Von der lokalen M-Disk zu Prostream: Heembouw macht es möglich
Was für Heembouw 1939 als lokaler Familienbetrieb in Roelofarendsveen begann, hat sich inzwischen zu einem mit dem Cobouw Award ausgezeichneten Unternehmen mit Standorten in Roelofarendsveen, Berkel en Rodenrijs und Breda entwickelt. Das Unternehmen ist zwar enorm gewachsen und hat den Wandel vom lokalen Bauunternehmen zum Konstrukteur vollzogen, aber einige Dinge ändern sich nie. Zum Beispiel hat Heembouw immer die Menschen, für die sie arbeiten, an die erste Stelle gesetzt. Und das werden sie auch weiterhin tun. Das merkt man auch daran, wie sie intern an Veränderungen herangehen: mit einem Auge für den menschlichen Aspekt. Wir haben Björn Bouwmeester, Informationsanalytiker bei Heembouw, gefragt, wie sie das bei der Umstellung von Docstream auf Prostream umgesetzt haben, bei der Heembouw auch beschlossen hat, sich von ihrer lokalen M-Disk zu verabschieden.
Zurück zum Anfang
Heembouw hatte mehrere Jahre lang mit Docstream gearbeitet und wechselte im November 2023 zu Prostream. Björn war auch eng in die Suche nach einem Dokumentenmanagementsystem im Jahr 2019 eingebunden, als die Wahl auf Docstream fiel. Anhand einer Anforderungsliste für das neue System fragte das Unternehmen bei rund 50 Marktteilnehmern an, woraus sich eine Shortlist von 25 ergab, die schließlich auf fünf potenzielle Softwarepakete eingegrenzt wurde. Was war neben dieser Anforderungsliste noch wichtig? „Wir haben uns damals für Docstream entschieden, aber wir haben auch sehr genau darauf geachtet, wie die Roadmap eines solchen Anbieters aussieht und wie die Zukunft aussehen wird. Haben Sie ein Produkt, das fertig ist, oder ist es ein Produkt, das nie fertig ist und in dem wir auch mitdenken können in dieser Weiterentwicklung? Ich denke, diese Möglichkeit war auch der ausschlaggebende Punkt, warum wir uns für Pro4all entschieden haben.“
Und so geschah es. Nach einem Referenzbesuch bei einer ähnlichen Partei im Büro von Pro4all begann Heembouw, Docstream intern einzuführen. Björn erklärt: „Aus IT-Sicht gab es damals eine sehr fragmentierte Landschaft: Wo sind welche Dokumente? Damals hatte jeder sein lokales H-Laufwerk, man hatte Netzlaufwerke, jeder hatte sein OneDrive, wir hatten eine Art Sharepoint-Lösung für das Projektportal, wir verschickten viel über WeTransfer, es gab Dokumente in Mailboxen. Es war also sehr oft ein Suchen nach der neuesten Version von Dokumenten. Das war die große Motivation, die Dinge anders zu machen. Wir wollen alle Dokumente an einem Ort ablegen. Und dann auch gleich die Externen mit einbeziehen, damit auch sie jederzeit einfach auf die neueste Version der Dokumente zugreifen können.“
Kein leichtes Unterfangen
Als wir anfingen, mit Docstream zu arbeiten, haben wir gesagt: ‚Alle Projektdaten müssen in Docstream sein‘. Das hat sich in der Praxis als schwierig erwiesen: An einigen Stellen in der Organisation wurde das sehr gut gehandhabt, aber an anderen Stellen haben wir noch halbherzig gearbeitet. Wir haben jetzt die Migration genutzt, um zu sagen: Wir übertragen jetzt alle Daten und legen alles in Prostream ab. Wir stellen das lokale Laufwerk M für alle Projektdaten auf schreibgeschützt, dann können wir dort nichts mehr bearbeiten. Wir werden voll und ganz in Prostream arbeiten.“
Wenn wir rübergehen, wollen wir auch alles auf einmal.
