Prostream vs SharePoint: een eerlijke vergelijking van Document Management Software

Geschreven door:

Stan Marks, januari 20, 2022

SharePoint is een veelgebruikt online samenwerkingsplatform van Microsoft. Je kunt er documenten en processen mee beheren en online samenwerken met je collega’s. Prostream is een veelgebruikt alternatief in de bouw- en maakindustrie, maar in principe in elke branche in te zetten.

Wat is nu de beste keuze als je bijvoorbeeld projectleider in de bouw bent? Is SharePoint te algemeen, of is Prostream juist te specifiek? Zo simpel is het natuurlijk niet, beide pakketten hebben overeenkomsten en verschillen, voor- en nadelen en hun eigen unieke features. In dit artikel geven we een uitgebreide en eerlijke – we zijn de makers van Prostream vertellen we er daarom ook gelijk bij  – analyse van de verschillen en overeenkomsten tussen SharePoint en Prostream.

Op deze pagina lees je alles over documenten managen.

Over SharePoint

SharePoint is als Microsoft-product uiteraard volledig te integreren met Office 365. SharePoint staat bekend als toegankelijk, flexibel en gebruiksvriendelijk. Vanuit SharePoint kun je documenten delen met collega’s en samenwerken met meerdere gebruikers aan documenten, processen en projecten. 

SharePoint wordt ook wel een raamwerk genoemd, waarbinnen je een projectstructuur kunt opzetten zodat je meer gestructureerde samenwerkt in een organisatie, team of project.

SharePoint kent twee varianten: SharePoint Online zit standaard bij iedere Office 365-licentie en wordt volledig gehost door Microsoft. Daarnaast is er SharePoint in een server-variant, voor organisaties die liever zelf een server inrichten om SharePoint te hosten.

Over Prostream

Prostream is net als SharePoint een samenwerkingsplatform waarmee je online documenten beheert, processen uitvoert en bijhoudt en met collega’s samenwerkt. Prostream is speciaal ontwikkeld door Pro4all op basis van de 20 jaar ervaring met Docstream in de bouw- en aanverwante industrieën. 

De bouw- en maakwereld is een bijzonder dynamische branche die om een eigen aanpak vraagt, door specifieke uitdagingen zoals personeelstekorten, materiaalschaarste en hoge faalkosten. In de bouw zijn de klappen soms groot en de marges vaak klein. Daardoor heeft een pakket dat gestructureerd samenwerken bevordert een grote toegevoegde waarde. 

Prostream Uitgelicht

Werken met externe partijen

SharePoint en Prostream verschillen in het gemak waarmee je externe partijen toevoegt aan een projectstructuur. SharePoint is in eerste instantie gericht op het inrichten van een projectstructuur binnen de eigen organisatie. Prostream is vanuit de basis gericht op de bouw- en maakwereld. 

In bouwprojecten wordt vrijwel altijd gewerkt met externen, bijvoorbeeld onderaannemers. Vandaar dat Prostream er al vanaf het begin op ingesteld is om makkelijk externe partijen toegang te geven. Dat wil natuurlijk niet zeggen dat toegang voor externen niet mogelijk is in/met SharePoint, maar het is vooral een stuk minder flexibel, terwijl flexibiliteit juist handig is als je vaak verschillende projecten begint.

Het risico is dat linkjes gaan zwerven, doordat ze bedoeld of onbedoeld aan te veel personen worden doorgestuurd.

Veiligheid

Veiligheid is essentieel voor elk online samenwerkingsplatform. Cybercriminaliteit is een groeiend probleem dat continu aandacht vraagt. Geen enkele organisatie wil dat onbevoegden toegang hebben tot bedrijfsgegevens. Of nog erger: gegevens stelen, bedrijven proberen te chanteren en systemen platleggen. 

Zowel SharePoint als Prostream maken veel werk van beveiliging. Beide nemen de zorg voor een goede beveiliging deels uit handen van de gebruikers.

Het delen van grote bestanden is in elk project iets wat extra aandacht nodig heeft. Vaak worden linkjes rondgestuurd om grote bestanden te delen. Het risico is dat linkjes gaan zwerven, doordat ze bedoeld of onbedoeld aan te veel personen worden doorgestuurd. In Prostream kun je linkjes beheren en ze bijvoorbeeld beveiligen met een wachtwoord, of door de geldigheid te beperken met een tijdslot: de link is dan maar een beperkte periode, bijvoorbeeld een dag, week of maand geldig.

Werken met bestanden

Eén van de basisfuncties van zowel SharePoint als Prostream is het delen van documenten en het versiebeheer daarvan. Dat is bij beide pakketten goed geregeld, maar wel enigszins anders. SharePoint biedt veel mogelijkheden om projecten en documenten in te richten. In Prostream kan dat ook, maar Prostream biedt daarnaast een groot aantal specifiek op de bouwwereld gerichte basistemplates waar je direct of bijna direct mee aan de slag kunt.

SharePoint is van Microsoft en het grote voordeel ligt dan ook voor de hand: probleemloze integratie met andere Microsoft-producten. Direct Office-bestanden bewerken in de browser kan bijvoorbeeld erg handig zijn.

Met Prostream bewerk je een document op je computer. Sla je het document op, dan wordt het automatisch gesynchroniseerd met Prostream. Het maakt daarbij niet uit welk type bestand je gebruikt, wat goed beschouwd dan weer een voordeel van Prostream is. Gebruik je Prostream, dan kunnen deelnemers op de apparaten blijven werken die ze het fijnst vinden. Prostream synchroniseert documenten real time met lokale schijven.

