Wat is versiebeheer en waarom is het belangrijk?

Geschreven door:

Demi-Jo Smith, februari 23, 2023

De hoeveelheid informatie die bedrijven verwerken en uitwisselen neemt in het digitale tijdperk alleen maar toe. Wat uiteraard blijft, is de behoefte om documenten en informatie snel te zoeken en vinden. Maar dit is niet altijd vanzelfsprekend, aangezien moderne organisaties te maken hebben met een continue stroom aan documenten. Dit zijn geen statische bestanden. Integendeel, mensen reviseren en wijzigen ze, waardoor er weer nieuwe versies ontstaan.

Een oude en niet meer actuele versie van een document ontvangen? Informatie die verloren gaat bij het samenvoegen van documenten? Of een collega die een andere versie van een document op zijn scherm heeft dan jij? Het zijn vast herkenbare situaties waar je al eens tegenaan bent gelopen. Zeker als je in meerdere systemen en opslaglocaties werkt, groeit het risico op een wildgroei aan verschillende versies.

Voor projectleiders, professionals voor wie overzicht noodzakelijk is, kan dit enorm frustrerend zijn. Niet alleen dat, het werk wordt ook nog eens belemmerend. Zij hebben behoefte aan grip op hun projecten, zodat teams altijd snel aan de slag kunnen met de juiste documenten en hun belangrijkste taken. Versiebeheer biedt uitkomst en houdt in dat je de verschillende versies van en wijzigingen binnen (aanmaak, aanvullingen, geschrapte delen, definitieve versie) een document gestructureerd en in een centrale omgeving bijhoudt en documenteert. 

Goed versiebeheer zorgt ervoor dat iedereen altijd en overal met de juiste en actueelste versie van een document werkt. De werkwijze is toepasbaar op elk documenttype: van bouwtekeningen en tussentijdse rapportages tot offertes en financiële rapporten. Maar hoe werkt modern versiebeheer? En wat zijn de voordelen van deze geordende werkwijze? Je leest het hieronder.

Collega's overleggen over een document en versiebeheer.
Nooit meer twijfelen over de juiste versie dankzij automatisch versiebeheer

Hoe werkt versiebeheer?

Een belangrijk basisprincipe van versiebeheer is dat je documenten op één vaste, centrale plek digitaal beschikbaar stelt aan mensen met de juiste toegangs- en bewerkingsrechten. Versiebeheer stelt je in staat om samen met teamleden, zowel tegelijkertijd als onafhankelijk van elkaar, wijzigingen aan te brengen in een document. 

Een andere belangrijke pijler onder versiebeheer is dat je wijzigingen en aanvullingen altijd door de tijd heen kunt traceren. Je kunt precies nagaan wie op welk moment (datum en tijdstip) een specifieke wijziging heeft aangebracht. Daarnaast kun je een document voorzien van een status. Denk bijvoorbeeld aan ‘concept’, ‘tweede versie’ of ‘definitief’. 

Met automatisch versiebeheer zorg je er zelfs voor dat elk gewijzigd document een nieuw versienummer krijgt dat aansluit op het vorige. Zo weet je altijd zeker dat je met de juiste versie werkt, terwijl je oude versies altijd nog kan inzien. En wil je zeker weten dat je de laatste versie voor je neus hebt, dan is het in een goed Document Management Systeem (DMS) ook mogelijk om een QR-code op een document te plaatsen. Door de QR-code op een document te scannen weet je binnen no-time of je met de juiste versie aan het werk bent. 

Lang zoeken naar het juiste document in diverse mappen? Met goed versiebeheer is het definitief verleden tijd.

Wat zijn de voordelen van versiebeheer?

Vanuit het oogpunt van efficiëntie, productiviteit en veiligheid heeft versiebeheer diverse voordelen. We zetten de belangrijkste kort op een rij.

Minder zoekwerk

Lang zoeken naar het juiste document in diverse mappen? Met goed versiebeheer is het definitief verleden tijd omdat alles wat je nodig hebt te vinden is op één centrale plek. Het resultaat? De doorlooptijd van processen neemt af en medewerkers kunnen meer tijd besteden aan taken die écht waarde toevoegen aan je dienstverlening.

Geen fouten en misverstanden

Zonder versiebeheer bestaat de kans dat je medewerkers, leveranciers of klanten van verkeerde of onvolledige informatie voorziet, bijvoorbeeld omdat je een beslissing of advies baseert op achterhaalde informatie uit een oude versie van een document. Goed versiebeheer zorgt ervoor dat beslissingen altijd voortkomen uit een actueel en volledig datalandschap. 

Minder opslagruimte

Als je (automatisch) versiebeheer toepast, hoef je niet na elke wijziging en bij elke nieuwe versie apart een kopie van het originele bestand op te slaan. Je ziet alle wijzigingen in hetzelfde document en kunt in dat bestand de oudere versie(s) terugzien. Je kunt een document desgewenst ook terugzetten naar een oude versie. Flink besparen op opslagruimte is dus prima mogelijk met versiebeheer van documenten.

Meer veiligheid

Versiebeheer draagt bij aan een veiligere omgang met belangrijke documenten. Je werkt niet meer per ongeluk in oude en verschillende versies en loopt niet meer het risico dat je verkeerde versies naar klanten, collega’s, leveranciers of zakenpartners stuurt. Bovendien maakt versiebeheer het mogelijk om een gedetailleerd en waterdicht systeem van inzage- en bewerkingsrechten te koppelen aan specifieke personen, rollen en functies.

Versienummers niet meer handmatig aanpassen

Als je automatisch versiebeheer toepast, is het handmatig aanpassen van versienummers verleden tijd. Dit scheelt een hoop tijd en maakt het proces van bewerken en opslaan minder foutgevoelig. 

Dat kan niet zonder versiebeheer, wat deze functionaliteit een onmisbaar onderdeel van een document management systeem maakt.

Versiebeheer is onmisbaar in een document management systeem (DMS)

Versiebeheer is een onmisbaar onderdeel van een document management systeem. Met een DMS automatiseer, digitaliseer en stroomlijn je document- en informatiestromen binnen je organisatie. Het resultaat? Een stevige basis voor efficiënte, veilige en foutloze bedrijfsprocessen. De kerntaak van een DMS is om informatie beschikbaar te maken, en wel op het juiste moment voor de juiste persoon. Dat kan niet zonder versiebeheer, wat deze functionaliteit een onmisbaar onderdeel van een document management systeem maakt. 

Lees hier meer over wat document management inhoudt.