Heembouw verabschiedet sich von seinem lokalen Drive und engagiert sich voll für Prostream

Heembouw ist ein führender Akteur in der Baubranche, der für seine Kompetenz in der Entwicklung, Planung, Realisierung und Instandhaltung von Geschäftsgebäuden, Bürokomplexen und Wohnungen bekannt ist. Mit drei Niederlassungen in den Niederlanden hat sich dieses Unternehmen von einem lokalen Familienbetrieb zu einem preisgekrönten Unternehmen entwickelt. Heembouw ist unternehmensweit von Docstream auf Prostream umgestiegen und hat sich damit auch von seinem lokalen Netzlaufwerk verabschiedet. Heembouw verwendet nun Prostream als Dokumentenmanagementsystem für alle Projekte. Das gilt für alle Dokumente, auch für Modelle. In diesem Fall können Sie lesen, wie sie diesen Prozess erlebt haben.

Über Heembouw

Das 1939 gegründete Unternehmen hat sich zu einer vielseitigen Baufirma entwickelt. Als sich entwickelnder Bauherr schafft es Orte, an denen sich Menschen aufhalten möchten. Der menschliche Aspekt spielt eine große Rolle in ihrem Betrieb. Mit Standorten in Roelofarendsveen, Berkel en Rodenrijs und Breda hat das Unternehmen eine starke Präsenz im niederländischen Bausektor.

Herausforderungen

Wie viele Bauunternehmen kämpfte Heembouw vor der Implementierung von Prostream mit einer fragmentierten Dokumentenmanagement-Landschaft. Dies führte zu Ineffizienzen und Zeitverschwendung aufgrund der Verteilung von Projektdaten auf verschiedene Plattformen und Speicherorte. Man denke an lokale Speicher, Netzlaufwerke, E-Mails, OneDrive und Sharepoint-Lösungen. Darüber hinaus nutzte Heembouw auch Docstream, aber aufgrund der fehlenden Vorschau- und/oder Bearbeitungsfunktion des Programms wurden die Dateien noch zu oft heruntergeladen und lokal gespeichert. Das Unternehmen suchte nach einer Möglichkeit, alle Projektphasen – von der kommerziellen Phase bis zur Nachbetreuung – effizienter in einer einzigen Softwarelösung zu verwalten und zu rationalisieren. Dabei war es wichtig, dass auch die Zusammenarbeit mit externen Parteien unterstützt wird.

Wir werden mit voller Geschwindigkeit in Prostream arbeiten. Das sollte mit allen Funktionen funktionieren, die wir jetzt in Prostream haben.

Die Lösung

Die Entscheidung für Prostream

Heembouw arbeitete bereits mit Docstream, dem Vorgänger von Prostream. Als Heembouw 2019 begann, mit Docstream zu arbeiten, versuchte das Unternehmen, alle Projektdaten in Docstream zu verwalten. Dies erwies sich in der Praxis jedoch als schwierig. Björn Bouwmeester, Informationsanalyst bei Heembouw, sagt: „An einigen Stellen in der Organisation wurde das sehr gut aufgenommen, an anderen Stellen waren wir noch etwas halbherzig.“

Für Heembouw war das jedoch kein Grund, aufzugeben. „Ich denke, es war ein großer und mutiger Schritt, und teilweise ist dieser Schritt mit Docstream gelungen. Wir haben die Migration von Docstream zu Prostream jetzt dazu genutzt, um zu sagen, dass wir jetzt alle Daten übertragen. Wir werden jetzt einfach alles in Prostream ablegen. Wir setzen das lokale Netzlaufwerk für alle Projektdaten auf schreibgeschützt, dann können wir dort nichts mehr bearbeiten. Wir werden mit voller Geschwindigkeit in Prostream arbeiten. Das sollte mit allen Funktionen funktionieren, die wir jetzt in Prostream haben.“

Implementierung

Heembouw implementierte Prostream sorgfältig auf der Grundlage einer gründlichen Vorbereitung und von Testsitzungen zusammen mit Pro4all. Sie sorgten für einen reibungslosen Übergang von ihren bestehenden Systemen zu Prostream, wobei der Benutzerschulung und dem Änderungsmanagement besondere Aufmerksamkeit gewidmet wurde. Mehr dazu können Sie in diesem Blog lesen.

Häufig genutzte Funktionen

Die wichtigsten Funktionen von Prostream, die Heembouw nutzt, sind:

Resultate

Ergebnisse

Mit Prostream hat Heembouw erfolgreich eine neue Arbeitsweise in ihrer Organisation eingeführt. Nachdem alle Daten an einem Wochenende im November 2023 von Docstream auf Prostream übertragen wurden, verwaltet Heembouw alle seine Projekte von der kommerziellen Phase bis zur Nachbetreuung vollständig in Prostream. Dies führt zu einer erhöhten Effizienz und einer verbesserten Zusammenarbeit.

Was sagt Heembouw selbst dazu?

Björn Bouwmeester, Informationsanalytiker bei Heembouw: „Mit Prostream kommt man zu einem modernen Look and Feel. Man hat einfach eine Menge Vorteile. Wir hatten nie wirklich Bedenken, ob wir die Organisation mit ins Boot holen können. Das zeigt sich jetzt auch nach der Inbetriebnahme, dass eigentlich jeder sehr leicht mit Prostream arbeiten kann. Sie nehmen es einfach auf.“

Fazit

Die Fallstudie von Heembouw veranschaulicht, wie Prostream eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung des Dokumentenmanagements und der Rationalisierung der Zusammenarbeit sowohl intern als auch extern spielt. Mit der Einführung von Prostream konnte Heembouw die Effizienz und die Zusammenarbeit deutlich verbessern. Die Digitalisierung war der erste Schritt, mit Prostream kann Heembouw nun Gas geben.