Abschied nehmen
Das Heembouw-Team widmete der internen Vorbereitung des Übergangs von Docstream zu Prostream große Aufmerksamkeit. „Wir hatten die Idee: Wenn wir umsteigen, wollen wir auch alles in einem Rutsch haben. Wir wollten den Stecker von der lokalen M-Disk ziehen, damit jeder alle Informationen auf einer Plattform verwalten kann. Außerdem ist es für externe Parteien viel einfacher, zusammenzuarbeiten. Und Prostream macht das möglich.“
Alles, was wir jetzt in Docstream tun können, sollte zumindest auch in Prostream möglich sein.
Alle an Bord holen
Der Abschied von bestimmten Arbeitsweisen fällt nicht jedem leicht und kann zu internen Reibereien führen. „Natürlich gab es Bedenken, alle Kollegen mit der neuen Software vertraut zu machen. Die Umstellung auf Prostream war ein ganzer Prozess, bei dem wir immer wieder überlegt haben, wo steht Prostream jetzt, und reicht das aus, um bereits umstellen zu können? Und alles, was wir jetzt in Docstream machen können, sollte zumindest auch in Prostream möglich sein. Auf dieser Grundlage mussten wir ein paar Mal entscheiden, dass es noch nicht so weit ist“, sagt Björn.
Schließlich verabredete Heembouw eine Testsitzung mit Pro4all, um das Produkt durchzugehen und alles im Detail zu testen. Björn: „Aus dieser Sitzung ging eine Liste von Punkten hervor, von denen wir einige als Show-Stopper markierten: Sie müssen wirklich gelöst werden, sonst kommen wir nicht weiter.“ Und diese Herangehensweise hat sich gelohnt, so Björn: „Ich denke, so haben wir diese Bedenken ziemlich gut in den Griff bekommen.“
Sie haben gesehen, dass Prostream auch einfach eine Menge Vorteile hat, die man eigentlich schnell nutzen wollte.
“We hebben Prostream een aantal keer laten zien, eerst aan een groep kerngebruikers, later ook aan een grotere groep mensen. Je zag wel dat Prostream ook gewoon veel voordelen heeft, waar mensen eigenlijk wel snel mee aan de gang wilden. Dat is ook wel een soort balans geweest: aan de ene kant de BIM-viewer, daar worden mensen heel enthousiast van. Überhaupt de viewer van documenten is gewoon een hele grote stap voorwaarts ten opzichte van Docstream. Maar we hadden ook een aantal punten, zoals de berichtenfunctie, dat moest er voor ons echt nog inzitten, omdat we ook onze offerte aanvragen vanuit Prostream willen kunnen doen.” Inmiddels is de berichtenfunctie in Prostream een veelgebruikte feature en kon die dus van het lijstje met show-stoppers voor Heembouw.
„Wir haben Prostream mehrmals gezeigt, zunächst einer Gruppe von Kernnutzern und später einer größeren Gruppe von Personen. Man konnte sehen, dass Prostream auch viele Vorteile hat, die die Leute eigentlich schnell nutzen wollten. Das war auch eine Art Gleichgewicht: auf der einen Seite der BIM-Viewer, der die Leute sehr begeistert. Der Dokumenten-Viewer überhaupt ist ein großer Schritt nach vorne im Vergleich zu Docstream. Aber wir hatten auch eine Reihe von Punkten, wie zum Beispiel die Nachrichten-Modul, die für uns unbedingt noch enthalten sein musste, denn wir wollen auch unsere Angebotsanfragen aus Prostream heraus machen können.“ Inzwischen ist die Messaging-Funktion in Prostream ein häufig genutztes Feature und konnte daher für Heembouw von der Liste der Showstopper gestrichen werden.
Das zeigt sich auch jetzt, nachdem wir live gegangen sind, dass im Grunde jeder mit Prostream sehr gut zurechtkommt. Sie nehmen es einfach auf.
