What is project management?
Ein Projekt zu leiten ist sicherlich nicht immer einfach. Man muss Ressourcen planen, Fristen einhalten, verschiedene Aufgaben koordinieren und das richtige Gleichgewicht zwischen den Aktivitäten der verschiedenen Projektmitglieder halten. Und meistens muss dies auch noch im Rahmen eines bestimmten Budgets geschehen.
Die projektbezogene Arbeit erfordert daher eine gute Planung und ein ausgezeichnetes Projektmanagement. Wer hat welche Rolle? Wie werden wichtige Projektdaten und -ergebnisse ausgetauscht und besprochen? Und wie koordiniert man die Aktivitäten so, dass jeder Projektmitarbeiter das Beste aus ihnen herausholt? Die Antwort auf diese Fragen ist ein gutes Projektmanagement. In diesem Artikel erklären wir, was Projektmanagement ist, was es beinhaltet und wie man es anwendet. Nutzen Sie es zu Ihrem Vorteil und sorgen Sie dafür, dass Ihr nächstes Projekt ein durchschlagender Erfolg wird!
Bei einem guten Projektmanagement geht es darum, das perfekte Gleichgewicht zwischen den Interessen der verschiedenen Beteiligten, den Ressourcen, den Ergebnissen und den Abhängigkeiten zu finden.
Was ist Projektmanagement?
Projektmanagement (manchmal auch als Projektverwaltung bezeichnet) ist die systematische Durchführung und Verwaltung eines oder mehrerer Projekte. Es bedeutet, dass Sie ein Projekt von Anfang bis Ende strukturell verwalten. Dies umfasst mehrere Säulen, die sich darauf konzentrieren:
- Zeit. Welche Dauer ist für das Projekt vorgesehen? Und wann muss was realisiert werden?
- Kosten. Wie beschaffen und verwenden Sie das verfügbare Kapital? Was ist mit dem verfügbaren Budget möglich und was nicht?
- Umfang. Was ist der Umfang des Projekts? Welche Innovationen oder Veränderungen wird das Projekt hervorbringen? Und welche Teile der Organisation sind von dem Projekt betroffen?
- Qualität des Projekts. Wie stellen Sie sicher, dass alles nach Plan und gemäß den festgelegten Qualitätsanforderungen abläuft? Und wie stellen Sie sicher, dass das Projekt das gewünschte Ergebnis liefert?
Projektmanagement geht oft Hand in Hand mit Aufgabenmanagement. Sie unterteilen Projekte in kleinere, überschaubare Teile (Aufgaben, Aktivitäten oder Meilensteine). Diese Teilaufgaben werden nach Priorität auf einer Zeitachse angeordnet, wobei die Aufgaben mit der höchsten Priorität idealerweise zuerst bearbeitet werden. Mit Zeiterfassungsbögen können Sie genau verfolgen, wie lange jemand an einer bestimmten Aufgabe oder Projektkomponente arbeitet.
Bei einem guten Projektmanagement geht es darum, ein perfektes Gleichgewicht zwischen den Interessen der verschiedenen Beteiligten (Kunden, Partner, Teammitglieder, Direktoren), den Ressourcen (den für die Durchführung des Projekts erforderlichen Mitteln), den Ergebnissen (den von Ihnen produzierten Ergebnissen und Produkten) und den Abhängigkeiten (den Beziehungen zwischen den Aufgaben) zu finden.
Die Phasen des Projektmanagements
Der Projektmanagementprozess kann in mehrere Phasen unterteilt werden. In der Regel gibt es die unten aufgeführten Komponenten.
1. Initiierung und Start des Projekts
Die Projektleitung beginnt mit einer Sondierungsphase. Der Projektleiter bewertet die Idee und definiert, was das Projektteam erreichen und umsetzen muss. Passt sie zu unseren Werten und Kompetenzen? Können wir sie umsetzen? Und wird das Projekt einen zusätzlichen Nutzen bringen? Wenn diese Fragen bejaht werden, kann das Projektteam in Absprache mit den Beteiligten einen Projektplan erstellen und den Umfang und das Budget des Projekts festlegen.
2. Die Projektplanung
Auf die Startphase folgt die Projektplanung. Sie legen die Ziele fest, schätzen die Kosten ab und definieren die wichtigsten Ergebnisse. Ein Kommunikationsprotokoll beschreibt, wie die Projektmitarbeiter untereinander und mit den verschiedenen Beteiligten kommunizieren. Der Projektleiter erfasst alle Aufgaben und weist allen Beteiligten Arbeit und Termine zu.
3. Die Umsetzungsphase
Nach einem guten Start und der Planung des Projekts ist es an der Zeit, die Ausführung in Gang zu setzen. Dies ist oft der Moment, in dem sich ein Projekt entfaltet und für die Außenwelt sichtbar wird. Der Projektleiter organisiert sein Projektteam, setzt die richtigen Leute an den richtigen Stellen ein und weist allen Teammitgliedern die richtigen Ressourcen zu.
