Software für Wohnungsgesellschaften
Software, die die Herausforderungen von Wohnungsbaugesellschaften versteht
Wohnen – oder der Mangel daran – ist heute etwas, das uns alle betrifft. Die Wohnungsbaugesellschaften stehen daher vor einer Reihe komplexer Herausforderungen. Ganz oben auf der Liste stehen die Knappheit an verfügbarem Wohnraum und die Nachhaltigkeit in großem Maßstab.
Wir sehen die Wohnungsknappheit, ein Problem, das das tägliche Leben der Menschen beeinflusst. Wir sehen auch die Notwendigkeit von Nachhaltigkeit in großem Maßstab. Es ist nicht mehr nur ein Ideal, sondern eine Verpflichtung für Wohnungsbaugesellschaften, ihr Immobilienportfolio umweltfreundlicher zu gestalten und zu einer nachhaltigeren Zukunft beizutragen. Dies setzt die Wohnungsunternehmen unter Druck, schnell und strategisch zu handeln.
Hinzu kommen die täglichen Herausforderungen bei der Kommunikation mit den Bewohnern, der Ausarbeitung von Verträgen, der Durchführung von Kalt- und Warmwasseruntersuchungen und der Verwaltung von Auftragnehmern und Servicepersonal. Um die Kommunikation und den Dokumentenfluss im Zusammenhang mit diesen Aktivitäten zu verwalten und zu rationalisieren, benötigen Sie ein digitales und benutzerfreundliches System zur Erfassung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten. Dies erhöht die Effizienz, verringert das Fehlerrisiko und verbessert die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Bewohnern, Auftragnehmern und Servicepersonal.
Hochwertige Software für Wohnungsbaugesellschaften erfüllt die praktischen und betrieblichen Anforderungen von Wohnungsbaugesellschaften. Aber was genau ist Software für Wohnungsbaugesellschaften? Was sind die Vorteile? Und warum ist Software ideal für Sie als Wohnungsunternehmen? Lesen Sie im Folgenden die Antworten auf diese wichtigen Fragen.
immer richtig
Welche Funktionen bietet die Software für Wohnungsbaugesellschaften?
Formulare
Stellen Sie Formulare und Checklisten nach Ihren Bedürfnissen zusammen. Prostream weiß genau, was Sie tun, und sorgt dafür, dass Sie nie eine Frage zu viel oder zu wenig beantworten.
Snags
Im Falle von Unstimmigkeiten können Sie einfach einen Snag auf einer Zeichnung setzen. Erstellen Sie verschiedene Standardvorlagen für verschiedene Snags; handelt es sich um einen Mangel, eine Verbesserung oder eine Informationsanfrage? Sie entscheiden.
Dashboard
Die intelligenten Dashboards von Prostream sorgen dafür, dass Sie stets einen Überblick über alle Ihre Projekte haben. Auf diese Weise erhalten Sie Ratschläge, wie Sie während Ihres aktuellen Projekts, aber auch für künftige Projekte, Gewinne erzielen können.
Zeichnungen
Untersetzer sind Zeichnungen, auf denen Sie Snags, Formulare oder Runden platzieren können. Auf diese Weise sind diese Aufgaben mit einem physischen Ort verbunden.
Intelligente Suche
Prostream hilft Ihnen nicht nur bei der Suche nach einer Datei, sondern auch bei der Betrachtung ihres Inhalts. So können Sie genau so suchen, wie Sie es für richtig halten. Schließlich ist ein Dokument nicht wie das andere.
Metadaten
Dank der Metadaten navigieren Sie mühelos durch riesige Mengen von Dokumenten, Zeichnungen und Daten. Sie finden genau das, was Sie brauchen, und haben sofortigen Zugriff auf den gesamten Kontext einer Datei.
Dateiaustausch
In Prostream können Sie Ihre Dateien problemlos mit Projektmitgliedern, aber auch mit Nicht-Prostream-Benutzern gemeinsam nutzen.
Automatische Versionsverwaltung
Arbeiten Sie dank der automatisch fortlaufenden Versionsnummern immer mit der neuesten Version eines Dokuments. Historische Versionen werden nur dann angezeigt, wenn Sie eine Aktion durchführen, so dass Sie immer mit dem neuesten Dokument arbeiten.
Einige der Wohnungsbaugesellschaften, die unsere Software nutzen
Herausforderungen für Wohnungsbaugesellschaften
Der Sektor der Wohnungsbaugesellschaften ist dynamisch und steht vor einer Reihe von Herausforderungen. Es ist an der Zeit, einen Blick auf die wichtigsten Herausforderungen zu werfen, mit denen Wohnungsbaugesellschaften konfrontiert sind.
