Van lokale M-schijf naar Prostream: Heembouw doet het
Waar het voor Heembouw in 1939 begon als lokaal familiebedrijf in Roelofarendsveen, is het bedrijf inmiddels uitgegroeid tot Cobouw Award-winnende onderneming met locaties in Roelofarendsveen, Berkel en Rodenrijs en Breda. Het bedrijf mag dan enorm gegroeid zijn en de verandering hebben doorgemaakt van lokale aannemer tot ontwerpende bouwer, sommige dingen veranderen nooit. Zo heeft Heembouw de mensen waar ze voor werken altijd centraal gesteld. En dat blijven ze doen. Dat merk je ook aan hoe ze veranderingen intern aanpakken: met oog voor het menselijke aspect. We vroegen Björn Bouwmeester, informatie analist bij Heembouw, hoe ze dat hebben toegepast op de overgang die ze maakten van Docstream naar Prostream, waarbij Heembouw ook besloot afscheid te nemen van hun lokale M-schijf.
Terug naar het begin
Heembouw werkte al een aantal jaar met Docstream en is in november 2023 overgegaan naar Prostream. Björn was ook in 2019 nauw betrokken bij de zoektocht naar een document management systeem, toen hun keuze op Docstream viel. Aan de hand van een eisenlijst voor het nieuwe systeem deed het bedrijf uitvraag bij zo’n 50 partijen in de markt, waarop een shortlist van 25 volgde, die uiteindelijk werd teruggebracht tot 5 potentiële softwarepakketten. Wat er naast die eisenlijst ook belangrijk was? “We zijn destijds bij Docstream uitgekomen, maar we hebben ook heel erg gekeken naar wat is de roadmap van zo’n partij en hoe ziet de toekomst eruit? Heb je een product dat af is, of is het een product dat nooit af is en waar wij ook in mee kunnen denken in die doorontwikkeling? Die mogelijkheid heeft denk ik ook wel de doorslag gegeven waarom we voor Pro4all gekozen hebben.”
En zo geschiedde. Na een referentiebezoek met een vergelijkbare partij op het kantoor van Pro4all, is Heembouw gestart met het intern uitrollen van Docstream. Björn vertelt: “Vanuit IT was er destijds een heel versnipperd landschap: waar staan nou welke documenten? In die tijd had iedereen z’n lokale H-schijf, je had netwerkschijven, iedereen had al z’n OneDrive, we hadden een soort Sharepoint-oplossing voor het projectenportaal, we stuurden veel via WeTransfer, er zaten documenten in mailboxen. Het was dus heel vaak een hoop gezoek naar de laatste versie van documenten. Dat is de grote drijfveer geweest om het anders te gaan doen. We willen naar één locatie waar alle documenten staan. En dan ook meteen die externe partijen daarin meenemen, zodat die ook gewoon ten alle tijden toegang hebben tot de laatste versie van documenten.”
Geen eenvoudige onderneming
Maar dat was heus niet gemakkelijk, vertelt Björn. “Toen we aan de gang gingen met Docstream hebben we gezegd: ‘Alle projectdata moet in Docstream’. Dat bleek nog lastig in de praktijk: op sommige plekken in de organisatie werd dat heel goed opgepakt, op andere plekken bleven we nog wat half-half aan het werk. We hebben nu de migratie aangegrepen om te zeggen: We zetten nu alle data over en we gaan nu gewoon alles in Prostream zetten. We zetten de lokale M-schijf op alleen-lezen voor alle projectdata, dan kunnen we daar niks meer bewerken. We gaan volle bak werken in Prostream.”
Als we over gaan, dan willen we ook wel in één keer alles.
Afscheid nemen
Het Heembouw-team heeft veel aandacht besteed aan de interne voorbereiding van de overgang van Docstream naar Prostream. “We hadden wel het idee: als we over gaan, dan willen we ook wel in één keer alles. We willen de stekker uit de lokale M-schijf trekken, zodat iedereen alle informatie op een platform zou gaan beheren. Ook voor externe partijen werkt dat een stuk makkelijker samen. En Prostream maakt dat mogelijk.”
Alles wat we nu in Docstream kunnen, dat moet dan ook wel minimaal mogelijk zijn in Prostream.
Iedereen meekrijgen
Afscheid nemen van bepaalde werkwijzen is niet voor iedereen even eenvoudig en kan voor intern voor wrijving zorgen. “Natuurlijk waren er wel zorgen om het meekrijgen van alle collega’s in de nieuwe software. De overgang naar Prostream is een heel proces geweest waarin we steeds hebben gekeken, waar staat Prostream nu en is dat genoeg om al over te kunnen? En alles wat we nu in Docstream kunnen, dat moet dan ook wel minimaal mogelijk zijn in Prostream. Op basis daarvan hebben we een paar keer moeten besluiten van nee, het is nog niet zo ver,” vertelt Björn.
