Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist ein Verfahren oder System zur Verwaltung mehrerer Dokumente. Bei der Funktionsweise eines DMS geht es um die effiziente Organisation Ihres Informationsbedarfs und heutzutage in der Regel um die automatisierte Verwaltung von Dokumentenflüssen und deren Änderungen. Ziel ist es, mehr Ordnung und Übersicht in Ihre Informationslandschaft und Ihr Dateimanagement zu bringen, so dass die Mitarbeiter schneller und einfacher die richtigen Informationen finden, darauf zugreifen und sie gemeinsam nutzen können.
Warum ist ein Dokumentenmanagementsystem wichtig?
Dokumente sind die Grundlage für Ihr Unternehmen. Sie enthalten die wichtigen Informationen, die Ihre Prozesse steuern und das Unternehmen am Laufen halten. Dank der umfassenden Digitalisierung, die in den Unternehmen Einzug gehalten hat, verwalten Organisationen mehr Dokumente als je zuvor. PDFs, Word-Dokumente, Google Docs, Excel-Tabellen und – im Falle von technischen Unternehmen – grafische Dokumente wie BIM-Modelle und CAD-Zeichnungen. Ein gutes Dokumentenmanagementsystem gibt Ihnen die Kontrolle über Ihre Dokumente und Informationsflüsse.
Als Bauunternehmen ist es besonders wichtig, ein gutes DMS zu haben. Schließlich kann die Arbeit mit veralteten Informationen oder Zeichnungen viele Verzögerungen und Ausfallkosten verursachen. Prostream Docs ist ein DMS, das speziell für die Baubranche entwickelt wurde. Das System bietet alle Funktionen und Merkmale, die Sie für ein gutes Dokumentenmanagement benötigen, kombiniert mit Funktionen, die speziell auf die tägliche Praxis und die Herausforderungen der Baubranche zugeschnitten sind.
Wann und für welche Organisationen ist ein Dokumentenmanagementsystem wichtig?
Im Prinzip ist ein Dokumentenmanagementsystem für fast jede Organisation sinnvoll, denn jedes Unternehmen arbeitet mit allen Arten von Dokumenten, Berichten, Analysen und anderen Informationen. Speziell für die Baubranche ist ein gutes DMS sogar noch wichtiger, denn hier wird auch mit technisch anspruchsvollen Dokumenten gearbeitet, einschließlich BIM-Modellen. Hinzu kommt die Zusammenarbeit mit verschiedenen internen und externen Parteien, die alle Zugang zu bestimmten Informationen rund um ein Bauprojekt benötigen. Indem Sie allen beteiligten Baupartnern Zugriff auf einen definierten Teil Ihres DMS geben, können Sie Informationen effizient und sicher austauschen und bearbeiten.
Wie funktioniert ein DMS?
Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems erfolgt in mehreren Schritten.
Schritt 1: Bewertung der aktuellen Situation
Führen Sie Interviews und Umfragen unter den Kollegen – den künftigen Nutzern – durch, um zu verstehen, wie Dokumente derzeit verwaltet, gespeichert und abgerufen werden.
Schritt 2: Definieren Sie Ziele und Anforderungen
Ermitteln Sie die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Organisation, z. B. leichteres Auffinden von Dokumenten, bessere Sicherheit und Einhaltung des Qualitätssicherungsgesetzes (WKB).
Schritt 3: Arbeitsabläufe abbilden
Dokumentieren Sie die bestehenden Arbeitsabläufe und stellen Sie dar, wie diese mit einem DMS optimiert werden können.
Schritt 4: Auswahl des richtigen DMS
Evaluieren Sie verschiedene DMS-Lösungen auf der Grundlage von Funktionalitäten, Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und Kosten.
Schritt 5: Planen Sie die Implementierung
Beauftragen Sie einen Projektleiter, erstellen Sie einen Zeitplan für das Projekt und weisen Sie Ressourcen wie Budget und Personal zu.
Schritt 6: Konfigurieren und Testen des Systems
Konfigurieren Sie das System, importieren Sie Dokumente und führen Sie Testszenarien durch, um sicherzustellen, dass alles wie gewünscht funktioniert. Noch einfacher ist es, wenn Sie dies von Ihrem Lieferanten erledigen lassen.
Schritt 7: Schulung der Benutzer
Organisieren Sie Schulungssitzungen und stellen Sie den Mitarbeitern Handbücher zur Verfügung. Dies kann eine weitere wichtige Aufgabe für den Systemlieferanten sein.
Schritt 8: Überwachen und Optimieren
Überwachen Sie die Leistung des Systems, sammeln Sie Feedback von den Nutzern und führen Sie gegebenenfalls Verbesserungen ein.
Warum ein DMS? Die größten Vorteile
Es gibt verschiedene Gründe, warum ein DMS im digitalen Zeitalter notwendig ist. Zeit, sich die wichtigsten Vorteile einer solchen Lösung genauer anzusehen.
Weniger fragmentierte Informationen
Die Informationen, über die Organisationen oder Personen, die an einem Projekt beteiligt sind, verfügen, sind oft über viele verschiedene Systeme (Silos) verteilt, die separat verwaltet werden. Darüber hinaus handelt es sich in der Regel um eine bunte Vielfalt von Dateiformaten (PDF, Word, Excel, Grafikdateien). Ein DMS beseitigt diese Fragmentierung, indem es eine zentrale Informationsumgebung für alle Ihre Dokumente und Daten schafft. Alles befindet sich am selben Ort und ist für jeden zugänglich, der über die richtigen Rechte und Anmeldedaten verfügt.