Wohnungsknappheit
Es ist keine Neuigkeit mehr, dass es einen enormen Wohnungsmangel gibt, vor allem in städtischen Gebieten. Die Inflation ist in die Höhe geschnellt, aber viele Gehälter haben damit nicht Schritt gehalten. Infolgedessen ist die Zielgruppe für den (sozialen) Mietsektor größer geworden. Hinzu kommt, dass das Wohnungsangebot in den letzten Jahren sogar zurückgegangen ist, weil die Wohnungsbaugesellschaften Häuser verkaufen mussten. Einfach mehr Wohnungen zu bauen, ist leider keine Option: nicht nur wegen der Stickstoffkrise, sondern auch, weil nicht genügend Grundstücke zur Verfügung stehen, die Kosten für Baumaterialien gestiegen sind und es schwierig ist, geeignetes Personal zu finden. Als ob das nicht schon genug wäre, ist die Bezahlbarkeit eine weitere Herausforderung. Alles ist teurer geworden, und das bekommen die Unternehmen natürlich zu spüren, nicht nur beim Bau, sondern auch bei der Renovierung, Erhaltung und Wartung. Aber die höheren Kosten können nicht einfach auf die Bewohner abgewälzt werden.
Größere Renovierungen und Nachhaltigkeitsprojekte
Renovierungen und Nachhaltigkeitsmaßnahmen erfordern von den Wohnungsbaugesellschaften ein Gleichgewicht zwischen der Verbesserung der Energieeffizienz und der Sicherstellung von bezahlbarem Wohnraum einerseits und der Datenverarbeitung, der Verwaltung von Unterlagen und der Einhaltung von Vorschriften andererseits. Dies erfordert Investitionen in Programme zur Verwaltung von Informationen über Projekte, Bauvorschriften und vertragliche Verpflichtungen, zusätzlich zu den erheblichen Kosten für größere Sanierungsprojekte und die Umsetzung nachhaltiger Maßnahmen. Darüber hinaus erfordern komplexe Sanierungs- und Nachhaltigkeitsprozesse strukturierte Checklisten, um sicherzustellen, dass alle Schritte korrekt durchgeführt werden.
Planmäßige regelmäßige Wartung
Die regelmäßige planmäßige Instandhaltung ist auch für Wohnungsbaugesellschaften eine Herausforderung, da sie ein Gleichgewicht zwischen der Erhaltung der Bewohnbarkeit und des Wertes des Immobilienportfolios und den erforderlichen finanziellen Investitionen erfordert. Die Koordinierung regelmäßiger Instandhaltungsmaßnahmen für ein breites Spektrum von Wohnungstypen und -zuständen erfordert nicht nur einen erheblichen finanziellen Einsatz. Sie erfordert auch ein hohes Maß an Organisation und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, um die Bewohner rechtzeitig zu informieren und Unannehmlichkeiten zu minimieren. Schließlich spielt die Datenverarbeitung durch Aufzeichnungen eine entscheidende Rolle bei der Rationalisierung dieses Prozesses und bei der Entscheidungsfindung in Kenntnis der Sachlage.
Es handelt sich um eine All-in-One-Lösung, die das Dokumentenmanagement nahtlos in die Kommunikation zwischen Anwohnern, Bauunternehmern und Installateuren integriert.
Software für Wohnungsbaugesellschaften
Bausoftware für Wohnungsbaugesellschaften hilft ihnen, die vielfältigen Herausforderungen, denen sie sich täglich stellen müssen, erfolgreich zu meistern. Unzählige Dokumente durchlaufen die komplexe Welt der Wohnungsbaugesellschaften. Denken Sie an die Fülle von Verträgen, Mietverträgen, Wartungs- und Reparaturangeboten, Rechnungen und eine Vielzahl von Dateiformaten wie Zeichnungen, Word- und PDF-Dokumente. Außerdem müssen Sie als Organisation den Schriftverkehr mit den Bewohnern sowohl digital als auch in Papierform abwickeln. Durch den Einsatz von Software erhalten Sie Zugang zu einem integrierten und bequemen Softwarepaket, das Ihre Dokumentenverwaltung organisiert und die Kommunikation mit Bewohnern, Installateuren und Handwerkern optimiert.
Der Einsatz einer modernen Software ist der Schlüssel zu einem organisierten Vorgehen. Sie bietet eine All-in-One-Lösung, die das Dokumentenmanagement nahtlos in die sonstige Kommunikation zwischen Bewohnern, Bauunternehmern und Installateuren integriert. Diese Software wird als Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder gemeinsame Datenumgebung (CDE) bezeichnet. Unabhängig von der Bezeichnung ist das Ziel dasselbe: die richtigen Dokumente zur richtigen Zeit verfügbar zu machen.
Mit der Software haben alle Beteiligten die wichtigsten Informationen immer und überall zur Hand. So können Wohnungsbaugesellschaften ihr Dokumentenmanagement rationalisieren und organisieren, was zu einem effizienten und problemlosen Betrieb führt.
