Projektverwaltung Bau: Optimieren Sie Ihre Effizienz mit Prostream

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Demi-Jo Smith, Februar 5, 2024

Eines der Hauptmerkmale des Bauwesens ist, dass die Arbeit in der Regel projektbezogen ist. Und wenn Sie projektbezogen denken, denken Sie an eine rationelle Projektverwaltung. In der Projektverwaltung behalten Sie den Überblick über alle Daten und Informationen über Ihre Bauarbeiten. So haben Sie immer den Überblick über den Fortschritt, die Kosten, die Planung und die Arbeitsstunden. Das führt zu Kosteneinsparungen, Effizienz und nicht zuletzt zu Daten- und Datensicherheit.

Was bedeutet Projektverwaltung im Bauwesen?

Eine gute Projektverwaltung im Bauwesen ist die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt. Projektverwaltung umfasst – wie das Wort schon sagt – die komplette Verwaltung eines Projekts. Denken Sie dabei an die Verwaltung von Planung, Arbeitsstunden und Kosten, aber auch an alle Verträge, Unterlagen, Zeichnungen, Messprotokolle und technischen Informationen. Eine wirksame Projektverwaltung garantiert ein strukturiertes Vorgehen, bei dem Sie jeden Schritt des Bauprozesses genau überwachen können.

Vorteile der Projektverwaltung von Prostream

Prostream ist ein ideales Softwarepaket für die Projektverwaltung im Bauwesen. Mehr noch, denn es deckt das gesamte Dokumentenmanagement, die Teamkommunikation, die Qualitätssicherung und das Risikomanagement auf einmal ab. Die Kollaborationsplattform, auch bekannt als DMS (Dokumentenmanagementsystem) oder CDE (Common Data Environment), sorgt dafür, dass die Baupartner in allen Phasen des Bauprozesses einfach und sicher zusammenarbeiten können und jeder immer Zugriff auf alle aktuellen Daten hat.

Untersuchungen zeigen, dass 52 % der Reparaturarbeiten im Baugewerbe aufgrund schlechter Informationen und falscher Kommunikation erforderlich sind.

Mehr Effizienz

Untersuchungen zeigen, dass 52 % der Reparaturarbeiten im Bauwesen aufgrund schlechter Informationen und Fehlkommunikation erforderlich sind (M-Files, 2018). Indem alle Beteiligten in einem zentralen System arbeiten, vermeiden Sie Fehlkommunikation und Ausfallkosten. Durch eine clevere automatische Versionsverwaltung passiert es nicht mehr, dass jemand versehentlich mit alten Zeichnungen arbeitet. Und durch das „Stempeln“ von Dokumenten mit QR-Codes können Sie auf der Baustelle immer überprüfen, ob Sie mit der aktuellsten Version arbeiten. Ihre eigene Ordnerstruktur sorgt dafür, dass die Dokumente leicht zu finden sind. Oder Sie entscheiden sich für intelligente Ordner, in denen die Dokumente automatisch nach Typ oder Tags geordnet abgelegt werden. Und dank des Sammelmappe können Sie Aktionen für Dateien aus mehreren Ordnern gleichzeitig durchführen. Praktisch ist auch die Funktion „Zuletzt gesehen“, mit der Sie wissen, ob Ihre Projektmitglieder über die neuesten Entwicklungen im Projekt auf dem Laufenden sind.

Intelligenter arbeiten, nicht länger

Mehr Effizienz mit diesen Funktionen

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Automatische Versienummers

Automatische Versionsverwaltung

Arbeiten Sie dank der automatisch fortlaufenden Versionsnummern immer mit der neuesten Version eines Dokuments. Historische Versionen werden nur dann angezeigt, wenn Sie eine Aktion durchführen, so dass Sie immer mit dem neuesten Dokument arbeiten.

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Stempeln mit QR-Code

Erstellen Sie QR-Codes für Dokumente, um zu prüfen, ob es sich um die neueste Version handelt. Auf diese Weise funktioniert die Versionskontrolle auch vor Ort.

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Intelligente Ordner

In Prostream können Sie neben einer normalen Ordnerstruktur auch intelligente Ordner verwenden, die automatisch mit Dokumenten auf der Grundlage von Typen oder Tags gefüllt werden.

