in de stroom aan informatie die jouw bouwbedrijf dagelijks overspoelt. Een DMS automatiseert het beheer van documenten, en wel op een manier die de optimale beschikbaarheid van documenten en de daarin opgeslagen informatie garandeert. Lees verder in bovenstaand artikel.


Toepassen

Document management: aan de slag

Wat het managen van documenten inhoudt, dat is duidelijk. Het is tijd voor de volgende stap: aan de slag. In de categorie ‘Toepassen’ vind je artikelen die jou op weg helpen bij het implementeren én verbeteren van het managen van documenten binnen jouw organisatie.

1. Verbeter de samenwerking binnen de hele bouworganisatie met de juiste software (Blog, 2022)

In dit artikel leggen we uit dat je met de juiste software voor de bouw en een goed adoptieproject, orde schept in jouw digitale landschap. Je krijgt met de juiste software alle mensen binnen je bouwbedrijf mee, en je realiseert een eenduidige documentatiestandaard waar iedereen zich aan houdt.

2. DMS of mappenstructuur: welke heb je nodig in de bouw? (Blog, 2022)

Gebruik je als bouwbedrijf nog een ouderwetse mappenstructuur om bestanden te delen met onderaannemers? Een Document Management Systeem (DMS) is handiger én efficiënter. In bovenstaand artikel leggen we uit wat het verschil is en wat de voordelen van een DMS zijn.

3. Hoe kies je de juiste software voor het managen van documenten in de bouw? (Blog, 2021)

Overtuigd van het nut van een Document Management Software voor de bouw? Let in je zoektocht naar de perfecte software op dat het alle functionaliteiten bevat die jij nodig hebt. In bovenstaande blog gaan we hier dieper op in. Wat ons betreft zijn deze zaken in ieder geval essentieel:

  • Toegang delen tot specifieke mappen en bestanden. Zowel met gebruikers als met externen;
  • Bereikbaar vanuit de cloud en vanaf verschillende devices toegankelijk. Ook vanaf de bouwplaats dus;
  • Digitaal stempelen van tekeningen;
  • Repro-opdrachten kunnen versturen;
  • Automatisch versiebeheer en -controle;
  • Datum en tijd vastleggen van elke actie;
  • Mogelijkheid om real-time commentaar te plaatsen bij tekeningen en documenten;
  • Aanpassingen en nieuwe bestanden automatisch delen met betrokkenen;
  • Geïntegreerde workflows toegespitst op bouwprojecten;
  • Aantoonbaar goede beveiliging. Bijvoorbeeld d.m.v. ISO-certificering.

4. Grip op je projecten met Prostream (Webinar, 2022)

Met Prostream heb je altijd het overzicht op je projecten. Hoe? Dat leggen we uit in deze webinar over projectmanagement met Prostream. 


Praktijkervaring

Document management:
hoe doen anderen dat?

Als je zelf aan de slag gaat met het managen van documenten, is het fijn om ook eens te kijken hoe een ander dat nu aanpakt. Hoe gaat het in z’n werk? Waaraan merken collega-bouwers dat het managen van documenten echt verschil maakt? Je leest het in onderstaande case studies.

1. Giesbers Rotterdam: Het versie nummer loopt door, dus je weet dat je altijd met de laatste stukken werkt (Case study, 2022)

Tijdens een project komen er nogal wat documenten voorbij. Of misschien is bestanden een beter woord, want wat je nodig hebt om tot een resultaat te komen kan echt van alles zijn. Denk aan word-bestanden, blauwdrukken, audio- en video-opnames, 3D-modellen en nog veel meer. Het is dan van levensbelang dat je document management systeem op orde is. Daarover spraken wij met Simon James van Giesbers Rotterdam.

2. Heylen Warehouses: Hoe een document management systeem voor foutloze projecten zorgt (Case study, 2022)

In de twintig jaar dat we slimme software voor de bouw maken, zijn er al flink wat interessante partijen die de revue hebben gepasseerd om met Prostream (of voorgangers Docstream en Snagstream), aan de slag te gaan. Daar zijn we niet alleen trots op, daar kunnen we ook nog eens veel van leren. Vandaar dat we het gesprek opzochten met Dries Claes van Heylen Warehouses (uit België) om uit te vinden hoe slim samenwerken er bij hen uitziet.

3. Zo houdt de gemeente Zoetermeer overzicht over lopende projecten (Case study, 2022)

Neem het werkveld waarbinnen gemeenten opereren: er zijn veel partijen die met elkaar moeten samenwerken en het belang om zo weinig mogelijk faalkosten te hebben is groot. Vandaar dat de gemeente Zoetermeer aan de slag ging met Docstream (de voorloper van Prostream). En met de stevige basis van Docstream én de nieuwe slimme functies van nu, is overzicht houden in Prostream nóg makkelijker geworden. Hoe dat precies in z’n werk ging, vroegen we aan projectmanager Guus de Goede en portefeuillemanager vastgoed Benno Moor.


Verder lezen

Gerelateerde artikelen

Wil je meer weten over document management? Of ben je benieuwd wat we verder hebben gepubliceerd over dit onderwerp? Hieronder vindt je alle aanvullende blogs die over het onderwerp document management zijn geschreven.

1. Zo maak je van projectmanagement in de bouw een succes (Blog, 2022)

2. Waarom een cloudoplossing in 2022 dé oplossing voor de bouw is (Blog, 2022)

3. Prostream vs SharePoint: een eerlijke vergelijking van Document Management Software (Blog, 2022)

4. Prostream en Dropbox: een eerlijke vergelijking (Blog, 2022)

5. Een eerlijke vergelijking: Prostream en Google Drive (Blog, 2022)

6. Grote bestanden versturen in de bouw: WeTransfer vs Prostream (Blog, 2022)

7. Hoe staat digitalisatie in de bouw er in 2021 voor? (Blog, 2021)

8. Maak kennis met de makkelijkste manier van samenwerken in Prostream (Blog, 2021)

9. Waarom een bouwplaatsmanager onmisbaar is in de bouw (Blog, 2021)

10. Waarom een gebouwdossier onmisbaar is in vooruitstrevende projecten (Blog, 2021)

11. Bouwproces digitaliseren in vier stappen? Zo doe je dat. (Blog, 2021)


Software in de bouw