Was sollten Sie als Wohnungsbaugesellschaft bei der Auswahl der Software beachten?
Auf dem Markt gibt es eine riesige Auswahl an Software. Das macht es für eine Wohnungsbaugesellschaft schwierig, die richtige Software zu wählen. Sie können sich zum Beispiel für eine „Punktlösung“ entscheiden, also eine Software, die einen ganz bestimmten Teil des Bauprozesses unterstützt. Es gibt aber auch allgemeinere Software, die Sie für mehrere Teile des Bau- und Verwaltungsprozesses verwenden können.
Wie auch immer Sie sich entscheiden, Ihre Wahl sollte mindestens die folgenden Anforderungen erfüllen:
Flexibel
Wohnungsbaugesellschaften müssen sich mit regelmäßig wechselnden Rechtsvorschriften, veränderten Anforderungen und Beschwerden von Bewohnern auseinandersetzen. Die Software muss flexibel sein und es Ihnen ermöglichen, angemessen und schnell zu reagieren. Auf diese Weise können Sie weiterhin die Vorschriften einhalten und einen guten Service bieten.
Überblick über die Daten
Innerhalb der Software müssen alle Daten verknüpfbar und beziehbar sein. Nur so erhalten Sie den kompletten Überblick, den Sie als Wohnungsunternehmen brauchen.
Unterstützen
Die Software sollte nicht nur Sie als Wohnungsbaugesellschaft unterstützen, sondern auch den Rest der Kette: von der Entwicklung neu gebauter Komplexe über die Übergabe und Übergabe an die Bewohner bis hin zur regelmäßigen Wartung und Beantwortung von Fragen der Bewohner.
Zusammenarbeiten
Die Software sollte es Ihnen als Wohnungsbaugesellschaft ermöglichen, mit allen beteiligten Parteien einfach zu kommunizieren. Von der Entwicklung, Fertigstellung und ersten Schlüsselübergabe bis hin zu MYMP und Implementierung.
Die Vorteile von Software für Wohnungsbaugesellschaften
Mit der richtigen Software können Wohnungsbaugesellschaften den Überblick über laufende Renovierungen, Nachhaltigkeit, Bewohner und Wartung behalten. Im Handumdrehen haben Sie die Daten für jeden Wohnkomplex, jede einzelne Wohnung und jede Einrichtung zur Hand.
Mit einer guten Software sind Sie auch bei unerwarteten Reparaturen in einer besseren Position. Sie haben alle Informationen auf Knopfdruck zur Hand. Der Auftragnehmer kann sofort die richtigen Teile herbeischaffen und die Arbeit schneller erledigen. So schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe: niedrigere Kosten und zufriedenere Bewohner.
Effizientere Bauüberwachung
Software ist ein wichtiges Bindeglied bei der Optimierung des Baumanagements, das im Kampf gegen den Wohnungsmangel von entscheidender Bedeutung ist. In Szenarien, in denen Projekte aufgrund von Herausforderungen wie der Stickstoffkrise oder Kapazitätsengpässen für längere Zeit ins Stocken geraten, bietet Software einen detaillierten Überblick über den Projektstatus und ermöglicht es den Teams, nahtlos an frühere Fortschritte anzuknüpfen. Diese Effizienz führt zu einer Beschleunigung der Bauprozesse und einer schnelleren Lieferung.
Die Software erleichtert auch den Überwachungsprozess, indem sie es den Bauleitern der Wohnungsbaugesellschaften ermöglicht, den Baufortschritt genau zu überwachen und ihre Beobachtungen direkt mit den Auftragnehmern zu teilen. Durch die Möglichkeit, den Fortschritt aufzuzeichnen, können die Büroteams die Entwicklungen auf der Baustelle in Echtzeit verfolgen. Dies fördert die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen der Wohnungsbaugesellschaft als Auftraggeber und den Auftragnehmern.
Ein Projekt pro Cluster erstellen, jedes Haus einzeln betrachten
Moderne Software bietet Wohnungsbaugesellschaften ein leistungsfähiges Instrument für die Entwicklung groß angelegter Projekte für ganze Stadtviertel und Wohngruppen, wobei jede einzelne Wohnung als separate Runde erfasst wird. Dies ist besonders für groß angelegte Nachhaltigkeits- und Sanierungsprojekte von unschätzbarem Wert.
Erwägen Sie ehrgeizige Initiativen, um ganze Stadtteile mit neuen Fensterrahmen, verbesserter Isolierung, modernisierten Bädern/Küchen/Toiletten (BKT) und allgemeiner Nachhaltigkeit mit Isolierung, Hohlwandisolierung, Bodenisolierung, Dachisolierung, Sonnenkollektoren und Wärmepumpen auszustatten.