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Sammelmappe

Der Sammelmappe ermöglicht es Ihnen, Aktionen für Dateien aus verschiedenen Ordnern gleichzeitig durchzuführen.

Höhere Kosteneinsparungen

Ein gutes DMS sorgt für Kosteneinsparungen von durchschnittlich 10 %, da die Baupartner effizienter arbeiten und die Dinge besser organisiert sind. So geht beispielsweise jedes fünfte Dokument verloren, und die Wiederbeschaffung eines verlorenen Dokuments kostet durchschnittlich 100 €. Die Vervielfältigung eines verlorenen Dokuments kostet fast 200 €. Alles Kosten, die Sie durch die Arbeit mit einer Kollaborationsplattform nicht mehr haben. Der Einsatz eines DMS führt nachweislich zu 49 % effektiveren Prozessen und 9 % schnelleren Entscheidungen.

Daten und Datensicherheit

Die Daten eines Bauprojekts können sensible Informationen enthalten, z. B. über Bebauungspläne oder Budgets. Sie wollen also eine Garantie, dass böswillige Parteien nicht auf diese Informationen zugreifen können. Ein gutes DMS trägt auch dazu bei. In einem gut gesicherten DMS können Sie für jedes Dokument oder jede Datei Zugriffsrechte festlegen. Auf diese Weise sieht jeder Baupartner nur das, was er oder sie sehen darf. Außerdem sichern Sie die Dokumente mit einem Passwort und/oder einem Verfallsdatum. Natürlich können Sie sich darauf verlassen, dass sich die Datenserver eines zuverlässigen Softwareanbieters in einer sicheren Umgebung befinden und den Regeln des DSGVO unterliegen.

Welche Komponenten sorgen für eine bessere Projektverwaltung im Bauwesen?

Bausoftware verfügt über mehrere Funktionen, die die Projektverwaltung verbessern. Dazu gehören die gemeinsame Nutzung von Dateien, der sichere Versand großer Dateien, Anmerkungen zur einfachen Bearbeitung von Dokumenten, Formularen und Checklisten sowie praktische Dashboards und Berichte. Mit einem Nachrichtenmodul können Sie schnell Nachrichten an Ihre Baupartner senden und mit einem BIM-Viewer können Sie 3D-Dateien anzeigen, bearbeiten und prüfen.

Verwaltung von Dokumenten

Die Dokumentenverwaltung erleichtert die Verwaltung und den Austausch von Dokumenten. Jeder Projektpartner sieht nur die Informationen, die für ihn relevant sind, und alles ist gut gesichert und zentral gespeichert. Möchten Sie mehr über die Vorteile des Dokumentenmanagements erfahren? Hier können Sie alle Vorteile von Dokumentenmanagement nachlesen.

Ein Softwareprogramm wie Prostream hat den großen Vorteil, dass es mit allen möglichen anderen Systemen verknüpft werden kann.

Verknüpfung mit Snagstream, BIM und Microsoft Office

Ein Softwareprogramm wie Prostream hat den großen Vorteil, dass es mit allen möglichen anderen Systemen verknüpft werden kann. Wenn Sie zum Beispiel bereits Snagstream verwenden, können Sie Ihre Zeichnungen oder Fotos mit einem Prostream-Projekt verknüpfen. Lesen Sie hier mehr über die Verbindung zwischen Prostream und Snagstream. Sie können Ihre BIM-Dateien auch einfach in Prostream anzeigen. Prostream verwendet dazu den BIM-Viewer von Autodesk. Und schließlich können Sie dank der Microsoft Office-Integration Dokumente einfach online und gemeinsam mit Kollegen bearbeiten. Eine eigene Microsoft-Lizenz benötigen Sie dafür nicht.

Baukunden, die unser Projektverwaltungstool nutzen

Prostream ist ein immer bekannterer Name in der Baubranche. Das zeigt sich auch an unserem Kundenstamm. Unter anderem verwenden Heembouw und Van Mourik Bouw Prostream als ihr DMS. Sind Sie neugierig, was sie davon halten? Lesen Sie ihre Erfahrungen.