Bausoftware für Immobilienverwalter und Facility Manager
Bausoftware, die die Herausforderungen von Immobilienverwaltern und Facility Managern versteht
Eine erfolgreiche Immobilienverwaltung und ein erfolgreiches Facility Management sind mit einer großen Verantwortung verbunden und erfordern ein breites und fundiertes bauliches und rechtliches Wissen. Darüber hinaus müssen Sie als Immobilienverwalter oder Facility Manager über die notwendigen Managementfähigkeiten und soziale Kompetenz verfügen.
Kommunikation ist für Immobilien- und Facility Manager Voraussetzung und Herausforderung zugleich. Schließlich stehen Sie in diesen Funktionen in intensivem Kontakt mit einer Vielzahl von Parteien und Personen. Da sind natürlich die Mieter, die Ihre Immobilien nutzen, aber auch das Servicepersonal und die Baufachleute, die für die Instandhaltung und gegebenenfalls die Renovierung der Immobilien zuständig sind.
Um den Kommunikations- und Dokumentenfluss, mit dem Sie als Immobilienverwalter oder Facility Manager zu tun haben, zu steuern und zu optimieren, ist ein gutes, digitales und benutzerfreundliches System zur Verwaltung und Archivierung von Dokumenten erforderlich. Auf diese Weise steigern Sie die Effizienz, verringern das Fehlerrisiko und verbessern die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Mietern, Handwerkern und Servicepersonal.
Eine gute Bausoftware erfüllt die praktischen und betrieblichen Anforderungen von Immobilienverwaltern und Facility Managern. Aber was genau ist eine Bausoftware? Was sind ihre Vorteile? Und warum ist Bausoftware ideal für diese Anwendergruppe? Lesen Sie weiter und entdecken Sie die Antworten auf diese wichtigen Fragen.
Standard oder maßgeschneidert
Was kann Software, die speziell für Immobilienverwalter und Facility Manager entwickelt wurde?
Arbeit mit externen Benutzern
Es ermöglicht Ihnen, mit der gesamten Lieferkette in einem System zu arbeiten. Auf diese Weise arbeiten alle mit denselben Informationen und die Qualität der Projekte ist gewährleistet.
Dateien austauschen
Bei Projekten dreht sich alles um Dateien. Mit der richtigen Software können Sie diese problemlos gemeinsam nutzen, auch mit externen Projektmitgliedern.
Versionierung
Alle Modifikationen und Änderungen an den Dateien werden (automatisch) in diesem System erfasst.
Sicherheit geht vor
Informationen müssen sicher sein – durch die Vergabe von Rechten auf verschiedenen Ebenen können Personen nur die Dokumente sehen, für die sie berechtigt sind.
Einige der Immobilienverwalter und Facility Manager, die unsere Bausoftware nutzen
Die Herausforderungen für Immobilien- und Facility Manager
Die Immobilienverwaltungsbranche ist dynamisch und entwickelt sich ständig weiter. Es ist an der Zeit, einen Blick auf die wichtigsten Herausforderungen zu werfen, denen sich Immobilien- und Facility Manager heute stellen müssen.
Umgang und Kommunikation mit Mietern und Vermietern
Mieter und Vermieter erwarten von einem Hausverwalter oder Facility Manager, dass er ansprechbar, verfügbar und sachkundig ist. Stimmt etwas nicht mit einem Gebäude, das Sie verwalten? Oder dauert die Instandhaltung oder Reparatur bestimmter Einrichtungen zu lange? Wenn dies der Fall ist, kann sich ein schlechtes Verhältnis entwickeln, das dem Ruf von Hausverwaltern und Facility Managern schaden kann, insbesondere im digitalen Zeitalter. Ein negativer Kommentar kann im Handumdrehen in den sozialen Medien veröffentlicht werden.
Kostenoptimierung und Nachhaltigkeit
Die Nachhaltigkeit von Gebäuden ist aus zwei Gründen wichtig: Sie spart Energiekosten und schont die Umwelt, und sie macht die Gebäude, die Sie als Immobilien- oder Facility Manager verwalten, für eine große Gruppe von Mietern attraktiver. Kenntnisse und Verständnis für Themen wie Isolierung und nachhaltige Energienutzung sind daher unerlässlich.
Die Abstimmung von Plänen und Prozessen mit all diesen Beteiligten führt zu einem schier endlosen Strom von Korrespondenz und Dokumenten.
Kommunikation mit vielen verschiedenen Parteien
Ein Immobilienverwalter hat direkten und indirekten Kontakt zu vielen verschiedenen Parteien. Denken Sie an Mieter und Vermieter, aber auch an Baufachleute wie Handwerker und Servicepersonal. Die Abstimmung von Plänen und Abläufen mit allen Beteiligten bedeutet einen schier endlosen Strom von Korrespondenz und Dokumenten. Die zentrale und effiziente Verwaltung all dieser Unterlagen ist eine Herausforderung.
Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften
Als Immobilien- oder Facility Manager sind Sie für die Einhaltung einer Vielzahl von Gesetzen und Vorschriften verantwortlich. Beispiele hierfür sind Brandschutz, Asbest- und Legionellenkontrolle sowie GDPR und Vorschriften zur Budgetierung und Rechenschaftspflicht. Die Fähigkeit, sowohl die gesetzlichen als auch die selbst auferlegten Verpflichtungen zu erfüllen (zumal diese sich ändern können), erfordert ein sorgfältiges Dokumenten- und Informationsmanagement.
Mieter anziehen und binden
Das Finden und Halten von Mietern ist eine zuverlässige Einnahmequelle für Immobilieneigentümer. Mieter sind der Cashflow in der Welt der Immobilien. Um Mieter zu gewinnen und langfristig an sich zu binden, müssen Sie gut mit ihnen kommunizieren. Außerdem müssen Sie über die Informationen verfügen, die Sie benötigen, um einen guten Mietvertrag zu erstellen und den Bedürfnissen der Mieter jederzeit gerecht zu werden.
Erkennung von Zahlungsproblemen
Auch für Immobilienverwalter ist es wichtig, auf Zahlungsrückstände zu achten. Wenn viele Mieter regelmäßig ihren finanziellen Verpflichtungen nicht pünktlich nachkommen, könnte Ihre Kassenlage gefährdet sein. Um den finanziellen Überblick zu behalten, ist ein gutes Verständnis der von Ihnen verwalteten Mietverträge und des Schriftverkehrs erforderlich.
Bausoftware für Immobilienverwalter und Facility Manager
Bausoftware hilft Immobilienverwaltern und Facility Managern bei der Bewältigung der zahlreichen Herausforderungen, mit denen sie konfrontiert sind. Schließlich ist ein Projekt mit einer Vielzahl von Dokumenten verbunden. Denken Sie an Mietverträge, Wartungs- und Reparaturangebote, Rechnungen, Grundrisse, Word- und PDF-Dateien, Audio- und Videoaufzeichnungen, digitale und Papierkorrespondenz mit Mietern und Preisangebote. Mit einer Bausoftware verfügen Sie über ein zentrales, organisiertes Softwarepaket zur Verwaltung Ihrer Dokumente und zur Verbesserung der Kommunikation mit Mietern, Bauunternehmern und Handwerkern.
Bausoftware garantiert eine vielseitige Plattform für die Zusammenarbeit, die den spezifischen Bedürfnissen von Immobilienverwaltern und Facility Managern Rechnung trägt. Diese Software trägt Namen wie Dokumentenmanagementsystem (DMS) und Common Data Environment (CDE). Wie auch immer man sie nennt, bei der Bausoftware geht es um die gemeinsame Nutzung der richtigen Dokumente. Da die Informationen immer und überall für alle berechtigten Parteien verfügbar sind, können Immobilienverwalter und Facility Manager ihren Dokumentenfluss effizient und reibungslos organisieren.
Was sollten Sie bei der Auswahl einer Facility-Management-Software beachten?
Die heutige Bausoftwarelandschaft ist viel vielfältiger als noch vor einigen Jahren. Das schafft zusätzliche Wahlfreiheit, macht es aber auch schwieriger, aus dem großen Angebot die richtige Lösung auszuwählen. So gibt es beispielsweise „Punktlösungen“, also Softwarepakete, die vor allem ganz bestimmte Prozesse im Bauwesen unterstützen. Sie können sich aber auch für eine universellere Bausoftware entscheiden, die für eine Vielzahl von Bauprozessen eingesetzt werden kann, aber dennoch Anpassungen zulässt.
Wie auch immer Sie sich entscheiden, stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Bausoftware die folgenden Anforderungen erfüllt:
Flexibel
Als Immobilienverwalter müssen Sie sich mit sich ständig ändernden Vorschriften sowie mit wechselnden Ansprüchen und Beschwerden der Mieter auseinandersetzen. Ihre Hausverwaltungssoftware muss es Ihnen ermöglichen, angemessen und zeitnah zu reagieren, damit Sie guten Service und einwandfreie Compliance nahtlos miteinander verbinden können.
Überblick über die Daten
Alle Daten müssen verknüpfbar und beziehbar sein. Nur so erhalten Sie das Gesamtbild, das Sie als Immobilien- oder Facility-Manager benötigen.
Unterstützung der Lieferkette
Die Bausoftware muss die gesamte Lieferkette unterstützen: vom Abrufen bestimmter Daten in der Dokumentation zu einem Gebäude, über die Beantragung einer Reparatur, die Beantwortung einer Frage bis hin zur endgültigen Bearbeitung.
Zusammenarbeiten
Als Immobilienverwalter oder Facility Manager sollte die Bausoftware Ihnen die Kommunikation mit allen Beteiligten ermöglichen. Von der Fertigstellung bis hin zu einem MYMP und dessen Umsetzung. Das macht die Verwaltung von Projekten einfacher.
Die Vorteile von Bausoftware für Immobilien- und Facility Manager
Bausoftware rationalisiert die gesamte Kommunikationskette. Daten und Dokumente können von allen Beteiligten in einer zentralen und gut organisierten Informationsumgebung gefunden werden. Es ist nicht mehr nötig, Dokumente herumzuschicken oder zu telefonieren, um die Mitarbeiter mit den neuesten Daten und Dokumentenversionen zu versorgen. Das Ergebnis? Hervorragender Service und hervorragendes Facility Management.
Mit der richtigen Gebäudesoftware behalten Hausverwalter und Facility Manager immer den Überblick über die Instandhaltung. Für jedes Gebäude, jede Einheit, jedes Gerät und jede Komponente wissen sie sofort, wie alt sie ist und wann sie zuletzt gewartet wurde. Das senkt die Kosten und erhöht die Arbeitszufriedenheit.
Mit einer guten Gebäudesoftware sind Sie auch bei unerwarteten Reparaturen in einer besseren Position. Sie haben alle Informationen auf Knopfdruck zur Hand. Ihr Lieferant und Ihr Mechaniker können die richtigen Teile besorgen und die Arbeit schnell erledigen. So schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe: niedrigere Kosten und zufriedenere Mieter.
Für jedes Gebäude, jede Einheit, jedes Gerät und jedes Bauteil wissen Sie, wie alt es ist und wann es zuletzt gewartet wurde. Das senkt die Kosten und erhöht die Arbeitszufriedenheit.
Mit einer Bausoftware können Sie auch alle Verpflichtungen und Vorschriften und deren Einhaltung in einem Register pro relevantem Bauabschnitt festhalten. Durch die Verwendung einer standardisierten Datenstruktur mit den richtigen Ordnern und Dokumenten wird das Risiko von Compliance-Problemen stark reduziert.
Eine intelligente Versionsverwaltung stellt außerdem sicher, dass jeder mit der richtigen Version eines Dokuments arbeitet. Sobald es eine neue Revision gibt, können Sie die neue Version „über die alte“ hochladen. Die alten Dokumente bleiben erhalten, sind aber im Wesentlichen nicht mehr sichtbar. Sie können sehen, dass die Versionsnummer weiterläuft, so dass Sie wissen, dass Sie die neueste Version einer Datei haben.
Rechte, Rollen und Gruppen
In Prostream können Sie den einzelnen Benutzern Rechte und Rollen zuweisen.
Nachrichten
Mit dem Nachrichten-Modul senden Sie Nachrichten an andere Prostream-Benutzer, sowohl innerhalb Ihrer Organisation als auch innerhalb eines Projekts, an einzelne Empfänger oder Gruppen.
Sicherheit der Daten
Software, die sorgfältig mit Ihren (sensiblen) Projekt- und Geschäftsinformationen umgeht. Das verhindert Probleme.
Notifikationen
Legen Sie selbst fest, wie oft Sie Notifikationen erhalten möchten oder – z. B. als Projektleiter – wie oft andere sie erhalten. Auf diese Weise werden immer die richtigen Personen informiert.