Uiteindelijk heeft Heembouw een testsessie met Pro4all ingepland om door het product heen te lopen en alles uitvoerig te testen. Björn: “Uit die sessie kwam een lijst met punten waar we er een aantal van hebben gemarkeerd als show-stoppers: die moeten echt opgelost zijn anders gaan we niet over.” En die aanpak heeft z’n vruchten afgeworpen, volgens Björn: “Dat is denk ik wel de manier waarop we die zorgen gemanaged hebben.”
Je zag wel dat Prostream ook gewoon veel voordelen heeft, waar mensen eigenlijk wel snel mee aan de gang wilden.
“We hebben Prostream een aantal keer laten zien, eerst aan een groep kerngebruikers, later ook aan een grotere groep mensen. Je zag wel dat Prostream ook gewoon veel voordelen heeft, waar mensen eigenlijk wel snel mee aan de gang wilden. Dat is ook wel een soort balans geweest: aan de ene kant de BIM-viewer, daar worden mensen heel enthousiast van. Überhaupt de viewer van documenten is gewoon een hele grote stap voorwaarts ten opzichte van Docstream. Maar we hadden ook een aantal punten, zoals de berichtenfunctie, dat moest er voor ons echt nog inzitten, omdat we ook onze offerte aanvragen vanuit Prostream willen kunnen doen.” Inmiddels is de berichtenfunctie in Prostream een veelgebruikte feature en kon die dus van het lijstje met show-stoppers voor Heembouw.
Dat blijkt nu ook wel na de livegang, dat eigenlijk iedereen gewoon heel makkelijk met Prostream aan de gang gaat. Ze pakken het makkelijk op.
Björn: “Je gaat met Prostream over naar een moderne look en feel. Je hebt gewoon veel voordelen. Dus wat dat betreft hebben we nooit echt angst gehad van: ‘Krijgen we de organisatie hierin mee?’. Dat blijkt nu ook wel na de livegang, dat eigenlijk iedereen gewoon heel makkelijk met Prostream aan de gang gaat. Ze pakken het makkelijk op.”
Een goede voorbereiding is het halve werk
Naast de testsessie bij Pro4all heeft Heembouw nog veel meer ondernomen om de overgang van Docstream naar Prostream zo soepel mogelijk te laten verlopen. Björn: “Sinds we live zijn met Docstream hebben we het Centraal Adoptie Team (CAT). Dat is wat je bij ons wel meer ziet: voor de belangrijkere applicaties hebben we een kernteam. Dat is vaak een combinatie tussen management, directie en een aantal kerngebruikers, om een vinger aan de pols te houden bij wat er gebeurt met zo’n product: wat horen we in de organisatie en wat moeten we verbeteren?”
Het CAT-team is volgens Björn ontstaan als onderdeel van het verandermanagement: “We introduceren een nieuwe applicatie en we willen dat die breed gebruikt wordt. We willen Prostream nu niet alleen maar gebruiken voor het delen van documenten, we willen alle documenten, zowel intern als extern, in de applicatie hebben.”
Onderdeel van dit verandermanagement was ook een live webinar, waarin Pieter Beuker van Pro4all alle Heembouwers mee nam en hen de features van Prostream liet zien. Hij baseerde zijn rondleiding door het programma op de werkwijze van Heembouw, zodat de relevantie van de verschillende features duidelijk werd. Zo was iedereen al bekend met de basisbeginselen van het platform en konden ze na de migratie een vliegende start maken.
Pieter heeft altijd aangegeven: die migratie is iets wat wij gewoon gaan regelen als het zover is.
Daarnaast hebben er heel wat meetings plaatsgevonden tussen Pro4all en Heembouw voorafgegaan aan de migratie. In aanloop naar de overgang van Docstream naar Prostream werd er op wekelijkse basis met elkaar gesproken. Het is de service van Pro4all om ervoor te zorgen dat alle gegevens van de Docstream-omgeving correct worden overgezet in de Prostream-omgeving. Ook dat gaf vertrouwen toen ze destijds voor Docstream kozen, volgens Björn: “Pieter heeft altijd aangegeven: die migratie is iets wat wij gewoon gaan regelen als het zover is.”
