Een cloudoplossing is dé oplossing voor de bouw in 2022

Geschreven door:

Stan Marks, januari 10, 2022

Ook de bouw ontkomt niet aan de digitalisering die onze maatschappij en economie in een rap tempo transformeert. Er is een toenemende hoeveelheid digitale informatie beschikbaar en de computerkracht neemt exponentieel toe. Daarnaast zijn er steeds meer geavanceerde digitale technologieën (AI, IoT, edge computing, datawetenschap) die het daglicht zien of in razendsnel tempo worden doorontwikkeld.

Als bouwbedrijven de – tegenwoordig ruim voorradige – technische mogelijkheden goed inzetten, is digitalisering niet alleen een uitdaging. Het is ook een kans om beter samen te werken, efficiënter te communiceren en makkelijker te voldoen aan de eisen (snel, veel en duurzaam bouwen) die de huidige markt stelt aan bouwbedrijven. Met een goed digitaal documentmanagementsysteem (DMS) maak je informatie bijvoorbeeld een stuk toegankelijker. 

Maar veel bouwbedrijven worstelen nog met de vraag hoe ze hun reis naar de digitale toekomst moeten maken. Gaan ze voor de cloud of kiezen ze ervoor om met een lokaal netwerk te (blijven) werken? Hoewel het best spannend kan zijn om de stap naar de cloud te maken, heeft het ontzettend veel voordelen. Lees verder waarom werken in de cloud in 2022, en de daaropvolgende jaren, de beste oplossing is voor bouwbedrijven.

Op deze pagina lees je alles over documenten managen.

Is een cloudoplossing wel iets voor mij?

Veel bouwbedrijven vinden de cloud nog iets spannends. Is het wel veilig genoeg? Verlies ik niet de controle over mijn IT-landschap en -diensten? En kan ik nog wel zelf bepalen waar ik mijn belangrijke en bedrijfskritische data neerzet? Deze vragen leiden vaak tot koudwatervrees. Sommige bedrijven durven de transitie naar cloud-first uiteindelijk toch niet aan en kiezen in plaats daarvan voor alternatieven als een lokaal netwerk of een lokaal gedeelde schijf. 

Dat is best zonde. In de begindagen van de cloud werden veiligheid en privacy nogal eens genoemd als redenen om voorzichtig te zijn met overstappen. Maar het medium heeft inmiddels het stadium van volwassenheid bereikt. Veel van de bovengenoemde argumenten (verlies van controle over data, gebrek aan veiligheid) tegen het intensief gebruiken van een cloudoplossing zijn in het huidige IT-klimaat niet langer overtuigend. 

Zeker in de bouw, waar je vaak te maken hebt met diverse partijen, is het belangrijk dat iedereen altijd snel toegang heeft tot de actueelste informatie.


De voordelen van een goede cloudoplossing

Goede bouw software levert talloze voordelen in vergelijking met een traditioneel lokaal netwerk. We zetten de belangrijkste voor je op een rij.

1. Beter en makkelijker documenten beheren en uitwisselen

Een documentmanagementsysteem in de cloud maakt het makkelijker om documenten uit te wisselen en gezamenlijk te bewerken. Documenten toevoegen en delen in je centrale informatieomgeving? De autorisatie van gebruikers regelen op document-, map- of projectniveau? En alle acties of wijzigingen binnen een document gelijk vastleggen? Met een DMS in de cloud is het allemaal een fluitje van een cent.

Werken in de cloud maakt ook automatisch versiebeheer mogelijk. Bouwprofessionals hoeven met een informatiemanagementsysteem in de cloud niet meer na te denken over de belangrijke vraag of ze wel de juiste versie voor zich hebben. Het doorspitten van diverse systemen en informatiesilo’s is niet meer nodig. Voortaan staan alle documenten op één centrale plek en werkt iedereen altijd met de laatste versie dankzij automatisch doorlopende versienummers. 

Zeker in de bouw, waar je vaak te maken hebt met diverse partijen (aannemers en onderaannemers binnen deelgebieden als keuken, sanitair, ruwbouw, tegels, vloeren en elektriciteit), is het belangrijk dat iedereen altijd snel toegang heeft tot de juiste en actueelste informatie. Een goed en flexibel documentmanagementsysteem is dan goud waard. Met een functionaliteit als smart search wordt het zoeken naar bestanden een stuk makkelijker, terwijl je grote bestanden of grote hoeveelheden documenten met een paar muisklikken verstuurt. Je hebt bovendien de mogelijkheid om ze te verzenden met een wachtwoord, zodat alleen de juiste personen ze kunnen lezen.  

