Wat is versiebeheer en waarom is het belangrijk?

Geschreven door:

Demi-Jo Smith, februari 23, 2023

De wereld wordt steeds digitaler en dat geldt ook voor de bouw. Het is cruciaal dat je als bouwpartners onderling documenten kunt delen, maar ook dat je ze snel kunt vinden en bijwerken. Versiebeheer in je DMS (document management systeem) helpt hierbij door verschillende versies van documenten gestructureerd bij te houden. Goed versiebeheer zorgt ervoor dat iedereen altijd en overal met de juiste en meest actuele versie van een document werkt. De werkwijze is toepasbaar op elk documenttype: van bouwtekeningen en tussentijdse rapportages tot offertes en financiële rapporten. Maar hoe werkt modern versiebeheer? En wat zijn de voordelen van deze geordende werkwijze? Je leest het hieronder.

Wat betekent versiebeheer

Versiebeheer houdt in dat wijzigingen aan documenten centraal en gestructureerd worden opgeslagen en bijgehouden. Door versiebeheer te gebruiken, weet je altijd wie wat wanneer heeft gewijzigd. Handig, want zo weet je ook zeker dat er niemand met oude documenten aan de slag gaat. En mocht er eens iets misgaan, kun je altijd zien waar de fout is ontstaan. Door te kiezen voor een DMS met versiebeheer voorkom je faalkosten en vertraging. Vooral met bouwtekeningen is dit cruciaal, zodat je altijd weet dat er niet meerdere versies rondgaan en dat iedereen werkt vanuit dezelfde basis.

Natuurlijk is er ook altijd een menselijk aspect in versiebeheer. Je moet zorgen dat iedereen weet wat hij waar en wanneer en hoe moet doen. Kies daarom voor een overzichtelijke mappenstructuur. Door een duidelijke naamgeving te gebruiken, kun je documenten eenvoudig terugvinden. Geef je documenten ook tags en metadata mee, zodat ze nog makkelijker gevonden worden. Of kies voor een document management platform met automatisch versiebeheer. Dat verkleint de kans op menselijke fouten aanzienlijk.

Collega's overleggen over een document en versiebeheer.
Nooit meer twijfelen over de juiste versie dankzij automatisch versiebeheer

Hoe werkt versiebeheer?

Een belangrijk basisprincipe van versiebeheer is dat je documenten op één vaste, centrale plek digitaal beschikbaar stelt aan mensen met de juiste toegangs- en bewerkingsrechten. Versiebeheer stelt je in staat om samen met teamleden, zowel tegelijkertijd als onafhankelijk van elkaar, wijzigingen aan te brengen in een document. 

Een andere belangrijke pijler onder versiebeheer is dat je wijzigingen en aanvullingen altijd door de tijd heen kunt traceren. Je kunt precies nagaan wie op welk moment (datum en tijdstip) een specifieke wijziging heeft aangebracht. Daarnaast kun je een document voorzien van een status. Denk bijvoorbeeld aan ‘concept’, ‘tweede versie’ of ‘definitief’. 

Met automatisch versiebeheer zorg je er zelfs voor dat elk gewijzigd document een nieuw versienummer krijgt dat aansluit op het vorige. Zo weet je altijd zeker dat je met de juiste versie werkt, terwijl je oude versies altijd nog kan inzien. En wil je zeker weten dat je de laatste versie voor je neus hebt, dan is het in een goed Document Management Systeem (DMS) ook mogelijk om een QR-code op een document te plaatsen. Door de QR-code op een document te scannen weet je binnen no-time of je met de juiste versie aan het werk bent. 

Lang zoeken naar het juiste document in diverse mappen? Met goed versiebeheer is het definitief verleden tijd.

Wat zijn de voordelen van versiebeheer?

Vanuit het oogpunt van efficiëntie, productiviteit en veiligheid heeft versiebeheer diverse voordelen. We zetten de belangrijkste kort op een rij.

Minder zoekwerk

Lang zoeken naar het juiste document in diverse mappen? Met goed versiebeheer is het definitief verleden tijd omdat alles wat je nodig hebt te vinden is op één centrale plek. Het resultaat? De doorlooptijd van processen neemt af en medewerkers kunnen meer tijd besteden aan taken die écht waarde toevoegen aan je dienstverlening.