4. Kontrolle und Überwachung
Die Kontroll- und Überwachungsphase schließt sich nicht an die Umsetzung an, sondern läuft mehr oder weniger parallel dazu. Bei der Kontrolle und Überwachung geht es vor allem um die Überprüfung der Fortschritte und die Überwachung der langfristigen Ziele. Werden die Fristen konsequent eingehalten? Gibt es keine Budgetüberschreitungen? Und stimmt der Zeitplan noch? Planen Sie genügend Sitzungen ein, um sicherzustellen, dass das Projektteam auf Kurs bleibt.
5. Abschluss und Nachsorge
Wurden Ihre Ziele erreicht und ist das Projekt offiziell abgeschlossen? Dann empfiehlt es sich, der Nachsorge in Form einer gründlichen Projektevaluierung etwas mehr Aufmerksamkeit zu schenken. Was lief gut und nach Plan? Was hätte man besser machen können? Und was können Sie tun, damit zukünftige Projekte noch besser laufen? Mit einer guten Auswertung haben Sie eine noch bessere Grundlage für das Management künftiger Projekte.
Die Rollen des Projektmanagements
Projektmanagement ist sicherlich keine Ein-Mann-Show. Daran sind mehrere Personen beteiligt, die alle ihre eigene Rolle spielen.
Projektleiter
Der Projektleiter ist die Spinne im Netz. Er oder sie delegiert Aufgaben und Aufträge und ist sowohl für die strategische Planung als auch für die Durchführung des Projekts verantwortlich. Er ist also derjenige, der den Überblick über alle einzelnen Projektkomponenten und den Gesamtumfang behält. Ein guter Projektmanager ist ein ausgezeichneter Kommunikator, Planer, Problemlöser und Verhandlungsführer.
Projektträger
Der Projektsponsor ist in der Regel der wichtigste Entscheidungsträger innerhalb der Projektlandschaft. Er ist der Auftraggeber und Eigentümer des Business Case, d.h. der Mann oder die Frau aus der Kundenorganisation, die die Hauptverantwortung für den Erfolg eines Projekts trägt.
Teammitglieder
Dies sind die Mitarbeiter mit Fachwissen, die bei einem Projekt „den Unterschied machen“. Sie sind Experten für bestimmte Projektkomponenten und sind für die Fertigstellung und Lieferung des Projekts verantwortlich. Beispiele für Teammitglieder sind, je nach Branche und Projektinhalt, Entwickler, Designer, Auftragnehmer, Ingenieure oder Redakteure.
Aktive Interessengruppen
Der aktive Stakeholder ist jemand, der die Verbindung zwischen dem Projektteam und dem Kunden herstellt. Er oder sie hat einen Gesamtüberblick und fungiert als Brückenbauer.
Kunde
Der Kunde ist in der Regel die Organisation, die für das Projekt oder die Dienstleistung, die aus einem Projekt resultiert, bezahlt. Er ist nicht direkt für das Projektmanagement verantwortlich, hat aber natürlich Einfluss auf das Endergebnis, in der Regel über einen Product Owner.
Die Vorteile des Projektmanagements
Projektmanagement hat verschiedene praktische und prozessuale Vorteile. Es schafft Ordnung und Klarheit. Indem Sie die Projektaufgaben klar abbilden und visualisieren, vermeiden Sie, dass Sie wichtige Projektschritte vergessen oder übergehen. Indem Sie einen klaren Projektplan mit allen Aufgaben und einem eindeutigen Zeitplan aufstellen und dann Fristen, Aufgabenverantwortliche und andere wichtige Details hinzufügen, verwandeln Sie das, was leicht zu einem chaotischen Prozess werden könnte, in einen effizienten Prozess.
Durch die Festlegung klarer Rollen und Aufgaben sorgt das Projektmanagement auch dafür, dass die Arbeitslast effektiv auf Ihr Team verteilt wird. Niemand bekommt mehr als er bewältigen kann, und Sie nutzen die verfügbaren Ressourcen optimal aus. Gut definierte Ziele verbessern auch die Effektivität eines Projektteams. Das ist gut für die Qualität und verringert gleichzeitig das Risiko, dass jemand seine Energie für die falschen Aufgaben oder Ziele verschwendet.
Da das Projektmanagement auf einer strukturierten Arbeitsmethode beruht, bietet es auch Ansatzpunkte und Lernmöglichkeiten für die Zukunft. Man lernt sowohl aus Erfolgen als auch aus Misserfolgen. Wissen und Erfahrungen, die Sie nutzen können, um das nächste Projekt noch besser aufzusetzen und durchzuführen!
Projektmanagement wird mit den richtigen Tools einfacher
Dank der digitalen Revolution ist es heute einfacher denn je, das Projektmanagement mit den richtigen Tools in den Griff zu bekommen. Sie bieten eine zentrale Umgebung für die Zusammenarbeit, auf die sowohl die Projektmitarbeiter als auch die Beteiligten Zugriff haben und in der alle wichtigen Informationen und Dokumente zusammenlaufen. Mit den richtigen Planungswerkzeugen lassen sich auch Aufgaben und Aktivitäten leicht planen und in einen klaren Zeitplan gießen. Auf diese Weise wird das Projektmanagement zu einer strukturierten Tätigkeit, die Ihre Projekte und Prozesse auf ein höheres Niveau hebt!
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