„Digitale Zeichnungen lassen sich leicht weitergeben, und genau darin liegt auch das größte Risiko. Ein gutes Verwaltungssystem verhindert die Weitergabe.“

Vgib ist ein Unternehmen für Wohnungsberatung und Projektmanagement. Vgib berät in Fragen des Brandschutzes, erstellt mehrjährige Reparatur- und Wartungspläne, überwacht Bauprojekte und koordiniert Umzüge. Um die Daten all dieser Projekte zu verwalten, hat sich Vgib für Prostream entschieden. Wir haben den Ingenieur Kevin van den Tillaart über seine Erfahrungen befragt.

Kevin sagt: „Wir verwalten alle Arten von Daten für unsere Kunden, Bauakten zum Brandschutz für Wohnungsbaugesellschaften oder Zeichnungen für große Unternehmen. Die Vorschriften verlangen von großen Unternehmen, dass sie aktuelle Zeichnungen vorlegen, wenn ein Inspektor kommt. Zum Beispiel im Bereich der Legionellen- oder Elektroinspektionen. Diese Zeichnungen sind oft nicht verfügbar, und aus diesem Grund haben wir eine Zeichnungsbibliothek entwickelt. Diese Bibliothek war inzwischen veraltet, und mir wurde schnell klar, dass Software nicht unsere Welt ist. Man muss ständig an ihr arbeiten, damit alles richtig funktioniert. Deshalb wollten wir die neue Lösung nicht selbst entwickeln, sondern suchten nach einem Partner, der das für uns übernimmt. Wir kannten Pro4all, weil wir bereits mit Snagstream arbeiteten, also war Prostream eine logische Wahl. Unser Mehrwert besteht darin, dass wir vor der Freigabe einer geänderten Zeichnung diese auf Zeichnungsvereinbarungen und Informationsverluste prüfen.

Die Lieferanten finden es manchmal spannend, mit einer neuen Software zu arbeiten, aber eigentlich ist es ganz natürlich. Sie funktioniert sehr intuitiv, was wirklich wenig Probleme verursacht.

Effiziente Zusammenarbeit und kurze Wege

Ursprünglich wurde das System nur als Zeichnungsbibliothek genutzt, aber jetzt wird es viel breiter eingesetzt, sagt Kevin. Wir legen jetzt viel mehr Dokumente darin ab. Wir lassen auch die Zulieferer selbst in den Zeichnungen arbeiten und Überarbeitungen vornehmen. Die Zeichnungen sind in Disziplinen unterteilt, so dass wir eine strukturelle Unterlage für alle Installations-, Einrichtungs- und Sicherheitszeichnungen haben. In dem Moment, in dem eine Wand installiert wird, liegt diese Zeichnung immer als Unterlage darunter, und dann wird auch die andere Zeichnung aktualisiert. Lieferanten finden es manchmal aufregend, mit einer neuen Software zu arbeiten, aber eigentlich ist es ganz natürlich. Sie funktioniert sehr intuitiv, was wirklich wenig Probleme verursacht.

Wir wollen Einfluss darauf nehmen, wer wo Zugang hat und wer wo welche Zeichnung zurücklegen kann.

Eingeschränkte Zugriffsrechte

Für Vgib ist es besonders wichtig, die Rechte der Nutzer festlegen zu können. Kevin: „Wir wollen Einfluss darauf haben, wer wo zugreifen darf und wer welche Zeichnung wo zurücklegen kann. Wir haben einen speziellen Ordner angelegt, aus dem Kunden oder Lieferanten Zeichnungen herunterladen können. Sie dürfen auch wieder in diesen Ordner hochladen. Sie bereiten die Zeichnung vor, wir prüfen sie, und wenn alles in Ordnung ist, legen wir die Zeichnung wieder dort ab, wo sie hingehört. Das ist eine sichere Arbeitsweise und verhindert, dass falsche Zeichnungen hochgeladen werden oder verschiedene Versionen im Umlauf sind. Alle Fehler werden hier herausgesucht.

Bearbeiten von Zeichnungen

Es ist auch immer klar, dass eine Zeichnung „in Bearbeitung“ ist. Wenn eine Zeichnung bearbeitet wird, schalten wir das Schneeflocken-Symbol ein, um das Dokument einzufrieren. Dadurch wird deutlich, dass die Zeichnung bearbeitet wird. Die Person, die die Zeichnung herunterlädt, um sie zu verwenden, klickt auf das Schneeflockensymbol, und sobald wir die Bearbeitung überprüft haben, schalten wir die Schneeflocke wieder aus. Kevin findet auch die Versionskontrolle in Prostream nützlich. Wir verwenden sie nicht täglich, aber manchmal stellt sich nach einer Weile die Frage, wann genau etwas geändert wurde und von wem. Das kann man dann leicht nachschlagen. Das ist auch viel übersichtlicher als all die separaten Ordner und komplizierten Namen mit Einsen und Zweien dahinter.

Verhinderung der Zersiedelung

Mit dem Aufkommen digitaler Zeichnungen ist es sehr einfach geworden, Zeichnungen untereinander auszutauschen, und genau darin liegt das größte Risiko. Da viele Parteien über Zeichnungen verfügen, halten sie Überarbeitungen ihrer Arbeit auf ihren eigenen Zeichnungen fest. So entstehen an verschiedenen Stellen Zeichnungen mit sowohl aktuellen als auch veralteten Informationen. Das ist keine gute Arbeitsweise, wie Kevin betont. Aktuelle Zeichnungen sollten an einem Ort und als Eigentum des Kunden verfügbar sein.

Ein Ort, an dem sich alle Daten befinden und der für alle rund um die Uhr zugänglich ist.

Zusätzlicher Wert

Der größte Mehrwert der Arbeit mit Prostream besteht laut Kevin darin, „dass wir einen Ort haben, an dem alle Daten gespeichert sind, die jedem rund um die Uhr auf einem Laptop oder Tablet zur Verfügung stehen, unabhängig davon, welches Gerät man gerade vor sich hat“.