"Alles ist für jeden und von überall aus zugänglich".

Van Mourik Bouw, mit Niederlassungen in Ophemert und Culemborg (Niederlande), hat sich auf den Bau von Nichtwohngebäuden und die Realisierung von Luxuswohnungen spezialisiert. Dabei hat sich das Familienunternehmen im Laufe der Jahre von einem regionalen zu einem landesweit und sogar grenzüberschreitend tätigen Unternehmen entwickelt. Um all das zu verwalten, verwendet Van Mourik Bouw Prostream als Dokumentenmanagementsystem. Wir haben die Arbeitsplanerin Nicole van Est nach ihren Erfahrungen gefragt.

Van Mourik Bouw arbeitet seit Februar 2023 mit Prostream, aber schon seit 2019 mit dem Vorgänger Docstream. Nicole hat Docstream seinerzeit in die Organisation eingeführt. „Sie befanden sich hier mitten in einer Digitalisierungsoffensive. Das Unternehmen, in dem ich vorher gearbeitet habe, hat auch mit Docstream gearbeitet, also habe ich das damals vorgestellt und sie waren sofort begeistert davon. Am Anfang waren die Vorgesetzten noch etwas ängstlich, aber sie haben schnell festgestellt, dass das System sehr praktisch ist. Vor allem, dass man auf alles zugreifen kann und dass alles online zugänglich ist. Man muss nicht mehr jedem eine E-Mail schicken, alle Informationen sind einfach online.“

Wenn z. B. Subunternehmer nur eine Zeichnung benötigen, schicke ich ihnen einfach einen Link der Zeichnung in Prostream, dann kann ich auch sicher sein, dass sie die richtige Version haben.

Verwaltung und Verteilung von Dokumenten

„Unser Hauptanliegen ist die Verwaltung und Verteilung von Dokumenten“, betont Nicole. „Wir sind ISO-zertifiziert und haben auch alle unsere ISO-Dokumente in das System eingegeben. Wir müssen das also nicht mehr über einen separaten SharePoint oder ein Laufwerk erledigen. Alles kann jetzt online abgerufen und gemeinsam genutzt werden. Das ist ein großer Vorteil gegenüber einem SharePoint. Auch unsere Kunden, Subunternehmer und andere Beteiligte nutzen das System. Alle Dokumente sind leicht zu finden, man kann sie einfach verteilen und man kann sicher sein, dass die Mitarbeiter mit der neuesten Version arbeiten. Das sind die wichtigsten Pluspunkte für uns. Subunternehmern, die zum Beispiel nur eine Zeichnung benötigen, schicke ich einfach einen Link zu der Zeichnung in Prostream, so dass ich sicher sein kann, dass sie die richtige Version haben. Praktisch ist auch, dass man nicht mehr alles ausdrucken muss. Man kann zum Beispiel auch einfach einen Ausschnitt aus einer Zeichnung drucken.“

Wenn Unternehmen sich auf den Übergang von Docstream zu Prostream freuen, würde ich sagen: Tun Sie es einfach. Es ist überhaupt nicht kompliziert und geht ganz von selbst.

Reibungsloser Übergang

Der Wechsel von Docstream zu Prostream war sehr einfach, erklärt Nicole. „Am Anfang ist es etwas gewöhnungsbedürftig, weil es ein bisschen anders aussieht, aber das Programm ist sehr intuitiv und die Oberfläche ist benutzerfreundlich. Es ist eigentlich nur eine Art Explorer, aber online. Prostream sieht eleganter aus und ist noch zugänglicher als Docstream. Wenn Unternehmen vor dem Wechsel von Docstream zu Prostream zurückschrecken, würde ich sagen, machen Sie es einfach. Es ist überhaupt nicht kompliziert und geht ganz natürlich vonstatten.“

Prostream sieht eleganter aus und ist noch zugänglicher als Docstream.

Bereit für die Zukunft

Nicole ist auch mit der Zusammenarbeit mit Pro4all zufrieden. „Es gibt einen guten Helpdesk, und wenn es etwas gibt, kann man mit ihnen gut umgehen. Ich setze mich jedes Quartal mit unserem Vertreter zusammen, um alles durchzugehen und zu besprechen, ob es irgendwelche Problemstellen gibt. Das geht alles gut. Wenn es läuft, dann läuft es. Auch das Programm entwickelt sich weiter. Wir sind froh, dass wir jetzt 3D-Modelle in Prostream betrachten können. Später, wenn die Komponente „Snagstream“ (Qualitätssicherung, Anm. d. Red.) in Prostream fertig ist, wollen wir auch damit arbeiten. Ich würde Prostream auf jeden Fall anderen Bauunternehmen empfehlen. Vor allem, wenn man noch digitalisieren will oder muss, halte ich das für eine sehr gute Ergänzung. Es macht einen wirklich fit für die Zukunft.“