Alle arbeiten mit der gleichen, aktuellen Version, so dass Missverständnisse und Fehlkommunikation ausgeschlossen sind. Auch der Austausch von Wissen macht mehr Spaß und ist einfacher, so dass Sie Projekte schneller und besser durchführen können.
Weniger Operationen
Ein DMS hilft Ihnen auch, die Anzahl der manuellen und fehleranfälligen Vorgänge zu reduzieren. Stundenlanges Abrufen, Abtippen, manuelles Senden, Drucken und Kopieren von Dokumenten? Vergessen Sie das. Mit einem DMS sind Ihre Dateien jederzeit über alle Kanäle verfügbar. Sie leiten Dokumente automatisch an die richtigen Personen weiter, ohne dass Sie ständig anrufen oder E-Mails hin- und herschicken müssen.
Bessere Archivierung
Ein DMS verbessert auch die Qualität Ihres Archivs. Sie können Dokumente problemlos mit einem bestimmten Projekt oder Thema verknüpfen. Denken Sie zum Beispiel daran, technische Informationen in einem Ordnersystem zu gruppieren, während Sie Informationen über Gesetze und Vorschriften an anderer Stelle ablegen. Auf diese Weise lassen sich Dokumente leichter und schneller auffinden, was Zeit und Geld spart.
Papierloses Arbeiten
Mit einem DMS können Sie weitgehend papierlos arbeiten. Die dicken Aktenordner gehören damit der Vergangenheit an. Ein digitales DMS ist nicht nur leichter zu durchsuchen als ein Papierarchiv, es ist auch besser für die Umwelt, weil Sie viel Papier einsparen. Und vergessen Sie nicht den zusätzlichen Platz, der im Büro frei wird…

Wie wähle ich das beste DMS-System für mein Unternehmen aus?
Die Auswahl eines guten Dokumentenmanagementsystems ist immer maßgeschneidert. Dennoch gibt es einige wichtige Parallelen zwischen den Benutzern. Daher ist es fast immer eine gute Idee, ein System zu wählen, das speziell für Ihre Branche entwickelt wurde. Schließlich haben Ihre Konkurrenten mit denselben Produkten, Prozessen und Herausforderungen zu tun wie Sie selbst. Daher gelten in der gesamten Branche die gleichen Bedürfnisse und Anforderungen. Wenn Sie eine Vorauswahl von Systemen getroffen haben, die zu Ihrer Branche passen, achten Sie auf spezifische Funktionalitäten, Benutzerfreundlichkeit, Kompatibilität mit Ihren eigenen Systemen, Integrationsmöglichkeiten, den zugrunde liegenden Helpdesk, Supportoptionen und den Preis. Gehen Sie kein Risiko ein und lassen Sie sich beraten. Wenn Sie jetzt einen Schritt zurücktreten, um eine gute Wahl zu treffen, wird Ihnen das in naher Zukunft sehr zugute kommen.
Prostream: ein DMS von und für das Baugewerbe
Ein DMS ist daher äußerst nützlich. Dokumentenmanagementsysteme sind als eigenständige Lösungen erhältlich, manchmal aber auch als Teil eines umfassenderen Softwarepakets. Denken Sie zum Beispiel an ein System, das auch ERP- und CRM-Funktionen bietet. Sie werden feststellen, dass viele Dokumentenmanagementsysteme recht allgemein gehalten sind. Sie enthalten allgemeine Funktionen für die Klassifizierung von Dokumenten, die Versionsverwaltung und die effiziente gemeinsame Nutzung und Speicherung von Informationen, lassen aber bestimmte wichtige Elemente vermissen, die für spezielle Branchen wie das Baugewerbe unerlässlich sind.
Prostream verbindet das Allgemeine mit dem Besonderen: alle Funktionen und Merkmale, die Sie von einem guten allgemeinen DMS erwarten, kombiniert mit einer Reihe von Funktionen, die speziell auf die Herausforderungen und Bedürfnisse von Bauunternehmen ausgerichtet sind. Denken Sie an das Folgende:
- Die Fähigkeit, große Dateien schnell und einfach zu versenden. Beispiele hierfür sind MB-Fresser, wie CAD-Zeichnungen, Gebäudemodelle und 3D-Zeichnungen.
- Sicherstellung der Qualität durch Fehler. Sehen Sie Abweichungen in einer Blaupause? Dann platzieren Sie einfach einen Haken auf der Zeichnung, um das Problem für alle sichtbar zu machen. Sie können für verschiedene Befunde unterschiedliche Vorlagen für Mängel erstellen. Zum Beispiel einen Mangel, einen Verbesserungsvorschlag oder eine Informationsanfrage.
- Verschiedene Möglichkeiten zur Abschirmung von Dateien und Dokumenten nach Ihren eigenen Wünschen. Dadurch wird verhindert, dass z. B. Subunternehmer Dokumente sehen, die nur für das Managementteam bestimmt sind.
- Ein integrierter BIM-Viewer (der Autodesk Forge 3D Viewer), mit dem Sie die Eigenschaften aller Objekte in einem Modell anhand der durchgeführten Berechnungen überprüfen können. Darüber hinaus ist es möglich, die einzelnen Elemente eines Gebäudes im Detail zu betrachten, indem die gezeichnete Konstruktion virtuell in verschiedene Teile zerlegt wird. Auch das Anfertigen von Querschnitten durch das 3D-Modell oder ein virtueller Rundgang durch ein Gebäude sind möglich.
Mit einem guten DMS heben Sie Ihr Dokumenten- und Informationsmanagement auf die nächste Stufe. Die Speicherung, Verarbeitung, Klassifizierung und gemeinsame Nutzung von Daten und Dateien wird einfacher und findet in einer zentralen Umgebung statt.
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