Die Software bietet die Möglichkeit, nicht nur die aktuellen Energielabels der Häuser zu erfassen, sondern auch, welche Energielabels sie haben sollten, welche spezifischen Maßnahmen erforderlich sind, um dies zu erreichen, und wie das aktuelle neue Energielabel lautet. Dies kann auf Projektebene für das gesamte Viertel oder den Wohnkomplex abgebildet werden, wobei gleichzeitig jedes Haus als einzelne Runde dargestellt wird. Dies trägt zu einem optimierten Ansatz für Nachhaltigkeit oder Sanierung auf Quartiersebene bei, ohne die einzelnen Häuser aus den Augen zu verlieren.
Viele Aufnahmen, viele Zwecke
Die Software bietet Wohnungsbaugesellschaften ein vielseitiges Instrument zur Erleichterung verschiedener (warmer und kalter) Aufzeichnungen mit unterschiedlichen Zwecken. Zu diesen Erfassungen gehören nicht nur die bereits erwähnten Renovierungen, Erhaltungsmaßnahmen und geplanten Instandhaltungen, sondern auch Mietübertragungen zwischen ausscheidenden und neuen Bewohnern, Asbestsanierungen, Beschwerdeerfassungen und Zählerstände. Die Software ermöglicht einen strukturierten Überblick sowohl auf der Ebene von Wohnclustern oder Quartieren als auch auf der Ebene einzelner Wohnungen. Dies ermöglicht eine effiziente Verwaltung und Überwachung aller Aufzeichnungen.
Erstellen von Berichten pro Eigenschaft und pro Cluster
Moderne Software ermöglicht es Wohnungsbaugesellschaften, auf einfache Weise Berichte auf der Grundlage relevanter Dokumente und Unterlagen zu erstellen. Sowohl für einzelne Objekte als auch für Stadtteile oder Wohngruppen. Diese Berichte werden aus den gesammelten Daten generiert und können in einer Vielzahl von Formaten erstellt werden. Dazu gehören detaillierte Excel-Tabellen für quantitative Analysen und interne Übersichten sowie einfach zu verteilende PDF-Dateien, die an Bewohner und Auftragnehmer weitergegeben werden können.
Die Software vereinfacht den Prozess der Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Quellen und Aufzeichnungen und ermöglicht es Wohnungsbaugesellschaften, genaue und aufschlussreiche Berichte zu erstellen. Diese Berichte sind eine wertvolle Informationsquelle für die Entscheidungsfindung, eine transparente Kommunikation und eine effektive Verwaltung des Immobilienportfolios.
Ein DMS mit einer klaren Unterscheidung zwischen interner Organisation (Ordnerstruktur) und Projekten (Projektstruktur)
Ein DMS, das zwischen einer internen Ordnerstruktur und einer Projektstruktur pro Projekt unterscheidet, ist eine wertvolle Lösung für Wohnungsbaugesellschaften. Ein solches DMS bietet einen strukturierten Ansatz, um sowohl wichtige interne Dokumente als auch Projektdokumente wie MYMP, MYOB, Aufzeichnungen und Berichte zu verwalten. Auch Aufgaben und Workflows können direkt mit diesen verknüpft werden, so dass klar ersichtlich ist, wer was wann zu tun hat. Auf diese Weise können Wohnungsunternehmen die interne Organisation in Ordnung halten und gleichzeitig Projekte übersichtlich verwalten. So hilft das System sowohl bei der Bewältigung des Tagesgeschäfts als auch bei größeren, längerfristigen Projekten.
Rationalisierte Kommunikation
Software rationalisiert die Kommunikation zwischen allen Beteiligten. Sie müssen sich nicht mehr durch endlose E-Mails wühlen oder am Telefon sitzen und versuchen, alle über die neuesten Daten und Dokumentversionen auf dem Laufenden zu halten. Jeder kann sich einfach an eine zentrale Stelle wenden, wo alle Informationen übersichtlich und bequem gespeichert sind. Das Ergebnis? Ein guter Service für die Bewohner und eine einwandfreie Immobilienverwaltung, ohne den Aufwand einer ständigen Hin- und Her-Kommunikation.
Das Ergebnis? Ein guter Service für die Bewohner und eine einwandfreie Immobilienverwaltung ohne den Aufwand einer ständigen Hin- und Her-Kommunikation.
Kurz gesagt: Die richtige Software ermöglicht es Wohnungsunternehmen, übersichtlich und effizient zu arbeiten. Ob Sie als Unternehmen:
- Sie bauen ein neues Projekt;
- Sie renovieren ein Projekt;
- Nachhaltigkeitsmaßnahmen anwenden;
- Instandhaltung durchführen;
- Transfers mit ausscheidenden und neuen Bewohnern durchführen müssen;
- Sie müssen für Dienstleistungen oder unerwartete Beschwerden ausrücken.