5 tips voor documentbeheer in de bouw

Geschreven door:

Stan Marks, december 7, 2022

Documentbeheer in de bouw is net even anders dan documentbeheer in andere branches. Als bouwer werk je samen met heel veel verschillende partijen en aan verschillende projecten. Dat maakt het lastig om overzicht te houden over projecten en deadlines. En dan hebben we het nog niet eens over het bepalen van wie welke informatie mag zien en hoe je dat inregelt. Toch hoeft het niet zo heel ingewikkeld te zijn. Daarom geven we je graag een paar tips voor slim documentbeheer in de bouw.

Papieren en schermen
Tekeningen en schermen zijn onafscheidelijk in de bouw.

Tip 1 voor documentbeheer in de bouw: creëer overzicht

Het allerbelangrijkste in documentbeheer? Overzicht. Je moet precies weten welke informatie beschikbaar is en snel bij alle gegevens kunnen die je nodig hebt. Dus alle bouwtekeningen van een project moeten eenvoudig bij elkaar staan, net zoals begrotingen, e-mails en foto’s. Al die documenten kun je natuurlijk in mappen opslaan op je computer, maar dat wordt al snel een digitale puinhoop. Door te kiezen voor een document management systeem (DMS), zeker als je een systeem kiest dat specifiek is ontwikkeld voor de bouw, creëer je inzicht en overzicht. Al je documenten staan centraal op één plaats in de cloud. Zo kunnen jij en je partners altijd en overal, vanaf alle devices, bij alle relevante documenten. De documenten kun je eenvoudig vinden op naam, trefwoord of tags die je de documenten zelf hebt meegegeven.

De oplossing ligt in automatisch versiebeheer, zodat iedereen altijd zeker weet dat hij het meest actuele document voor zich heeft.

Tip 2 voor documentbeheer in de bouw: hou het actueel

Documenten veilig en overzichtelijk opslaan is één, zorgen dat alles actueel blijft, is een tweede. Want we kennen allemaal wel voorbeelden van bouwprojecten die faliekant misliepen, en heel veel extra geld kostten, doordat iemand met oude tekeningen aan de slag is gegaan. De oplossing ligt in automatisch versiebeheer, zodat iedereen altijd zeker weet dat hij het meest actuele document voor zich heeft. Via het DMS kun je je bestand of tekening ‘stempelen’ met een QR-code. Als gebruikers deze code scannen met een telefoon of tablet krijgen ze direct een melding of ze wel met de meest recente versie werken.

Tip 3 voor documentbeheer in de bouw: hou het centraal

Bij een bouwproject werken allerlei verschillende bouwpartners samen. Van architect tot aannemer, werkvoorbereider, uitvoerder en opzichter. Een groot risico hiervan is dat onderling gedeelde communicatie ‘kwijtraakt’ of ondersneeuwt. Mail, app, drop of transfer dus geen bestanden apart naar mensen, want zo komen er verschillende versies in omloop. Zorg dat alle bestanden centraal staan opgeslagen op één plek waar iedereen bij kan. Als vervolgens automatisch bijgehouden wordt wie wat heeft gedaan in het bestand, kunnen er ook geen misverstanden ontstaan. Ga ook geen belangrijke projectinformatie mailen naar de bouwpartners buiten het DMS om. Houd alle communicatie centraal via het platform en stel de toegangsrechten en machtigingen goed in. Zo heeft iedereen altijd alle informatie die hij of zij nodig heeft. Niet meer, maar vooral ook niet minder.

Tip 4 voor documentbeheer in de bouw: hou het veilig

Veilig werken is natuurlijk topprioriteit. Je bestanden kunnen gevoelige informatie bevatten over bestemmingsplannen, budgetten of andere zaken. Je wil dus 120% zeker weten dat kwaadwillende niet bij je bestanden kunnen. Dit bereik je door je documenten op te slaan en te beheren in een goed beveiligd document management systeem. Per document of project stel je toegangsrechten in. Je kunt per document specifiek aangeven of iemand het alleen mag inzien of ook mag bewerken. Ook kun je bestanden beveiligen met een wachtwoord en werken met vervaldata. Vaak krijgt veiligheid best voldoende aandacht, maar gaat het alsnog mis als er (te) grote bestanden verstuurd moeten worden. Mensen kiezen hierbij al gauw voor een willekeurig platform, met alle veiligheidsrisico’s van dien. Zorg dus dat je kiest voor een DMS waarmee je ook grote bestanden, zoals BIM-bestanden, kunt versturen.

Maar ook de locatie van de datacenters en de vestigingsplaats van de aanbieder zijn belangrijk.

Tip 5 voor documentbeheer in de bouw: hou het lokaal

Uiteraard kies je voor een DMS dat in een beveiligde omgeving staat en waarvan automatisch back-up’s worden gemaakt. Maar ook de locatie van de datacenters en de vestigingsplaats van de aanbieder zijn belangrijk. Bij voorkeur kies je voor een Nederlandse aanbieder, zodat de dienstverlening valt onder de AVG. Bovendien is bij een Nederlandse aanbieder de kans veel groter dat je snel en makkelijk een klantenservice of helpdesk kunt bereiken voor vragen of bij problemen. Heb je wel eens geprobeerd om bij een groot Amerikaans bedrijf, via een callcenter in India, een vraag beantwoord te krijgen? We rest our case.

Inzicht, overzicht en reductie van faalkosten

Met slim documentbeheer in de bouw creëer je inzicht, overzicht en een reductie van faalkosten. En het leukste is nog, het hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn. Met het selecteren van het voor jou beste document management systeem ben je al een heel eind op weg. Als je daarbij dan nog logisch na blijft denken bij het gebruik daarvan, kan het eigenlijk al niet meer misgaan.