Björn: „Mit Prostream kommt man zu einem modernen Look and Feel. Das hat einfach viele Vorteile. Was das angeht, so hatten wir nie wirklich Bedenken: ‚Werden wir die Organisation an Bord bekommen? Das zeigt sich auch jetzt nach der Inbetriebnahme, denn alle kommen mit Prostream sehr gut zurecht. Sie nehmen es einfach an.“
Gute Vorbereitung ist der halbe Erfolg
Neben der Testphase bei Pro4all hat Heembouw noch viel mehr getan, um den Übergang von Docstream zu Prostream so reibungslos wie möglich zu gestalten. Björn: „Seit wir mit Docstream live gegangen sind, haben wir das Central Adoption Team (CAT). Das sieht man bei uns häufiger: Für die wichtigeren Anwendungen haben wir ein Kernteam. Dabei handelt es sich oft um eine Kombination aus Management, Vorstand und einer Reihe von Kernnutzern, um am Puls der Zeit zu bleiben, was mit einem solchen Produkt geschieht: Was hören wir in der Organisation und was müssen wir verbessern?“
Björn zufolge wurde das CAT-Team im Rahmen des Veränderungsmanagements gegründet: „Wir führen eine neue Anwendung ein und wollen, dass sie weithin genutzt wird. Wir wollen Prostream nicht mehr nur für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten verwenden, sondern alle Dokumente, sowohl interne als auch externe, in der Anwendung haben“.
Teil dieses Change Managements war auch ein Live-Webinar, bei dem Pieter Beuker von Pro4all allen Heembouwers die Funktionen von Prostream vorstellte. Er stützte seine Führung durch das Programm auf die Arbeitsmethoden von Heembouw, so dass die Relevanz der verschiedenen Funktionen deutlich wurde.
Pieter hat immer darauf hingewiesen, dass die Migration etwas ist, das wir zu gegebener Zeit regeln werden.
Darüber hinaus fanden im Vorfeld der Umstellung zahlreiche Treffen zwischen Pro4all und Heembouw statt. Im Vorfeld der Umstellung von Docstream auf Prostream trafen sie sich wöchentlich. Pro4all sorgt dafür, dass alle Daten aus der Docstream-Umgebung korrekt in die Prostream-Umgebung übertragen werden. Das gab auch Vertrauen, als man sich damals für Docstream entschied, so Björn: „Pieter hat immer angedeutet: Die Migration ist etwas, um das wir uns einfach kümmern, wenn es soweit ist.“
Da Pro4all alle Daten, die in Docstream vorhanden waren, nach Prostream übertragen würde (und das sind ziemlich viele Daten für alle Projekte innerhalb von Heembouw), war es wichtig, dass dies reibungslos funktionierte. Deshalb haben wir darauf bestanden, dass wir die Migration testen können. Als wir diese Testmigration schließlich durchführten, waren wir uns zu 100 % sicher, dass die Daten ordnungsgemäß übertragen werden würden. Wir sahen: Alle Benutzer waren da, alle Daten waren da, alle Metadaten waren korrekt, der Versionsverlauf… Alles war einfach da. Und dann heißt es: Das ist gut. Und jeder kann sich vom ersten Tag an damit zurechtfinden.“
Am Morgen nach der Migration waren zwei Kollegen von Pro4all an unseren drei Standorten anwesend.
Gemeinsam arbeiten
Während des gesamten Migrationsprozesses arbeiteten Heembouw und Pro4all eng zusammen. So auch am Morgen nach der eigentlichen Migration: Sie nahmen die Arbeit mit Prostream auf. An jedem Heembouw-Standort war ein Support-Team anwesend, um bei Störungen und Problemen schnell eingreifen zu können. Björn erklärt: „Am Morgen nach der Migration waren zwei Kollegen von Pro4all an unseren drei Standorten anwesend. Sie arbeiteten mit den Kernanwendern bei Heembouw, die die erste Anlaufstelle für Fragen der Kollegen waren.“
„Es gab auch einen Teams-Kanal, über den die Kernnutzer Probleme sofort melden konnten, so dass wir sie zentral verwalten konnten. Letztendlich waren die Probleme aber gar nicht so schlimm, und der Morgen nach der Migration verlief sehr gut. Wir hatten einige Leistungsprobleme, aber Pro4all hat sie noch am selben Tag behoben. Und ich stelle fest, dass wir dabei gut zusammenarbeiten.“
Sie haben eine moderne Schnittstelle, die viele Vorteile mit sich bringt.