Geen fouten en misverstanden

Zonder versiebeheer bestaat de kans dat je medewerkers, leveranciers of klanten van verkeerde of onvolledige informatie voorziet, bijvoorbeeld omdat je een beslissing of advies baseert op achterhaalde informatie uit een oude versie van een document. Goed versiebeheer zorgt ervoor dat beslissingen altijd voortkomen uit een actueel en volledig datalandschap. 

Minder opslagruimte

Als je (automatisch) versiebeheer toepast, hoef je niet na elke wijziging en bij elke nieuwe versie apart een kopie van het originele bestand op te slaan. Je ziet alle wijzigingen in hetzelfde document en kunt in dat bestand de oudere versie(s) terugzien. Je kunt een document desgewenst ook terugzetten naar een oude versie. Flink besparen op opslagruimte is dus prima mogelijk met versiebeheer van documenten.

Meer veiligheid

Versiebeheer draagt bij aan een veiligere omgang met belangrijke documenten. Je werkt niet meer per ongeluk in oude en verschillende versies en loopt niet meer het risico dat je verkeerde versies naar klanten, collega’s, leveranciers of zakenpartners stuurt. Bovendien maakt versiebeheer het mogelijk om een gedetailleerd en waterdicht systeem van inzage- en bewerkingsrechten te koppelen aan specifieke personen, rollen en functies.

Versienummers niet meer handmatig aanpassen

Als je automatisch versiebeheer toepast, is het handmatig aanpassen van versienummers verleden tijd. Dit scheelt een hoop tijd en maakt het proces van bewerken en opslaan minder foutgevoelig. 

Dat kan niet zonder versiebeheer, wat deze functionaliteit een onmisbaar onderdeel van een document management systeem maakt.

De risico’s zonder versiebeheer

Zonder versiebeheer kun je als bouwer te maken krijgen met grote gevolgen, zowel in je planning als financieel. Zelfs kleine miscommunicaties leiden al snel tot faalkosten en vertraging. Wie kent niet de sterke verhalen van een gebouw dat compleet in de verkeerde richting werd gebouwd door te werken met een verouderde tekening? Of -een stuk minder spectaculair, maar minstens zo vervelend- de voorbeelden van een verkeerde plaatsing van gasleidingen en elektriciteitspunten op basis van oude informatie? Buiten de financiële schade en vertraging, levert het steeds checken of alle informatie klopt en actueel is bovendien de nodige irritatie op.

Hoe richt je versiebeheer en documentbeheer in jouw organisatie in?

Voor een effectieve implementatie van versiebeheer binnen jouw organisatie, start je met het kiezen van een goed DMS. Vraag rond bij relaties welk systeem zij gebruiken en wat de voor- en nadelen zijn. Kies een systeem dat versiebeheer aanbiedt en let er op dat het systeem goed beveiligd is. Door te kiezen voor een Nederlandse leverancier sluit je op dit gebied al een hoop risico’s uit, omdat de dienstverlening dan onder de Nederlandse wet- en regelgeving rond cybersecurity valt. Of kies voor een leverancier met een ISO/IEC 27001:2022 certificering. Zorg vervolgens voor duidelijke richtlijnen voor het gebruik van documenten en train medewerkers in het gebruik van het systeem. Dit zorgt ervoor dat versiebeheer soepel verloopt en dat documenten altijd up-to-date en veilig zijn.

Versiebeheer is onmisbaar in een document management systeem (DMS)

Versiebeheer is een onmisbaar onderdeel van een document management systeem. Met een DMS automatiseer, digitaliseer en stroomlijn je document- en informatiestromen binnen je organisatie. Het resultaat? Een stevige basis voor efficiënte, veilige en foutloze bedrijfsprocessen. De kerntaak van een DMS is om informatie beschikbaar te maken, en wel op het juiste moment voor de juiste persoon. Dat kan niet zonder versiebeheer, wat deze functionaliteit een onmisbaar onderdeel van een document management systeem maakt. 

Lees hier meer over wat document management inhoudt.