Projectadministratie bouw: optimaliseer je efficiëntie met Prostream
Een van de belangrijkste kenmerken van de bouw is dat er doorgaans op projectbasis wordt gewerkt. En denk je aan projectbasis, dan denk je aan een gestroomlijnde projectadministratie. In de projectadministratie hou je alle data en informatie over je bouwwerk bij. Zo heb je altijd grip op, inzicht in en overzicht over de voortgang, de kosten, de planning en de gemaakte uren. Dat leidt tot kostenbesparing, efficiëntie en, ook niet onbelangrijk, veiligheid van data en gegevens.
Wat betekent projectadministratie in de bouw?
Goede projectadministratie in de bouw is de basis van een succesvol project. Projectadministratie omvat – het woord zegt het al – de complete administratie van een project. Denk aan het beheer van planning, manuren en kosten, maar ook alle contracten, documentatie, tekeningen, meetrapporten en technische informatie. Een doeltreffende projectadministratie staat garant voor een gestructureerde aanpak, waarbij je elke stap van het bouwproces nauwgezet kunt volgen.
Voordelen van projectadministratie van Prostream
Prostream is een ideaal softwarepakket voor projectadministratie in de bouw. En meer, want hiermee cover je in één keer alle documentbeheer, de teamcommunicatie, het borgen van kwaliteit en risicobeheersing. Het samenwerkingsplatform, ook wel bekend als DMS (document management systeem) of CDE (common data environment) zorgt ervoor dat bouwpartners tijdens alle fases van het bouwproces makkelijk en veilig kunnen samenwerken en iedereen altijd over alle actuele data beschikt.
Uit onderzoek blijkt dat 52% van de herstelwerkzaamheden in de bouw nodig is door slechte informatie en miscommunicatie.
Meer efficiëntie
Uit onderzoek blijkt dat 52% van de herstelwerkzaamheden in de bouw nodig is door slechte informatie en miscommunicatie (M-Files, 2018). Door alle betrokkenen in één centraal systeem te laten werken, voorkom je miscommunicatie en faalkosten. Door slim automatisch versiebeheer komt het niet meer voor dat iemand per ongeluk met oude tekeningen aan de slag gaat. En door documenten te ‘stempelen’ met QR -codes is altijd te controleren of je op de bouwplaats met de meest recente versie werkt. Jouw eigen mappenstructuur zorgt ervoor dat documenten eenvoudig terug te vinden zijn. Of kies voor slimme mappen, waarbij de mappen automatisch worden gevuld met documenten op basis van type of tags. En dankzij de collectiemap kun je in één keer acties uitvoeren op bestanden uit verschillende mappen. Ook handig, dankzij de laatst gezien-feature weet je of jouw projectleden op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen in het project.
Werk slimmer, niet langer
Meer efficiëntie met deze features
Automatisch versiebeheer
Werk altijd met de laatste versie van een document door de automatisch doorlopende versienummers. Historische versies bekijk je alleen als je actie onderneemt, zo werk je altijd met het meest recente document.
Stempelen
Maak QR-codes aan voor documenten om te controleren of dit de meest recente versie is. Zo werkt versiebeheer ook op de bouwplaats.
Slimme mappen
In Prostream kun je naast een normale mappenstructuur gebruikmaken van slimme mappen die automatisch gevuld worden met documenten op basis van type of tags.
Collectiemap
Dankzij de collectiemap kun je in één keer acties uitvoeren op bestanden uit verschillende mappen.
Grotere kostenbesparing
Een goed DMS zorgt gemiddeld voor 10% kostenbesparing, doordat bouwpartners efficiënter werken en zaken beter georganiseerd zijn. Zo blijkt dat 1 op de 5 documenten wel eens zoek is en het gemiddeld €100,- kost om een verloren document weer op te zoeken. Het reproduceren van een verloren document kost bijna €200,-. Allemaal kosten die je niet meer hebt door te werken met een samenwerkingsplatform. Het gebruik van een DMS leidt bewezen tot 49% effectievere processen en 9% snellere besluitvorming.
Veiligheid van data & gegevens
Gegevens over een bouwproject kunnen gevoelige informatie bevatten over bijvoorbeeld bestemmingsplannen of budgetten. Je wilt dus de garantie dat kwaadwillenden die informatie niet kunnen inzien. Ook hier draagt een goed DMS aan bij. In een goed beveiligd DMS kun je per document of bestand de toegangsrechten instellen. Zo ziet elke bouwpartner alleen wat hij of zij mág zien. Daarnaast beveilig je documenten nog extra met een wachtwoord en/of een vervaldatum. Uiteraard kun je er op rekenen dat de dataservers van een betrouwbare softwareleverancier in een beveiligde omgeving staan en vallen onder de regels van de AVG.
Welke onderdelen zorgen voor een verbeterde projectadministratie in de bouw?
Bouwsoftware heeft verschillende features die de projectadministratie verbeteren. Denk aan bestanden delen, veilig grote bestanden versturen, annotaties om eenvoudig documenten aan te passen, formulieren en checklists en handige dashboards en rapportages. Via een berichtenmodule stuur je snel berichten naar je bouwpartners en een BIM-viewer maakt het mogelijk om 3D-bestanden te bekijken, bewerken en controleren.
Ook voor de WKB is een goede projectadministratie van groot belang.
Wet Kwaliteitsborging (WKB)
Ook voor de WKB is een goede projectadministratie van groot belang. De WKB draait om dossieropbouw en dat doe je met een slim DMS. Door je processen te digitaliseren, maak je al jouw benodigde informatie makkelijk vindbaar en reproduceerbaar. Meer weten over hoe je met een slimme projectadministratie makkelijker kunt voldoen aan de WKB? Download dan onze gratis whitepaper over de WKB en software.
Document management
Document management maakt het makkelijk om documenten te beheren en te delen. Elke projectpartner ziet alleen de informatie die voor hem relevant is en alles is goed beveiligd en centraal opgeslagen. Meer weten over alle voordelen van document management? Je leest hier alle voordelen van document management.
Een softwareprogramma als Prostream heeft als groot voordeel dat het is te koppelen met allerlei andere systemen.
Koppeling met Snagstream, BIM en Microsoft Office
Een softwareprogramma als Prostream heeft als groot voordeel dat het is te koppelen met allerlei andere systemen. Als je bijvoorbeeld al gebruikmaakt van Snagstream, dan kun je jouw tekeningen of foto’s koppelen aan een Prostream-project. Hier lees je meer over de koppeling tussen Prostream en Snagstream. Ook je BIM-bestanden kun je gewoon bekijken in Prostream. Prostream gebruikt daarvoor de BIM-viewer van Autodesk. Tot slot bewerk je documenten eenvoudig online én samen met collega’s door de Microsoft Office-integratie. Hier heb je geen eigen Microsoft-licentie voor nodig.
Klanten in de bouw die onze projectadministratie-tool gebruiken
Prostream is een steeds bekendere naam in de bouw. En dat blijkt ook wel uit ons klantenbestand. Onder andere Heembouw en Van Mourik Bouw maken gebruik van Prostream als DMS. Benieuwd wat zij ervan vinden? Lees hun ervaringen.