Omdat Pro4all alle data die in Docstream bestond zou verhuizen naar Prostream (en dat is nogal wat data voor alle projecten binnen Heembouw), was het belangrijk dat dit vlekkeloos zou verlopen. Daarom hebben we er op gehamerd dat we een aantal tests konden doen met de migratie. Doordat we uiteindelijk die proefmigratie gedaan hebben, wisten we eigenlijk 100% zeker dat die data wel goed over zou komen. We hebben gewoon gezien: alle gebruikers waren er, alle data stond er in, alle metadata klopte, versiegeschiedenis… Alles was er gewoon. Dus dan heb je wel zoiets van: Dit is goed. En hier kan iedereen vanaf dag één z’n weg wel in vinden.”
Op de ochtend na de migratie waren er op onze drie locaties een tweetal collega’s van Pro4all aanwezig.
Samen werken
Gedurende het hele migratietraject is nauw samengewerkt door Heembouw en Pro4all. Zo ook op de ochtend na de daadwerkelijke migratie: men ging met Prostream aan de slag. Om bij vastlopers en problemen snel in te grijpen, was er op elke locatie van Heembouw een support-team aanwezig. Björn licht toe: “Op de ochtend na de migratie waren er op onze drie locaties een tweetal collega’s van Pro4all aanwezig. Zij werkten samen met de kerngebruikers binnen Heembouw, die het eerste aanspreekpunt waren voor vragen vanuit collega’s.”
“Daarnaast was er een Teams-kanaal beschikbaar waar de kerngebruikers meteen issues konden melden, zodat we die centraal konden beheren. Maar uiteindelijk is het qua issues heel erg meegevallen en is de ochtend na de migratie is super goed gegaan. We hadden wat issues met de performance, maar toen zijn er die diezelfde dag nog wat fixes gedaan door Pro4all. En ik merk dat we daarin een goede samenwerking hebben.”
Je hebt een moderne interface, en er zitten heel veel voordelen in.
Aan de slag in Prostream
Natuurlijk was het een grote stap om de lokale schijf de deur te wijzen en volledig over te gaan naar Prostream. Maar, vertelt Björn: “Het gevoel dat na de migratie heerst, is eigenlijk wel relaxt. We zijn blij dat we nu gewoon helemaal over zijn.” Want, zo gaat hij verder: “We hebben nu gezien met Prostream: je hebt een moderne interface, en er zitten heel veel voordelen in. Waar wij met Docstream veel tegenaan liepen, is dat op het moment dat je echt documenten wilt gaan bewerken, dan betekent dat dat je zo’n document uit het systeem moet halen. Dan ga je het document lokaal opslaan en dat is soms best lastig. Op Prostream kun je natuurlijk sowieso al documenten previewen, dus je kunt alle bestanden gewoon bekijken zonder ze te hoeven downloaden. Maar daarnaast hebben we heel hard gehamerd op de Microsoft Office-integratie. Dat was voor ons gewoon een hele belangrijke om het werken makkelijker te maken, dat je gewoon binnen je omgeving documenten kunt bewerken.”
“Gewoon doen.”
Op de vraag wat zijn tip zou zijn voor bedrijven die nog twijfelen om de overstap te maken, antwoord Björn: “Het eerste wat in me opkomt is: ik zou het gewoon doen. Maar ik vind het wel lastig, je weet niet hoe andere bedrijven het gebruiken. Ik denk dat voor ons de testsessie bij Pro4all op kantoor een belangrijke sleutel is geweest voor het succes van uiteindelijk de livegang. Dus ik zou aanraden een testmoment in te bouwen, waarin je een groot deel van de organisatie het product laat testen. Dat heeft er bij ons voor gezorgd dat we gewoon heel goed scherp hadden wat er nog moest komen. Organiseer een testmoment waarin je een groot deel van je organisatie betrekt om ook te kunnen valideren of het product geschikt is voor jouw bedrijf. Aan het einde van ons testmoment hebben we gezegd: moeten we naar Prostream? En het antwoord daarop was gewoon een hele grote ja. En tuurlijk zijn er dan nog haakjes, mits dat en dat en dat, maar er was geen twijfel over mogelijk dat onze organisatie die overstap wilde gaan maken. Dus organiseer een vergelijkbaar iets, je creëert dan gewoon heel veel draagvlak en je haalt meteen ook een hele boel feedback op.”
En tuurlijk zijn er dan nog haakjes, mits dat en dat en dat, maar er was geen twijfel over mogelijk dat onze organisatie die overstap wilde gaan maken.
Met Prostream heeft Heembouw succesvol een nieuwe manier van werken geïmplementeerd binnen hun organisatie. Nu alle data in een weekend in november 2023 zijn overgezet van Docstream naar Prostream, beheert Heembouw al haar projecten van commerciële fase tot en met de afbouw volledig in Prostream.