Erste Schritte in Prostream
Natuurlijk was het een grote stap om de lokale schijf de deur te wijzen en volledig over te gaan naar Prostream. Maar, vertelt Björn: “Het gevoel dat na de migratie heerst, is eigenlijk wel relaxt. We zijn blij dat we nu gewoon helemaal over zijn.” Want, zo gaat hij verder: “We hebben nu gezien met Prostream: je hebt een moderne interface, en er zitten heel veel voordelen in. Waar wij met Docstream veel tegenaan liepen, is dat op het moment dat je echt documenten wilt gaan bewerken, dan betekent dat dat je zo’n document uit het systeem moet halen. Dan ga je het document lokaal opslaan en dat is soms best lastig. Op Prostream kun je natuurlijk sowieso al documenten previewen, dus je kunt alle bestanden gewoon bekijken zonder ze te hoeven downloaden. Maar daarnaast hebben we heel hard gehamerd op de Microsoft Office-integratie. Dat was voor ons gewoon een hele belangrijke om het werken makkelijker te maken, dat je gewoon binnen je omgeving documenten kunt bewerken.”
Natürlich war es ein großer Schritt, die lokale Festplatte vor die Tür zu setzen und komplett auf Prostream umzusteigen. Aber, so Björn: „Das Gefühl nach der Umstellung ist eigentlich ganz entspannt. Wir sind froh, dass wir jetzt einfach komplett drüber sind.“ Denn, so fährt er fort, „wir haben jetzt mit Prostream gesehen: man hat eine moderne Oberfläche, und die hat viele Vorteile. Was uns bei Docstream sehr gestört hat, ist, dass man in dem Moment, in dem man wirklich mit der Bearbeitung von Dokumenten beginnen will, ein solches Dokument aus dem System herausnehmen muss. Dann fängt man an, das Dokument lokal zu speichern, und das ist manchmal ziemlich schwierig. Natürlich kann man bei Prostream die Dokumente in der Vorschau ansehen, so dass man alle Dateien einfach nur ansehen kann, ohne sie herunterladen zu müssen. Aber abgesehen davon haben wir sehr hart an der Microsoft Office-Integration gearbeitet. Das war für uns sehr wichtig, um die Arbeit zu erleichtern, denn man kann Dokumente einfach in der eigenen Umgebung bearbeiten.
„Tun Sie es einfach.“
Auf die Frage, was sein Tipp für Unternehmen wäre, die noch zögern, umzusteigen, antwortet Björn: „Das erste, was mir einfällt, ist: Ich würde es einfach tun. Aber ich finde es schwierig, weil man nicht weiß, wie andere Unternehmen es nutzen. Ich glaube, für uns war die Testsitzung im Büro von Pro4all ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg, um schließlich live zu gehen. Ich würde also empfehlen, eine Testphase einzubauen, in der ein großer Teil des Unternehmens das Produkt testet. In unserem Fall hat das dafür gesorgt, dass wir uns voll und ganz auf das konzentrieren konnten, was noch kommen sollte. Organisieren Sie eine Testphase, in der Sie einen großen Teil Ihrer Organisation einbeziehen, um zu prüfen, ob das Produkt für Ihr Unternehmen geeignet ist. Am Ende unserer Testphase haben wir uns gefragt: Sollen wir zu Prostream wechseln? Und die Antwort darauf war einfach ein klares Ja. Natürlich gibt es dann noch Klammern, die dies und das und jenes vorsehen, aber es gab keinen Zweifel daran, dass unsere Organisation diesen Wechsel vornehmen wollte. Wenn man also etwas Ähnliches organisiert, schafft man einfach eine Menge Unterstützung und erhält auch sofort eine Menge Feedback.“
Und natürlich gibt es dann Klammern, vorausgesetzt das und das und das, aber es gab keinen Zweifel daran, dass unsere Organisation diesen Wechsel vornehmen wollte.
Mit Prostream hat Heembouw erfolgreich eine neue Arbeitsweise in ihrer Organisation eingeführt. Nachdem alle Daten an einem Wochenende im November 2023 von Docstream auf Prostream übertragen wurden, verwaltet Heembouw alle seine Projekte von der kommerziellen Phase bis zum Abschluss vollständig in Prostream.