2. Plaatsonafhankelijk werken

Een lokale schijf kun je weliswaar meenemen naar de bouwplaats, maar handig is het niet. Een DMS in de cloud zorgt er wél voor dat al je medewerkers en externe partijen eenvoudig op iedere locatie en elk apparaat (desktop, laptop, tablet, smartphone) toegang hebben tot actuele en belangrijke informatie. Het maakt daarbij niet uit of je werkt met tekstdocumenten of complexe 2D- of 3D-tekeningen. Wel zo handig. 

De lijntjes tussen het kantoor en de bouwplaats worden lekker kort, terwijl externe partijen zoals onderaannemers altijd zicht hebben op de laatste stand van zaken binnen een project. Zo til je de projectcommunicatie en samenwerking moeiteloos naar een hoger niveau.

Met een moderne cloudoplossing investeer je samen met talloze andere klanten in één partij die de beveiliging héél goed regelt.

3. Minder onderhoudswerk en -kosten

Met een SaaS-cloudoplossing hoef je ook minder tijd en geld te investeren in het onderhouden van je IT-landschap. Updates en veiligheidspatches installeren? Dat is de taak van de cloudprovider en gebeurt dus automatisch, zonder dat je zelf extra geld of mankracht hoeft te investeren. Bovendien hoef je met een cloudoplossing ook niet om de zoveel jaar je hardware te vervangen. De cloud biedt een hoge mate van ontzorging bij het up-to-date en AVG-proof houden van je IT-landschap.

4. Goede beveiliging

Met een moderne cloudoplossing investeer je samen met talloze andere klanten in één partij die de beveiliging héél goed regelt. Het beveiligingsniveau dat een grote en gespecialiseerde cloudleverancier levert, is meestal veel hoger dan de mate van beveiliging die je zelf in-house voor een lokaal netwerk kunt garanderen. Voor cloudproviders is het beheren van cloudoplossingen namelijk hun corebusiness. 

Deze IT-specialisten beschikken niet alleen over datacenters (in eigendom of gehuurd) die optimaal beveiligd zijn tegen brand en inbraak, maar ook over kwalitatief hoogwaardige veiligheidssoftware. Regelmatige updates fixen kwetsbaarheden en veiligheidslekken, voordat hackers ze kunnen exploiteren. Gaat het toch een keer mis? Dan biedt een goede cloudoplossing meer opties voor back-up en herstel dan een lokaal netwerk. 

5. Grote bestanden verwerken en versturen

In de bouw werk je vaak met grote bestanden. CAD-tekeningen of 3D-bouwplannen staan bijvoorbeeld gelijk aan heel wat MB’s. Die bestanden vanuit een lokaal netwerk versturen naar medewerkers in het veld of externe partijen is niet altijd even handig. Het kost veel tijd en ze komen niet altijd goed aan, bijvoorbeeld omdat veel mailboxen een limiet stellen aan de grootte van te ontvangen bijlagen.

Met een cloudoplossing heb je dat probleem niet. Iedere betrokkene bij een project kan op de bouwplaats, op kantoor of onderweg gedetailleerde bouwplannen en -tekeningen raadplegen in een handig en gebruiksvriendelijk informatie- en documentmanagementsysteem. Daarnaast is het ook mogelijk om opmerkingen te plaatsen op tekeningen en die te delen met collega’s en externe partners. 

Aandachtspunten bij cloudadoptie

Een cloudoplossing brengt bouwbedrijven veel voordelen. Maar er zijn wel wat aandachtspunten waar je rekening mee moet houden. Omdat een cloudoplossing alleen werkt als je online kunt, is het belangrijk om een provider te kiezen die een goede performance en betrouwbare uptime garandeert. 


Denk daarnaast goed na over je cloudstrategie. Als bouwbedrijf moet je controle hebben over wie welk document kan zien. Daar hoort een goed rollen- en toegangssysteem bij. Daarom kun je in een goed cloud-DMS de rollen van gebruikers beheren, zodat willekeurige externen bijvoorbeeld niet in de directiemap kunnen snuffelen.

 Wil je meer van deze handige tips ontvangen? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief.