Was ist Versionskontrolle und warum ist sie wichtig?

Die Welt wird immer digitaler und das gilt auch für das Bauwesen. Für Sie als Baupartner ist es wichtig, dass Sie Dokumente untereinander austauschen können, aber auch, dass Sie diese schnell finden und aktualisieren können. Die Versionsverwaltung in Ihrem DMS (Dokumentenmanagementsystem) hilft dabei, indem sie die verschiedenen Versionen von Dokumenten strukturiert verwaltet. Eine gute Versionsverwaltung sorgt dafür, dass jeder immer und überall mit der richtigen und aktuellsten Version eines Dokuments arbeitet. Die Methode lässt sich auf jede Art von Dokument anwenden: von Konstruktionszeichnungen über Zwischenberichte bis hin zu Angeboten und Finanzberichten. Doch wie funktioniert die moderne Versionsverwaltung? Und was sind die Vorteile dieser geordneten Arbeitsweise? Das können Sie im Folgenden nachlesen.

Was bedeutet Versionskontrolle?

Bei der Versionsverwaltung werden Änderungen an Dokumenten zentral und strukturiert gespeichert und verfolgt. Mit Hilfe der Versionsverwaltung wissen Sie immer, wer was wann geändert hat. Praktisch, denn so können Sie auch sicher sein, dass niemand mit alten Dokumenten arbeitet. Und sollte doch einmal etwas schief gehen, können Sie jederzeit sehen, wo der Fehler aufgetreten ist. Wenn Sie sich für ein DMS mit Versionsverwaltung entscheiden, vermeiden Sie Fehlerkosten und Verzögerungen. Gerade bei Konstruktionsplänen ist das entscheidend, damit Sie immer wissen, dass nicht mehrere Versionen im Umlauf sind und alle auf der gleichen Basis arbeiten.

Natürlich gibt es bei der Versionskontrolle auch immer einen menschlichen Aspekt. Sie müssen dafür sorgen, dass jeder weiß, was er wann und wie zu tun hat. Wählen Sie daher eine klare Ordnerstruktur. Wenn Sie eine klare Namenskonvention verwenden, können Sie die Dokumente leicht wiederfinden. Versehen Sie Ihre Dokumente außerdem mit Tags und Metadaten, damit sie noch leichter zu finden sind. Oder entscheiden Sie sich für eine Dokumentenmanagement-Plattform mit automatischer Versionsverwaltung. Dadurch wird das Risiko menschlicher Fehler deutlich verringert.

Wie funktioniert die Versionskontrolle?

Ein wichtiges Grundprinzip der Versionskontrolle besteht darin, dass Sie Dokumente digital an einem festen, zentralen Ort für Personen mit den richtigen Zugriffs- und Bearbeitungsrechten zur Verfügung stellen. Die Versionskontrolle ermöglicht es Ihnen, gemeinsam mit Teammitgliedern Änderungen an einem Dokument vorzunehmen, sowohl gleichzeitig als auch unabhängig voneinander.

Eine weitere wichtige Säule der Versionskontrolle ist, dass Sie Änderungen und Ergänzungen im Laufe der Zeit immer nachvollziehen können. Sie können genau überprüfen, wer wann eine bestimmte Änderung vorgenommen hat (Datum und Uhrzeit). Außerdem können Sie ein Dokument mit einem Status versehen. Denken Sie zum Beispiel an ‚Entwurf‘, ‚zweite Version‘ oder ‚endgültig‘.

Mit der automatischen Versionskontrolle stellen Sie sogar sicher, dass jedes geänderte Dokument eine neue Versionsnummer erhält, die mit der vorherigen übereinstimmt. Auf diese Weise können Sie immer sicher sein, dass Sie mit der richtigen Version arbeiten, während Sie alte Versionen jederzeit einsehen können. Und wenn Sie sicher sein wollen, dass Sie die neueste Version vor sich haben, können Sie auch einen QR-Code auf einem Dokument in einem guten Dokumentenmanagementsystem (DMS) platzieren. Wenn Sie den QR-Code auf einem Dokument scannen, wissen Sie im Handumdrehen, ob Sie mit der richtigen Version arbeiten.

Langes Suchen nach dem richtigen Dokument in verschiedenen Ordnern? Mit einer guten Versionskontrolle gehört das definitiv der Vergangenheit an.

Was sind die Vorteile der Versionskontrolle?

Unter den Gesichtspunkten der Effizienz, Produktivität und Sicherheit bietet die Versionskontrolle mehrere Vorteile. Wir listen kurz die wichtigsten auf.

Weniger Suchen

Langes Suchen nach dem richtigen Dokument in verschiedenen Ordnern? Mit einer guten Versionskontrolle gehört dies der Vergangenheit an, denn alles, was Sie brauchen, ist an einem zentralen Ort zu finden. Die Folge? Die Durchlaufzeit von Prozessen sinkt und die Mitarbeiter können mehr Zeit für Aufgaben aufwenden, die wirklich einen Mehrwert für Ihren Service darstellen.

Keine Fehler und Missverständnisse

Ohne Versionskontrolle besteht die Gefahr, dass Sie Mitarbeiter, Lieferanten oder Kunden mit falschen oder unvollständigen Informationen versorgen, z. B. weil Sie eine Entscheidung oder einen Ratschlag auf veraltete Informationen aus einer alten Version eines Dokuments stützen. Eine gute Versionskontrolle stellt sicher, dass Entscheidungen immer auf einer aktuellen und vollständigen Datenlandschaft beruhen.

Weniger Speicherplatz

Wenn Sie die (automatische) Versionsverwaltung anwenden, müssen Sie nicht nach jeder Änderung und mit jeder neuen Version eine separate Kopie der Originaldatei speichern. Sie sehen alle Änderungen in ein und demselben Dokument und können die ältere(n) Version(en) in dieser Datei sehen. Sie können ein Dokument auch wieder auf eine alte Version zurücksetzen, wenn Sie dies wünschen. Mit der Versionsverwaltung von Dokumenten ist es also durchaus möglich, viel Speicherplatz zu sparen.

Mehr Sicherheit

Die Versionskontrolle trägt zu einem sichereren Umgang mit wichtigen Dokumenten bei. Sie arbeiten nicht mehr versehentlich mit alten und unterschiedlichen Versionen und laufen nicht mehr Gefahr, falsche Versionen an Kunden, Kollegen, Lieferanten oder Geschäftspartner zu versenden. Darüber hinaus ermöglicht die Versionskontrolle die Verknüpfung eines detaillierten und wasserdichten Systems von Zugriffs- und Bearbeitungsrechten mit bestimmten Personen, Rollen und Funktionen.

Keine manuelle Anpassung der Versionsnummern mehr

Wenn Sie die automatische Versionsverwaltung anwenden, gehört das manuelle Anpassen von Versionsnummern der Vergangenheit an. Das spart viel Zeit und macht den Prozess der Bearbeitung und Speicherung weniger fehleranfällig.

Dies ist ohne Versionskontrolle nicht möglich, was diese Funktion zu einem unverzichtbaren Bestandteil eines Dokumentenmanagementsystems macht.

Die Risiken ohne Versionskontrolle

Ohne Versionskontrolle kann das für Sie als Bauherr erhebliche Folgen haben, sowohl in planerischer als auch in finanzieller Hinsicht. Schon kleine Missverständnisse führen schnell zu Ausfallkosten und Verzögerungen. Wer kennt nicht die langen Geschichten eines Gebäudes, das durch die Arbeit mit einer veralteten Zeichnung völlig in die falsche Richtung gebaut wurde? Oder – weit weniger spektakulär, aber mindestens genauso ärgerlich – die Beispiele für die falsche Platzierung von Gasleitungen und Stromanschlüssen aufgrund veralteter Informationen? Abgesehen von den finanziellen Schäden und Verzögerungen sorgt die ständige Überprüfung, ob alle Informationen korrekt und aktuell sind, für den nötigen Ärger.

Wie richten Sie die Versionskontrolle und das Dokumentenmanagement in Ihrer Organisation ein?

Um die Versionskontrolle in Ihrem Unternehmen effektiv einzuführen, sollten Sie zunächst ein gutes DMS auswählen. Fragen Sie Ihre Ansprechpartner, welches System sie verwenden und welche Vor- und Nachteile es hat. Wählen Sie ein System, das Versionskontrolle bietet, und stellen Sie sicher, dass das System sicher ist. Wenn Sie sich für einen niederländischen Anbieter entscheiden, schließen Sie bereits viele Risiken in diesem Bereich aus, denn der Dienst unterliegt den niederländischen Gesetzen und Vorschriften zur Cybersicherheit. Oder wählen Sie einen Anbieter, der nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert ist. Sorgen Sie als Nächstes für klare Richtlinien für die Verwendung von Dokumenten und schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit dem System. So wird sichergestellt, dass die Versionskontrolle reibungslos funktioniert und die Dokumente immer aktuell und sicher sind.

Versionskontrolle ist in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) unverzichtbar

Die Versionskontrolle ist ein unverzichtbarer Bestandteil eines Dokumentenmanagementsystems. Automatisieren, digitalisieren und rationalisieren Sie den Dokumenten- und Informationsfluss innerhalb Ihres Unternehmens mit einem DMS. Das Ergebnis? Eine solide Grundlage für effiziente, sichere und fehlerfreie Geschäftsprozesse. Die Kernaufgabe eines DMS besteht darin, Informationen zur richtigen Zeit der richtigen Person zur Verfügung zu stellen. Dies ist ohne Versionskontrolle nicht möglich, was diese Funktionalität zu einem unverzichtbaren Bestandteil eines Dokumentenmanagementsystems macht.

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