Een eerlijke vergelijking: Prostream en Google Drive

Samenwerken aan en in documenten, altijd beschikken over de actueelste data en informatie uit verschillende bronnen efficiënt delen en uitwisselen: het zijn zaken die enorm belangrijk zijn voor het welslagen van een bouwproject. Ze stroomlijnen het bouwproces, maar verlagen ook faalkosten in de uitvoerende fase van een bouwtraject.

Maar wil je met veel partijen gestructureerd samenwerken in een dynamische branche als de bouw? Dan heb je wel een goed document management systeem (DMS) nodig. Een van de vaakst gebruikte samenwerkingsplatformen is Google Drive. Het platform stelt je in staat om samen te werken in documenten, agenda’s en documenten te delen, en in Google Docs gemaakte documenten om te zetten naar bestandsformaten als Word en pdf. Een alternatief is Prostream, dat primair gericht is op de bouw- en maakindustrie, maar feitelijk binnen elke branche inzetbaar is.

Maar welke van de twee documentmanagementsystemen is nu de beste keus voor een projectleider in de bouw die meerdere projectteams aanstuurt, niet continu bezig wil zijn met brandjes blussen en grip wil krijgen op al zijn projecten? In dit artikel geven we je een indicatie aan de hand van een eerlijke vergelijking tussen Google Drive en Prostream.

Op deze pagina lees je alles over documenten managen.

Over Google Drive

Je kunt Google Drive eigenlijk zien als een virtuele harde schijf in de cloud. Met een Google-account kun je in Google Docs documenten online maken, openen, opslaan, bewerken en delen. Je kunt ze ook onderbrengen in verschillende mappen. Denk bijvoorbeeld aan aparte mappen per project voor bouwtekeningen, vergunningen, juridische documenten, planningen of lijsten met constructiematerialen. 

Daarnaast biedt Google Drive gebruikers de mogelijkheid om samen te werken aan en in documenten. Zit jij op kantoor terwijl je collega op de bouwplaats rondloopt? Geen probleem. Je kunt tegelijkertijd in het document aanpassingen doen en opmerkingen plaatsen. Wijzigingen worden bovendien direct opgeslagen, waardoor je nooit meer hoofdbrekens over versiebeheer hebt. Zo kunnen de projectleider en zijn team altijd snel aan de slag met de juiste documenten en belangrijkste taken. Google Drive is bovendien te gebruiken op zowel je klassieke desktop als mobiele apparaten.

Over Prostream

Prostream is een projectmanagementtool waarmee je online documenten beheert en processen uitvoert en bijhoudt, maar ook eenvoudig en plaatsonafhankelijk met collega’s of externen samenwerkt. Prostream is speciaal ontwikkeld door Pro4all op basis van de 20 jaar ervaring met Docstream in de bouwsector en aanverwante industrieën. Daarnaast vertrouwen we op de hulp van de nieuwste en slimste technologieën.  

Net als in Google Drive, kun je in Prostream ook historische versies terugkijken. Zo houd je alle bewerkingen en veranderingen nauwgezet bij. Omdat versienummers doorlopen, weet je altijd zeker dat je met de laatste stukken werkt. Wil je nog een stukje extra zekerheid inbouwen? Dan gebruik je in Prostream de QR-codescanner. Je plaatst met een enkele klik een QR-code op je document en scant die direct met je telefoon voor je begint aan het werk. Je krijgt dan direct op je scherm te zien of je met de meest recente versie werkt. 

Als je belt, krijg je direct iemand aan de telefoon.

Samenwerken met externe partijen in Prostream en Google Drive

Google Drive is primair gericht op het inrichten van een samenwerkingsstructuur binnen de eigen organisatie. Het is niet zo moeilijk om externe gebruikers inzage- en bewerkingsrechten toe te kennen, maar wel lastig om overzicht te houden wie je nu precies toegang hebt gegeven tot welke documenten en mappen. Daarnaast werkt Google Drive natuurlijk soepel samen met de andere producten van de techgigant zoals Gmail, Google Maps, Google Agenda en Meet. Veel handige functies gebruik je bovendien gratis.

Prostream is vanuit de basis vooral gericht op de bouwsector en maakindustrie. Omdat zeker bij bouwprojecten een belangrijke rol is weggelegd voor onderaannemers, is Prostream al van begin af aan gericht op het faciliteren van een goede samenwerking met externe partijen. Je geeft ze makkelijk en flexibel toegang tot alle documenten die belangrijk zijn voor het optimaliseren en stroomlijnen van (bouw)processen. Daarnaast is Prostream zo ingericht dat het versturen van zware grafische bestanden (bouwtekeningen, CAD-tekeningen) snel en soepel verloopt.

Prostream is dus een product dat specialistische nichefunctionaliteiten herbergt. Die features zijn eigenlijk alleen relevant voor de bouw en maakindustrie. Algemene partijen als Google (Drive) en Microsoft (SharePoint) bouwen die nooit.  

Support en afstand tot de klant in Prostream en Google Drive

Omdat Google een miljardenbedrijf is, beschikt het natuurlijk over enorme resources voor ontwikkeling en innovatie. De grootte van Google kan zowel een voordeel als nadeel zijn. Je profiteert in Google Drive automatisch van de nieuwste technologische updates. Tegelijkertijd is de support minder persoonlijk en ‘dedicated’ dan wanneer je werkt met een kleinere partij. Google heeft geen directe binding met de – voor hen – piepkleine Nederlandse bouwmarkt. Het bedrijf richt zich vooral op grote corporates en paid-mediabudgetten. Dat kan lastig zijn als je met een probleem zit dat om een snelle oplossing vraagt.  

