Metadaten und Tags
Mit Metadaten erfahren Sie mehr über Ihre Dokumente.
Metadaten sind Daten, die die Merkmale bestimmter Daten beschreiben. Sie sind eigentlich Daten über Daten. Mit Metadaten geben Sie Dokumenten einen wertvollen Kontext. Mit Hilfe von Sets stellen Sie sicher, dass alle Dokumente in einem Ordner mit zusätzlichen Eigenschaften (Elementen) versehen werden, die für Ihr Projekt relevant sind.
Was sind Metadaten und Tags?
Wenn Sie Ihren Ordnern und Dokumenten Tags und Metadaten zuweisen, folgen diese automatisch den Schritten in Ihrem Projekt. Kein manuelles Ziehen und Ablegen, ein Tag reicht aus.
Wie funktionieren Metadaten und Tags?
Erstellen Sie Elemente, um Metadatensätze zu erstellen und sie an Ihre Ordner und Dokumente anzuhängen.
Ein Metadatenelement ist ein Feld mit einer bestimmten Art von Wert. Denken Sie beispielsweise an ein Zahlenfeld, ein Datumsfeld oder ein Textfeld. In Prostream gibt es eine Reihe von Elementtypen: Datum, Zahl, Ja/Nein-Option, Wahlmöglichkeit, Status und Text.
Beim Anlegen eines neuen Metadatenelements wählen Sie aus, welcher Typ für Ihr Element gilt. Metadatenelemente sind erforderlich, um einen Metadatensatz zu erstellen.
Was sind die Vorteile von Metadaten und Tags?
Durch das Hinzufügen von Metadatenelementen und -sets können Sie Ordnern und Dokumenten eine noch persönlichere Note verleihen. Außerdem lassen sich die Daten so leichter finden.
DAS WAR NOCH NICHT ALLES.
Dies macht die Zusammenarbeit
ein Kinderspiel.
Visueller Kontext
Untersetzer sind Zeichnungen, auf denen Sie Snags, Formulare oder Runden platzieren können. Auf diese Weise sind diese Aufgaben mit einem physischen Ort verbunden.
Vorschau von Dateien
Möchten Sie ein Dokument schnell prüfen, ohne es gleich herunterladen zu müssen? Dann werfen Sie einen Blick auf die Vorschau. Egal, ob es sich um ein Bild, einen Text, eine Microsoft Office-Datei, eine PDF-Datei oder etwas anderes handelt, Sie können auf all Ihren Geräten einen schnellen Blick darauf werfen.
Intelligente Prozesse
Um aus jedem Projekt ein Meisterwerk zu machen, wollen Sie das Rad nicht immer wieder neu erfinden. Deshalb fasst Prostream Aufgaben, die in einer festen Reihenfolge auszuführen sind, in einem Verfahren zusammen, damit Sie es bei jedem Projekt wieder verwenden können.
Intelligente Ordner
In Prostream können Sie neben einer normalen Ordnerstruktur auch intelligente Ordner verwenden, die automatisch mit Dokumenten auf der Grundlage von Typen oder Tags gefüllt werden.