Bouwproces digitaliseren in vier stappen? Zo doe je dat.

Waar de bouw lange tijd flink achterliep in het digitaliseringsproces, is de sector bezig met een flinke inhaalslag. Digital twins worden voorafgaand aan hun fysieke evenbeelden uit de grond gestampt, er wordt steeds meer gebruikgemaakt van de beschikbare data op een bouwplaats en menig bouwer kan niet meer zonder een document management systeem. Toch blijft het proces van digitaliseren een flinke verandering en gaat het digitaliseren van het hele bouwproces niet over één nacht ijs. 

De voordelen van digitaliseren

Wanneer je aan de slag wil met digitaliseren, is het handig om de voordelen hiervan scherp te houden. Niet alleen motiveert dit om de verandering aan te gaan, maar als alle stakeholders de toegevoegde waarde van het digitaliseren inzien, krijg je hen makkelijker mee. 

Bouwbedrijven die hun processen succesvol hebben gedigitaliseerd, zien dat het meer overzicht geeft, sneller werkt en de faalkosten minder worden. 

Lees ook deze 5 tips voor documentbeheer in de bouw.

Met een gratis trial kun je zelf eens door het product heen klikken en kijken of het aan jouw verwachtingen voldoet. 

Stap 1: Breng de uitdagingen in kaart

Bezint eer ge begint: tegen welke uitdagingen verwacht je aan te lopen in het digitaliseringsproces? Dat biedt alvast overzicht op de problemen die je wil aanpakken en voorkomt verrassingen. De meest voorkomende uitdagingen bij het digitaliseringsprocees zijn: 

• Analoge gewoontes: Bouwers zijn vaak nog gewend om veel op papier te werken. Even snel iets opschrijven of doorbellen zit diep in het systeem en wordt daarom moeilijk vervangen door iets invoeren op een iPad. 
• Implementeren: Bij het implementeren van een nieuw probleem, moet je jezelf ook een nieuwe werkwijze aanleren. Wanneer verschillende teams of individuen allemaal nog een ander systeem hanteren, kun je er vergif op innemen dat het misgaat. Zorg er dus voor dat de nieuwe werkwijze in het hele bedrijf wordt doorgevoerd. 
• Alle neuzen dezelfde kant op: het werd eerder in dit artikel al even genoemd: je wil zorgen dat iedereen aan boord is bij het implementeren van de nieuwe software. 
• Veiligheid: in een tijd waarin bijna dagelijks een cyberaanval in het nieuws is, wil je weten dat jouw data in veilige handen zijn. Kies daarom voor software met een uitgebreide rechtenstructuur, zodat jij bepaalt wie wat kan zien, van een partij die ISO-gecertificeerd is. Dan weet je zeker dat jouw gevoelige bedrijfsgegevens niet zomaar op straat komen te liggen. 

Stap 2: Breng de wensen in kaart

Niet alleen de uitdagingen zijn belangrijk. Denk na over de vraag: voor welke problemen zoek je eigenlijk een oplossing? Leven er vaak verschillende versies van een bouwtekening naast elkaar, waardoor er fouten ontstaan en ben je op zoek naar een documentmanagementsysteem met goed versiebeheer? Wil je niet alleen de documenten kunnen beheren, maar ook de kwaliteit borgen en automatische rapportages kunnen uitdraaien? Of zoek je meer naar een uitgebreide berichtenmodule, zodat je alle projectcommunicatie op een plek hebt? 

Al dit soort vragen zijn belangrijk om jezelf te stellen. Op basis daarvan kun je een rondje langs de velden maken en bekijken welke features voor jou een harde eis zijn of juist een nice to have. Deze checklist helpt je om een beslissing te maken. Niet alleen de website van een aanbieder kan je veel vertellen, vaak is het ook mogelijk om een gratis trial aan te vragen. Daarmee kun je zelf eens door het product heen klikken en kijken of het aan jouw verwachtingen voldoet. 

De beste manier om iets te leren, is uiteindelijk door het gewoon te doen.

Stap 3: Draai een proefproject

Nu je de uitdagingen en wensen duidelijk in kaart hebt gebracht, heb je misschien ook al een voorkeur voor een bepaald softwarepakket. Probeer dit softwarepakket gewoon eens uit door een proefproject op te starten. Door te kiezen voor een kleiner project, loop je weinig risico maar leer je de software wel direct goed kennen. 

Het draaien van een proefproject kent een aantal voordelen. Zo leer niet alleen jij, maar ook direct een groep collega’s de software goed kennen, weet je direct of er aan al jouw wensen wordt voldaan en hoe moeilijk het is om de software onder de knie te krijgen. Tijdens het project kun je regelmatig feedback op halen om te zien wat men ervan vindt, waardoor je een weloverwogen beslissing kunt maken. 

Lees hier meer over de Wet Kwaliteitsborging (WKB).

Stap 4: Aan de slag! 

De beste manier om iets te leren, is uiteindelijk door het gewoon te doen. Natuurlijk hoef je niet direct in het diepe te springen, maar breidt vanaf het proefproject de nieuwe manier van werken steeds verder uit naar de andere projecten. Door dit een voor een te doen, zorg je dat niemand overweldigd raakt en je de nieuwe software juist implementeert. Op die manier kun je goed de vinger aan de pols houden. Je zult zien dat de nieuwe manier van werken je tal van voordelen biedt en jouw projecten steeds gestroomlijnder lopen.