De lijntjes naar de supportafdeling zijn bij Prostream een stuk korter dan bij Google. Als je belt, krijg je gelijk iemand aan de telefoon. Je werkt met een Nederlands systeem, in plaats van met een multinationaal product als Google Drive. Bij Prostream ben je verzekerd van een vast aanspreekpunt, iemand voor wie het normaal is om met een bouwhelm op samen met de klant een project ter plekke te bekijken.

Rechten en rollen in Prostream en Google Drive

Deel je een document met iemand in Google Drive? Dan kun je daar een drietal verschillende rollen aan verbinden: alleen lezen, suggesties doen of bewerkingsrechten toekennen. Als je met 500 documenten en 20 externe partijen werkt, is het vaak een crime om binnen die structuur het overzicht te bewaren. In Prostream kun je rollen ook zo verdelen dat niet iedereen elk bestand ziet. Zo kan een onderaannemer niet in de map van de directie gaan snuffelen, hebben sommige mensen alleen rechten om te lezen en kunnen anderen ook zaken aanpassen. 

Het gevaar bestaat dat die links gaan zwerven en uiteindelijk een keer in verkeerde handen vallen.

Security

Cybercriminaliteit is natuurlijk een hot topic in het digitale tijdperk waarin we leven. Data vormen tegenwoordig kostbare handelswaar. Bovendien gaan cybercriminelen steeds professioneler te werk. De hacker die hobbymatig opereerde vanuit de zolderkamer van zijn ouders, heeft inmiddels plaatsgemaakt voor criminele bendes die hun geld verdienen met het fulltime zoeken naar digitale kwetsbaarheden van bedrijven. 

Op het gebied van veiligheid zijn de uitgebreide technische en financiële resources van Google natuurlijk een voordeel. Het bedrijf investeert jaarlijks handenvol geld en een berg aan expertise in het beveiligen van zijn diensten. Aan de andere kant is Google een firma die erom bekendstaat veel gegevens van gebruikers te bewaren en verzamelen. Sterker, data van mensen doorverkopen om ze advertenties voor te schotelen is Google’s belangrijkste verdienmodel. 

Daarnaast berust het veilig verlenen van rechten in Google Drive grotendeels op het digitale veiligheidsbewustzijn van de gebruiker. Wil die een document delen? Dan stuurt hij of zij een link naar een of meerdere ontvangers waarin staat wat die met een document kunnen (alleen lezen, suggesties doen of bewerken). Het gevaar bestaat dat die links gaan zwerven en uiteindelijk een keer in verkeerde handen vallen.

In Prostream kun je linkjes beheren en ze bijvoorbeeld beveiligen met een wachtwoord. Het is ook mogelijk om de geldigheid te beperken met een tijdslot: de link is dan maar een beperkte periode, bijvoorbeeld een dag, week of maand, geldig. Net wat veiliger dus dan wat Google Drive aanbiedt.

Branchespecifieke functionaliteiten

Hoewel Google Drive gebruiksvriendelijk is en best een leuk spectrum aan handige samenwerkingstools biedt, is het wel een redelijk beperkt basisproduct. Het bestaat vooral uit documenten, spreadsheets en een mailfunctie. Dat is prima als je verder geen branchespecifieke features nodig hebt.

Prostream is speciaal ontwikkeld voor de bouw, een bijzonder dynamische branche die door specifieke uitdagingen zoals personeelstekorten, materiaalschaarste en hoge faalkosten vraagt om een geheel eigen aanpak. Je profiteert in Prostream bijvoorbeeld van de module kwaliteitscontrole. Of je nu werkt met bouwtekeningen of een simpele checklist, met de software die is gebouwd op de basis van Snagstream kun je als maker snel checken of je creatie aan het vereiste kwaliteitsniveau voldoet. 

Dat doe je door middel van het plaatsen van een ‘Snag’, waarin je met wat tekst, een foto en wellicht wat getekende pijltjes aangeeft waar het te verhelpen probleem zit. De persoon die het probleem moet oplossen, ontvangt een melding. De projectleider kan het overzicht over de Snags, én daarmee de voortgang van het project, in één oogopslag overzien zonder dat je hem lastigvalt met overbodige details.

Lees ook deze 5 tips voor documentbeheer in de bouw

Conclusie – Prostream en Google Drive

Google Drive en Prostream zijn allebei gebruiksvriendelijk, veilig en gericht op optimale samenwerking. Ze hebben bovendien hun waarde bewezen bij diverse organisaties. De twee hebben dan ook veel overeenkomsten. 

Maar naast die analogieën springen ook een paar verschillen in het oog.

• Als onderdeel van de Google-familie is Drive prima geïntegreerd met de andere bekende diensten van de techgigant. Bovendien is Google Drive gratis.
• Google Drive is heel algemeen inzetbaar, terwijl Prostream specifieke projectinrichtingen en functionaliteiten verschaft voor de bouwsector en maakindustrie.
• De support van Prostream is persoonlijker en zit dichter bij huis.

Moet je nu kiezen voor Prostream of Google Drive? Op die vraag is geen universeel antwoord te geven. Het hangt namelijk helemaal af van je eisen, wensen en omstandigheden. Ben je in je eentje of met 2 man en heb je geen specialistische features nodig? Dan voldoet Google Drive prima. Bedrijven met personeel die samenwerken met veel externe partijen en op zoek zijn naar branchespecifieke features, zijn daarentegen beter af met Prostream. Welk besluit je ook neemt, ga niet over één nacht ijs en kijk kritisch naar wat jij en je bedrijf, afdeling of project nodig hebben en welk DMS daar optimaal op aansluit.