Dokumentensets
Zusammengehörige Dokumente gemeinsam verwalten und als Einheit teilen: lückenlos und ohne dass etwas verloren geht
Auf einer Baustelle arbeiten Dutzende von Personen gleichzeitig mit denselben Zeichnungen, Berichten und Berechnungen. Das Problem ist nicht, dass Dateien fehlen – das Problem ist, dass unklar ist, welche Version zu welchem Zeitpunkt gilt, wer Zugriff darauf hat und ob sich zwischenzeitlich etwas geändert hat. Mit Dokumentensets in Prostream fassen Sie zusammengehörige Dokumentversionen zu einem kombinierten Ganzen zusammen. Sie entscheiden, wer Zugriff erhält, verfolgen den Verlauf und sperren das Set, sobald es abgeschlossen ist. So liefern Sie keine losen Dateien, sondern ein kontrolliertes Paket.
Die Vorteile von Dokumentensets
Zusammengehörige Dokumente gemeinsam aufbewahren
Eine Übergabe, eine Genehmigungsmappe oder ein Revisionsset umfasst immer mehrere Dokumente, die zusammengehören. Wenn diese über Ordner verteilt sind, suchen Sie ständig danach, was wohin gehört und ob noch alles vollständig ist. Mit Dokumentensets bündeln Sie die relevanten Versionen in einer Übersicht, ohne die Originaldokumente zu verschieben. Dieselbe Version kann in mehreren Sets enthalten sein, sodass kein Kopieren oder Duplizieren erforderlich ist.
Mit den richtigen Personen teilen
Nicht jedes Dokument ist für jeden bestimmt. Beim Erstellen eines Dokumentensets entscheiden Sie sofort, wer Zugriff hat: nur Sie selbst, bestimmte Projektmitglieder oder alle Projektbeteiligten. Arbeiten Sie mit externen Parteien wie Subunternehmern oder Lieferanten zusammen, möchten diese aber von einem bestimmten Set ausschließen? Dann schließen Sie externe Mitglieder einfach aus. So teilen Sie genau das, was Sie teilen möchten – und nur mit den Personen, die es sehen dürfen.
Änderungen jederzeit nachverfolgen
Ein Set ist selten statisch. Versionen werden aktualisiert, Dokumente hinzugefügt oder ersetzt. Prostream speichert den vollständigen Verlauf, sodass Sie jederzeit nachvollziehen können, was geändert wurde, wann und von wem. Wird eine Version aus dem Set entfernt oder das Originaldokument gelöscht, bleibt die Version im Set sichtbar, jedoch deaktiviert – inklusive Angabe, wer sie gelöscht hat und wann. Nichts verschwindet spurlos.
Das Set sperren, sobald es abgeschlossen ist
Ist das Set vollständig und genehmigt? Dann sperren Sie es. Ab diesem Zeitpunkt können keine Versionen mehr hinzugefügt oder entfernt werden. Das Set ist fixiert, der Inhalt ist festgelegt, und alle wissen: Das ist die endgültige Version. Der Ersteller des Sets kann es jederzeit wieder entsperren, falls Anpassungen erforderlich sind.
Antworten auf
Häufig gestellte Fragen zu Dokumentensets
Was genau ist ein Dokumentenset?
Ein Dokumentenset ist eine kuratierte Sammlung zusammengehöriger Dokumentversionen, zum Beispiel eine Übergabemappe, ein Revisionsset oder ein Genehmigungspaket. Die Originaldokumente bleiben an ihrem Platz; das Set verweist auf die jeweiligen Versionen. Dieselbe Version kann in mehreren Sets enthalten sein, und das Löschen eines Sets hat keinen Einfluss auf die Originaldokumente.
Wie erstellt man ein Dokumentenset?
Weitere Informationen zum Erstellen und Verwalten von Dokumentensets finden Sie in der Wissensdatenbank.
Das sagen die Kunden
Case studies
„Diese Zusammenarbeit ist ideal für uns“
Joost Tijssen, de Borgermeester
Heembouw verabschiedet sich von seinem lokalen Drive und engagiert sich voll für Prostream
„Alles ist für jeden und von überall aus zugänglich“.
Nicole van Est, Arbeitsplanerin bei Van Mourik Bouw B.V.
Wissensbasis
Möchten Sie mehr über Dokumentensets und ihre Funktionsweise erfahren? Alle Informationen finden Sie in unserer Wissensdatenbank.
Beliebte Features
Von Kunden genutzt
Dokumentaufgaben
Erstellen Sie eine Dokumentenaufgabe, damit die Ausführenden sofort wissen, um welche Dokumente es sich handelt.
Vorschau von Dateien
Möchten Sie ein Dokument schnell prüfen, ohne es gleich herunterladen zu müssen? Dann werfen Sie einen Blick auf die Vorschau. Egal, ob es sich um ein Bild, einen Text, eine Microsoft Office-Datei, eine PDF-Datei oder etwas anderes handelt, Sie können auf all Ihren Geräten einen schnellen Blick darauf werfen.
Intelligente Ansichten
Erstelle eine stets aktuelle Übersicht relevanter Dokumente innerhalb deines Projekts oder deiner Organisation.
Metadaten
Dank der Metadaten navigieren Sie mühelos durch riesige Mengen von Dokumenten, Zeichnungen und Daten. Sie finden genau das, was Sie brauchen, und haben sofortigen Zugriff auf den gesamten Kontext einer Datei.
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