Software voor installatiebedrijven
Betere ketensamenwerking met software voor installatiebedrijven
Wat is software voor installatiebedrijven? Simpel gezegd: het is een digitale oplossing die speciaal is ontwikkeld om installatiebedrijven te helpen slimmer samen te werken. Denk aan één centrale plek voor al je documenten, tekeningen en communicatie. Altijd up-to-date, altijd toegankelijk. En voor wie is die software bedoeld? Iedereen binnen het installatiebedrijf kan gebruikmaken van dezelfde software. Van de monteur op locatie tot de werkvoorbereider op kantoor en de projectleider die alles overziet. Met de juiste software werk je efficiënter, voorkom je fouten en blijft iedereen op de hoogte van de laatste wijzigingen. Zo houd je grip op elk project en bespaar je tijd, zonder in te leveren op kwaliteit.
Een greep uit de installateurs die onze software gebruiken
Wat is software voor installatiebedrijven?
Specialistische bouwsoftware helpt installateurs bij het tackelen van de hierboven besproken uitdagingen. Je krijgt de beschikking over één centraal, overzichtelijk softwarepakket waarin je niet alleen je documentbeheer regelt, maar ook de voortgang van projecten volgt, buitendienstmedewerkers aanstuurt en de communicatie en samenwerking met ketenpartners binnen een bouwproject verbetert.
In de kern is software voor een installatiebedrijf een veelzijdig samenwerkingsplatform dat oog heeft voor de specifieke behoeften van de partijen die betrokken zijn bij een bouwproject. Het luistert vaak naar de namen document management systeem (DMS) of common data environment (CDE). Welk naamstickertje je er ook opplakt, software voor installateurs is helemaal ingericht op het creëren van inzicht én scheppen van overzicht. De certificeringen van je installateurs inzien en bijhouden? Technische tekeningen en specificaties, foto’s van de voortgang, meetrapporten en opleverlijsten op één centraal platform opslaan, beheren en inzien? Werkbonnen digitaliseren en snel verwerken? Met de juiste software is het allemaal mogelijk.
Bovendien is informatie altijd en overal, dus ook voor je installateurs die op locatie zijn, toegankelijk in de cloud. Goede software zorgt er tevens voor dat informatie optimaal beveiligd is tegen hacks en crashes. Zowel de verschillende mensen binnen je organisatie als ketenpartners kunnen precies bij die gegevens die voor hen relevant zijn. Per bestand stel je de juiste toegangsrechten in, zodat iedereen kan inzien en bewerken wat nodig is, en je tegelijkertijd de veiligheid waarborgt. Een bijkomend voordeel? Iedereen werkt centraal op hetzelfde platform en weet dus altijd zeker dat hij het actueelste bestand voor zijn neus heeft.
standaard op maat
Welke mogelijkheden biedt onze software voor installatiebedrijven?
Formulieren
Stel op basis van jouw behoeften formulieren en checklists samen. Dankzij de herbruikbare velden ben je in een handomdraai klaar.
Snags
Bij afwijkingen plaats je gemakkelijk een Snag op een tekening. Maak verschillende standaard template snags aan voor verschillende constateringen; is het een gebrek, verbetering of een verzoek om informatie? Jij bepaalt het.
Tekeningen
Tekeningen zijn ondergronden waarop je snags of formulieren kan plaatsen. Zo zijn die gekoppeld aan een fysieke locatie.
Automatisch versiebeheer
Werk altijd met de laatste versie van een document door de automatisch doorlopende versienummers. Historische versies bekijk je alleen als je actie onderneemt, zo werk je altijd met het meest recente document.
Bestanden delen
In Prostream deel je jouw bestanden eenvoudig met projectleden, maar óók met niet-Prostream-gebruikers.
Stempelen
Maak QR-codes aan voor documenten om te controleren of dit de meest recente versie is. Zo werkt versiebeheer ook op de bouwplaats.
Kwaliteitstaken
Met Prostream wordt elk project net ietsje beter. Plan je projecten rondom mijlpalen, maak vaste procedures en link alle benodigde informatie aan elkaar zodat je altijd in één oogopslag alle informatie hebt die je nodig hebt.
Slim zoeken
Prostream helpt je niet alleen met het vinden van een bestand, formulier of snag, maar kijkt ook naar de inhoud. Zo kun je precies op de manier zoeken die jij handig vindt.
De voordelen van software voor installatiebedrijven
Beschikken over de juiste software brengt voor installatiebedrijven heel wat voordelen met zich mee. Het wordt bijvoorbeeld makkelijker om technisch personeel met de juiste informatie op pad te sturen. Alle bouw en installatietechnische tekeningen en specificaties vindt men namelijk eenvoudig en snel in het document management systeem. Het resultaat? Kortere doorlooptijden per project, minder kans op fouten omdat er altijd met de juiste versie van documenten wordt gewerkt en er de mogelijkheid om op locatie te schakelen, informatie of tekeningen in te zien en digitale werkbonnen te maken.
Overzichtelijk vastleggen
Daarnaast maakt software het makkelijker om vastleggingen te doen in de vorm van tussen- en eindcontroles. Je maakt per soort installatie eenvoudig een formulier aan waarin je aangeeft waar op moet worden gelet bij een dergelijke installatie. Zo weet je zeker dat ze bijvoorbeeld voldoen aan de juiste NEN- en BRL-normen. Denk hierbij aan aparte formulieren voor:
- Drinkwaterinstallaties;
- Elektrotechnische installaties;
- Verduurzaming van installaties;
- CV, MV en WTW controles;
- Controles van stadsverwarming;
- Controles van wamtepompen, LL en LW;
- Inregelrapporten voor stook installaties.
De mogelijkheid tot vastlegging maakt het tevens makkelijker om te voldoen aan wetgeving als de WKB en Gasketelwet. Je weet dat alle installaties die je oplevert voldoen aan wettelijk vereiste duurzaamheids-, milieu- en kwaliteitsstandaarden en kunt aantonen hoe je de installaties hebt uitgevoerd. Bovendien kun je dit niet alleen aantonen per individuele installatie, maar ook per woning of geheel project.
Eenvoudig genereren van rapporten
Het eenvoudig genereren van rapporten op basis van jouw vastleggingen en beschikbare documentatie zorgt ervoor dat je in een handomdraai de voortgang van een project, tekeningenlijsten of een opleverdossier kunt delen met opdrachtgevers en ketenpartners. Zo ben je geen onnodige tijd kwijt aan het verzamelen van foto’s, berichten en tekeningen om zelf een rapport op te stellen en hou je meer tijd over voor andere werkzaamheden.
Efficiënter werken
Dankzij functionaliteiten als automatisch versiebeheer, het versturen van grote (grafische) bestanden, het previewen van bestanden, taken en workflows en het beter vindbaar maken van documenten (met labels en metadata), verloopt een installatieklus dankzij specialistische software sneller, efficiënter en soepeler.
Waar moet je als installatiebedrijf op letten bij het kiezen van software?
Er is tegenwoordig enorm veel software beschikbaar. Er zijn bijvoorbeeld ‘point solutions’ die een of enkele specifieke processen in de bouw- en technieksector digitaliseren en ondersteunen, maar ook breder inzetbare platformoplossingen. Hoe kies je als installateur de oplossing die optimaal toegesneden is op jouw business en praktische behoeften?
Het is vooral belangrijk dat software voor installatiebedrijven beschikt over de volgende kenmerken en functionaliteiten:
De software moet flexibel zijn
Als installateur heb je namelijk te maken met dynamische archieven en regelmatig veranderende regelgeving. De Wet kwaliteitsborging en Gasketelwet zijn hier goede voorbeelden van.
Ondersteunen van de keten
De software moet de hele keten kunnen ondersteunen, van het plannen en uittekenen van een installatie tot het waarborgen van de technische werking en de uiteindelijke oplevering.
Data moet communiceren
Je wilt niet dat data statisch wordt opgeslagen in losse silo’s. Alle data binnen een project moeten aan elkaar te koppelen en relateren zijn.
Samenwerken met partners
De software moet installateurs de mogelijkheid bieden om samen te werken met alle betrokken partijen, van de aannemer tot de projectleider en van de installateurs tot de servicemedewerkers en monteurs die installaties periodiek controleren of repareren.
De uitdagingen van installateurs
Installatiebedrijven spelen een belangrijke rol binnen ieder bouwproject. Zonder hen kan een woning of gebouw niet in gebruik genomen worden. Om die rol te vervullen zijn er meer dan genoeg uitdagingen waar je als installateur mee te maken krijgt. De belangrijkste uitdagingen zetten we voor je op een rij.
Strengere eisen opdrachtgevers en wet- en regelgeving
Een van de uitdagingen waar installateurs voor staan is het feit dat opdrachtgevers vereisen dat ze steeds meer vastleggen. Zeker op het gebied van installaties en toebehoren die na afwerking niet meer zichtbaar zijn. Denk hierbij aan leidingen in de muur of in de vloer, aan vloerverwarming, elektra in wande of MV-installatie’s. Zo weten ze zeker hoe iets is aangesloten en dat het goed is gebeurd. De vraag naar bewijslast groeit dus vanuit opdrachtgevers, zeker wanneer er zich problemen voordoen. Aan installatiebedrijven de taak om aan te tonen dat het niet door hun toedoen is.
Ook op het gebied van wet- en regelgeving ervaart de installatiebranche regelmatig ontwikkelingen. Zo hebben installateurs sinds januari 2024 te maken met de Wet kwaliteitsborging (Wkb). Die verplicht installatiebedrijven tot het bijhouden en tonen van een opleverdossier (ook bekend als consumentendossier). Dit bevat alle tekeningen, berekeningen, gebruikte materialen en informatie over het gebruik en het onderhoud van een installatie. Het goed en regelconform samenstellen van opleverdossiers vereist inzicht in documentstromen en lukt alleen als je serieus werk maakt van vastlegging en gestructureerd en overzichtelijk bestandsbeheer.
Eerder kreeg de installatiebranche te maken met een ander nieuw stuk regelwerk: de Gasketelwet, die op 1 april 2023 definitief in werking is getreden. Deze wet stelt niet alleen extra eisen aan de certificering van je bedrijf en medewerkers, maar vraagt tevens om nieuwe en betere registratietools.
Grote vraag naar duurzame installaties
Door de hoge energieprijzen en het toenemende milieubewustzijn blijft de vraag naar duurzame installaties en woningen onverminderd groot. Zonnepanelen en zonneboilers zijn bijvoorbeeld een aantrekkelijke investering voor zowel particulieren als zakelijke gebruikers. Daarnaast groeit de belangstelling voor oplossingen als warmteterugwinning, infraroodverwarming (duurzaam en energiezuinig), ledverlichting en grijswatersystemen. Als installateur aan de vraag en duurzaamheidsbehoeften van klanten voldoen, betekent dan ook dat je continu op de hoogte moet blijven van de nieuwste technologieën.
Personeelsschaarste
Het vinden en behouden van gekwalificeerd technisch personeel is een tweede grote uitdaging voor installatiebedrijven. De talentenpool is niet heel rijk gevuld, waardoor technici schaars zijn en veel installatiebedrijven vissen in dezelfde vijvers. Een goede digitale strategie en de juiste apps, software en documentmanagementsystemen maken het mogelijk om met minder mensen toch efficiënt te werken. Vooral een geïntegreerde, op het werk van installateurs toegespitste oplossing voor het beheren van documenten is een belangrijke steun in de rug voor zowel het kantoorpersoneel als de technische vakexperts van de buitendienst.