Dichter bij de klant

Prostream is een Nederlands product. Hierdoor is de afstand tot de klant in eigen land veel kleiner dan bij een multinationaal product. Bij Prosteam heb je altijd korte lijnen, een vast aanspreekpunt en een partij voor wie het normaal is om met een bouwhelm op samen met de klant projecten te bekijken.

Kwaliteitscontrole

Elke branche heeft andere pijlers die belangrijk zijn. Waar SharePoint een duidelijke grens heeft, wat voor bepaalde werkzaamheden afdoende is, heeft Prostream een toevoeging die op alle plekken waar iets gemaakt wordt een waardevolle toevoeging is: de module kwaliteitscontrole. 

Of het nou gaan om een traditioneel bouwerk met bouwtekening of een simpele checklist, met de software die is gebouwd op de basis van Snagstream kun je als maker snel checken of je creatie aan de vereiste kwaliteit voldoet. Dat doe je door middel van het plaatsen van een ‘Snag’, waarin je met wat tekst, een foto, wellicht wat getekende pijltjes aangeeft waar het op te lossen probleem zit. De persoon die het probleem moet oplossen krijgt daar een melding van en de projectleider kan het overzicht over de Snags én daarmee de voortgang van het project in één oogopslag zien.

Als je die module helemaal niet nodig hebt, maakt het trouwens niet uit of je nou SharePoint of Prostream gebruikt. Je kunt er gewoon voor kiezen om die module niet in je pakket op te nemen.

Zowel Prostream als SharePoint is gebruiksvriendelijk, samenwerkingsgericht en veilig.

Overeenkomsten

Naast verschillen zijn er uiteraard ook overeenkomsten tussen beide pakketten. Beide zijn immers samenwerkingsplatformen met de nadruk op online samenwerken aan documenten en informatie-uitwisseling. De volgende functionaliteit vind je zowel in Prostream als in SharePoint:

  • Versiebeheer. Dit is een van de pijlers van beide pakketten. Goed versiebeheer is essentieel, zeker als meerdere personen aan een document werken. Zowel Prostream als SharePoint zorgt ervoor dat iedere projectdeelnemer altijd met de laatste versie van een bestand werkt. Daarnaast kun je historische versies terugkijken en verschillen tussen versies analyseren.
  • Gebruikersbeheer: niet iedereen hoeft elk document te zien, of de mogelijkheid te hebben om het aan te passen. Gebruikersbeheer noemen we ook wel rollenbeheer en hiermee bepaal je wie tot welke documenten toegang heeft en wat ze ermee mogen doen.
  • Grote bestanden versturen. Makkelijk en snel (grote) bestanden versturen is een ander essentieel onderdeel van Prostream, SharePoint en ieder ander documentbeheer systeem. Beveiliging is hierbij belangrijk, zodat alleen de personen voor wie ze bestemd zijn de bestanden kunnen bekijken en gebruiken.
  • Processen definiëren. Het juiste document op de juiste manier bij de juiste persoon: zo zou je simpel één van de basisfunctionaliteiten in documentbeheersystemen samen kunnen vatten. In zowel Prostream als SharePoint kun je processen vastleggen en hergebruiken. Benoem de verschillende stappen van een proces, inclusief notificaties en controlestappen en leg ook de volgorde vast. Processen worden hierdoor herbruikbaar, zo voorkom je dat voor elk nieuw project het wiel opnieuw moet uitvinden.
  • Verschillende documenttypen gebruiken. Naast correspondentie en spreadsheets bijvoorbeeld formulieren, agenda’s, enquêtes en checklists.
  • Rapportages. Van documenten en gegevens in het systeem wil je natuurlijk op een gebruiksvriendelijke en snelle manier overzichten kunnen maken. Denk naast standaardlijstjes bijvoorbeeld aan uitgebreide en complexe rapportages. Maar ook dashboards. Slimme dashboard met indicatoren geven snel inzicht, op basis waarvan je weet hoe en waar je in moet grijpen of juist niet.
  • Veiligheid. Een pakket kan mooi, snel en gebruiksvriendelijk zijn, maar als het niet veilig is, heb je er niets aan. Bekijk hier het veiligheidsprotocol van Pro4all. 

Conclusie

Zowel Prostream als SharePoint is gebruiksvriendelijk, samenwerkingsgericht en veilig. Bovendien hebben beide pakketten zich in de praktijk bewezen bij een groot aantal organisaties. Naast de overeenkomsten vallen twee verschillen op:

  • SharePoint is onderdeel van de Microsoft-familie. Prostream is platformonafhankelijk en is te integreren met allerlei soorten software.
  • SharePoint richt zich niet op een specifieke branche en is breed inzetbaar. Prostream richt zich specifiek op de bouw- en maakwereld, met op deze branches gerichte project inrichtingen voor documenten en processen.

Kies je voor Prostream of SharePoint? Wat is de beste keuze voor jouw organisatie? Dat hangt af van je eisen, wensen en omstandigheden. Welk besluit je ook neemt, ga niet over één nacht ijs en kijk kritisch naar wat jij en je bedrijf, afdeling of project nodig hebben en welk pakket daar het beste op aansluit.

 Wil je meer van deze handige tips ontvangen? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief.