Documentensets
Gerelateerde documenten bij elkaar houden en als geheel beheren en delen, zonder dat er iets tussen wal en schip valt
Op een bouwproject werken tientallen mensen tegelijk met dezelfde tekeningen, rapporten en berekeningen. Het probleem is niet dat de bestanden er niet zijn, het probleem is dat onduidelijk is welke versie bij welk moment hoort, wie er toegang toe heeft en of er ondertussen iets is gewijzigd. Met documentensets in Prostream groepeer je gerelateerde documentversies tot één samengesteld geheel. Je bepaalt wie er bij kan, houdt de geschiedenis bij en vergrendelt de set zodra hij definitief is. Zo lever je niet losse bestanden op, maar een gecontroleerd pakket.
De voordelen van documentensets
Houd gerelateerde documenten bij elkaar
Bij een oplevering, een vergunningsdossier of een revisieset horen altijd meerdere documenten bij elkaar. Als die los verspreid staan in mappen, is het elke keer zoeken naar wat er precies bij hoort en of alles er nog in zit. Met documentensets bundel je de relevante versies in één overzicht, zonder de originele documenten te verplaatsen. Dezelfde versie kan in meerdere sets zitten, zodat je niets hoeft te kopiëren of te dupliceren.
Deel gericht met de juiste mensen
Niet elk document is voor iedereen. Bij het aanmaken van een documentenset bepaal je direct wie er toegang toe heeft: alleen jijzelf, specifieke projectleden, of iedereen in het project. Werk je met externe partijen zoals onderaannemers of leveranciers, maar wil je hen buiten een bepaalde set houden? Dan sluit je externe leden eenvoudig uit. Zo deel je precies wat je wilt delen, met precies de mensen die het mogen zien.
Houd altijd zicht op wijzigingen
Een set is zelden statisch. Versies worden bijgewerkt, documenten toegevoegd of vervangen. Prostream houdt de volledige geschiedenis bij, zodat je altijd kunt terugzien wat er wanneer is gewijzigd en door wie. Wordt een versie uit de set verwijderd of het originele document gewist? Dan blijft de versie zichtbaar in de set, maar in een uitgeschakelde staat, inclusief wie hem heeft verwijderd en wanneer. Niets verdwijnt geruisloos.
Vergrendel de set als hij definitief is
Is de set compleet en goedgekeurd? Dan vergrendel je hem. Vanaf dat moment kunnen er geen versies meer worden toegevoegd of verwijderd. De set staat vast, de inhoud staat vast, en iedereen weet dat dit de definitieve versie is. De maker van de set kan hem te allen tijde ontgrendelen als er toch iets moet worden aangepast.
Antwoord op
Veelgestelde vragen over documentensets
Wat is een documentenset precies?
Een documentenset is een samengestelde verzameling van documentversies die bij elkaar horen, zoals een opleverdossier, een revisieset of een vergunningspakket. De originele documenten blijven op hun plek; de set verwijst naar de relevante versies. Je kunt dezelfde versie in meerdere sets opnemen, en het verwijderen van een set heeft geen gevolgen voor de originele documenten.
Hoe maak je een documentenset aan?
Meer informatie over het aanmaken en beheren van documentensets vind je in de kennisbank.
Hoor het eens van een ander
Klantverhalen
Heembouw neemt afscheid van M-schijf en zet volop in op Prostream
“Alles is voor iedereen en vanuit overal bereikbaar.”
Nicole van Est, werkvoorbereider bij Van Mourik Bouw B.V.
“Deze samenwerking is ideaal voor ons”
Joost Tijssen, de Borgermeester
Kennisbank
Meer weten over documentensets, en hoe die precies werken? Je vindt alle informatie in onze kennisbank.
Populaire features
Gebruikt door klanten
Prostream Client
Met de Prostream Client bewerk je documenten direct vanuit Prostream in je eigen programma's, en upload je wijzigingen automatisch zonder versieconflicten.
Logging
Dankzij de log in Prostream heb je volledig inzicht in de geschiedenis van documenten. Alle wijzigingen en acties worden vastgelegd.
Veiligheid van data
Software die zorgvuldig omgaat met jouw project- en bedrijfs(gevoelige) informatie. Dat voorkomt problemen.
Prostream API
Met de Prostream API koppel je jouw systemen eenvoudig en automatiseer workflows. Creëer maatwerkoplossingen die met je bedrijf meegroeien.
AL 102.000 PROJECT PROFESSIONALS WERKEN MET ONs SAMEN.