Verbeter de samenwerking binnen de hele bouworganisatie met de juiste software voor de bouw

Bij het woord bouwen denk je waarschijnlijk aan beton, hout en steen, maar niet zozeer aan bytes en software. Toch werken bouwers tegenwoordig meer en meer digitaal. Het gebruik van software voor de bouw zit in de lift. De fase van alles op vodjes papier schrijven en alle data op papier bewaren zijn inmiddels wel voorbij. Dat wil echter niet zeggen dat er geen werk meer aan de winkel is. Het digitale informatielandschap is bij veel bouwbedrijven nog gefragmenteerd en weinig gestructureerd. 

Dat levert de nodige problemen op voor projectleiders. Die willen namelijk grip op hun projecten hebben, zodat hun teams snel aan de slag kunnen met de juiste bestanden en belangrijkste taken. Een onoverzichtelijke wildgroei aan digitale tools maakt het werk van een projectleider natuurlijk niet bepaald makkelijker. De aanstaande komst van de (inmiddels weer uitgestelde) Wet kwaliteitsborging (Wkb) zorgt er bovendien voor dat kwaliteitsborging een nog belangrijkere vereiste wordt voor bouwbedrijven.

Het goede nieuws? Met de juiste software voor de bouw en een goed adoptieproject schep je orde in jouw digitale landschap, krijg je alle mensen binnen je bouwbedrijf mee, en schep je een eenduidige documentatiestandaard waar iedereen zich aan houdt.

Apps, mails en losse foto’s

Veel bouwbedrijven maken weliswaar al veelvuldig gebruik van digitale hulpmiddelen zoals, maar doen dat niet altijd even efficiënt. In plaats van bouwsoftware, gebruiken medewerkers WhatsApp en losse e-mails om met elkaar te communiceren. De kwaliteitsborging bestaat uit het maken van losse foto’s die mensen vervolgens opslaan en wegzetten in aparte mapjes. 

Het resultaat van die versnipperde documentatie laat zich raden. Belangrijke documenten en data raken zoeken, terwijl de communicatie tussen medewerkers, afdelingen en externe partners stroperig en rommelig is. Mensen zijn veel (extra) tijd kwijt met het zoeken naar e-mails en documenten, terwijl ook niet altijd duidelijk is of ze nu de juiste en meest actuele versie van een bouwtekening voor zich hebben op het scherm.

Het gebrek aan een gestroomlijnde communicatie en efficiënte workflows leidt ertoe dat projectleiders vooral bezig zijn met het blussen van brandjes. Bovendien zijn ze enorm veel tijd kwijt aan het coördineren van interne teams en externe partijen (leveranciers van bouwmaterialen, aannemers en onderaannemers), waardoor het lastiger wordt om bouwprojecten op te leveren binnen de afgesproken planning en het geaccordeerde budget. Dat moet toch beter en makkelijker kunnen… 

Lees ook: wat is BIM?

Adoptie van software is een uitdaging

Gelukkig zijn er goede oplossingen binnen handbereik. Met de juiste software, zoals een goed en modern documentmanagementsysteem (DMS), schep je orde in de digitale chaos. Maar ook deze stap gaat gepaard met een geheel eigen set aan uitdagingen. 

Veel bouwbedrijven vinden het bijvoorbeeld lastig om de hele workforce mee te krijgen in een digitaal verbeteringstraject. Ze hebben vaak te maken met oude rotten in het vak. Échte professionals die hun werk jarenlang op een vaste manier hebben gedaan, maar niet altijd digitaal geschoold zijn. Lukt het dan een keer niet om in te loggen? Of zijn bepaalde functionaliteiten en stappen binnen de software niet duidelijk? Dan krijg je al snel te maken met lange gezichten en mensen die workarounds gaan bedenken omdat ze niet overweg kunnen met de nieuwe software. En dat terwijl het vaak zo soepel gaat als iedereen er eenmaal in zit.

Lees ook: Wat is een document management systeem?

Iedereen doet mee en documenteert werkzaamheden en informatie op dezelfde manier.

Zo krijg je iedereen in de bouworganisatie mee in de software

Hoe goed een software-oplossing ook is: de toegevoegde waarde is nihil als je niet voldoende aandacht besteedt aan training en adoptie. De onderstaande stappen en strategieën helpen je op weg en zorgen ervoor dat je het maximale rendement haalt uit goede communicatie- en DMS-oplossingen voor de bouwsector.

Ontwikkel een visie en protocol

Het is allereerst belangrijk dat je een goed protocol opstelt voor je documentbeheer en het gebruik van digitale tools. Toets de verwachtingen en behoeften van je medewerkers, maar ook van je externe partners zoals de leveranciers en (onder)aannemers. Welke rollen en rechten hebben de diverse gebruikers? Welke vaste stappen moeten mensen doorlopen bij het delen, bewerken en goedkeuren van documenten?

Door het opstellen van zo’n protocol bereik je een hoge mate van standaardisatie. Iedereen doet mee en documenteert werkzaamheden en informatie op dezelfde manier. Vele uren zoekwerk om het juiste document op te sporen zijn voortaan verleden tijd, vooral omdat je alle documentatie op een uniforme manier ordent.

Samen oefenen en leren

Adoptie is de volgende stap. Hoe zorg je ervoor dat iedereen snel en prettig met de (nieuwe) software kan werken? De praktijk leert dat het organiseren van workshops en gezamenlijke oefen- en trainingssessies doorgaans snel effect oplevert. Als je medewerkers zelf aan de hand van praktische trainingen de software laat ontdekken, maken ze zich de nieuwe technologie meestal snel eigen. 

De early adopters zijn enorm waardevol bij het creëren van draagvlak voor digitalisering in de bouw.

Maak gebruik van de ‘early adopters’

Binnen de meeste organisaties zijn er mensen die snel digitale vernieuwingen omarmen (de zogenoemde ‘early adopters’), maar ook medewerkers die hier wat langer over doen. De early adopters zijn enorm waardevol bij het creëren van draagvlak voor digitalisering in de bouw. Ze kunnen andere teamleden uitleggen en tonen welke voordelen het gebruik van software voor de bouw, zoals een DMS, hebben en laten zien hoe deze oplossingen bijdragen aan een efficiëntere samenwerking en beter gestroomlijnde processen. De andere collega’s volgen dan vaak vanzelf. 

Zorg voor gebruiksvriendelijkheid en een lage instapdrempel

Een DMS of andere software-oplossing moet gebruiksvriendelijk zijn en een lage instapdrempel hebben. Geen systeem waarbij alleen de whizzkids binnen je organisatie watertanden, maar een oplossing die snel ‘up and working’ is, je informatiemanagement centraliseert en de gebruiker op een natuurlijke en begrijpelijke manier door alle functionaliteiten leidt.

Lees ook deze 5 tips voor documentbeheer in de bouw.