Bouwsoftware voor vastgoedbeheerders en facility managers
Bouwsoftware die de uitdagingen van vastgoedbeheerders en facility managers begrijpt
Succesvol vastgoedbeheer en facility management gaan gepaard met grote verantwoordelijkheden en vereisen een brede en gedegen bouwkundige en juridische kennis. Daarnaast moet je als vastgoedbeheerder of facility manager beschikken over de nodige managementvaardigheden en people skills.
Communicatie is zowel een voorwaarde als uitdaging voor vastgoedbeheerders en facility managers. In deze rollen onderhoud je namelijk intensief contact met een brede waaier aan partijen en personen. Zo zijn er natuurlijk de huurders die gebruikmaken van je vastgoed, maar ook servicemedewerkers en bouwspecialisten die verantwoordelijk zijn voor het onderhouden en eventueel verbouwen van panden.
Het managen en stroomlijnen van de communicatie- en documentstromen waar je als vastgoedbeheerder of facility manager mee te maken hebt, vraagt om een goed, digitaal en gebruiksvriendelijk systeem voor het beheren en archiveren van documentatie. Zo vergroot je de efficiëntie, verklein je de kans op fouten en verbeter je de communicatie en samenwerking met huurders, monteurs en servicemedewerkers.
Goede bouwsoftware komt tegemoet aan de praktische en operationele behoeften van vastgoedbeheerders en facility managers. Maar wat is bouwsoftware precies? Wat zijn de voordelen ervan? En waarom is bouwsoftware ideaal voor deze groep? Lees verder en ontdek de antwoorden op deze belangrijke vragen.
standaard op maat
Wat kan software die specifiek
gemaakt is voor vastgoedbeheerders en facility managers?
Werk met externe gebruikers
Zo werk je samen met de hele keten in één systeem. Zo werkt iedereen met dezelfde informatie en wordt de kwaliteit van projecten gewaarborgd.
Deel bestanden
Bestanden, daar draait het om in projecten. Met de juiste software kun je deze gemakkelijk delen, ook met externe projectleden.
Versiebeheer
Alle wijzigingen en veranderingen aan die bestanden worden (automatisch) gevangen in dat systeem.
Veiligheid voorop
De informatie moet veilig zijn – door het toekennen van rechten op verschillende niveaus ziet iedereen allen de documenten die ze mogen zien.
Een greep uit de vastgoedbeheerders en facility managers die onze bouwsoftware gebruiken
De uitdagingen voor vastgoedbeheerders en facility managers
De sector vastgoedbeheer is dynamisch en evolueert voortdurend. Tijd om de belangrijkste uitdagingen voor moderne vastgoedbeheerders en facility managers onder de loep te nemen.
Omgaan en communiceren met huurders en verhuurders
Huurders en verhuurders verwachten dat een vastgoedbeheerder of facility manager responsief, beschikbaar en goed op de hoogte is. Is er iets mis in een gebouw dat onder jouw beheer valt? Of laat het onderhoud of de reparatie van bepaalde faciliteiten te lang op zich wachten? Dan kan er een slechte relatie ontstaan die vastgoedbeheerders en facility managers zeker in het digitale tijdperk mogelijk reputatieschade berokkent. Een negatieve reactie is op de sociale media zo geplaatst.
Kostenoptimalisatie en duurzaamheid
Gebouwen duurzaam inrichten is om twee redenen belangrijk: het bespaart energiekosten en het milieu en maakt de gebouwen die je als vastgoedbeheerder of facility manager beheert aantrekkelijker voor een grote groep huurders. Kennis van en inzicht in zaken als isolatie en duurzaam energiegebruik zijn dus essentieel.
Het afstemmen van plannen en processen met al die betrokkenen brengt een bijna eindeloze stroom aan correspondentie en documenten met zich mee.
Communicatie met veel verschillende partijen
Een vastgoedbeheerder heeft direct en indirect contact met veel verschillende partijen. Denk aan huurders en verhuurders, maar ook aan bouwprofessionals als vakwerkers en servicemedewerkers. Het afstemmen van plannen en processen met al die betrokkenen brengt een bijna eindeloze stroom aan correspondentie en documenten met zich mee. Het is een uitdaging om al die documentatie centraal en efficiënt te beheren.
Op de hoogte blijven van wet- en regelgeving
Als vastgoedbeheerder of facility manager ben je verantwoordelijk voor het voldoen aan een flink pakket aan wet- en regelgeving. Denk bijvoorbeeld aan regels rondom brandveiligheid, asbest en legionellabestrijding, maar ook aan de Wet informatie-uitwisseling bovengrondse en ondergrondse netten en netwerken (WIBON), de Omgevingswet, het Bouwbesluit, de AVG en regels rondom begroting en verantwoording. Het blijvend kunnen voldoen aan zowel wettelijke als zelfbenoemde verplichtingen (zeker omdat die kunnen veranderen) vraagt om een zorgvuldig document- en informatiebeheer.
Het vinden en behouden van huurders
Het vinden, maar zeker ook behouden van huurders levert vastgoedeigenaren een betrouwbare bron van inkomsten op. De huurders vormen de cashflow binnen de wereld van het onroerend goed. Om huurders aan te trekken en voor langere tijd binnenboord te houden, moet je goed met ze communiceren. Bovendien dien je over de informatie te beschikken die nodig is om een goede huurovereenkomst te sluiten en altijd tegemoet te komen aan de behoeften van huurders.
Betalingsproblemen signaleren
Alert zijn op achterstallige betalingen is eveneens belangrijk voor vastgoedbeheerders. Als veel huurders regelmatig niet tijdig aan hun financiële verplichtingen voldoen, kan je liquide positie in gevaar komen. Het houden van financieel overzicht vereist een goed inzicht in de huurovereenkomsten en correspondentie die je beheert.
Bouwsoftware voor vastgoedbeheerders en facility managers
Bouwsoftware helpt vastgoedbeheerders en facility managers bij het succesvol tackelen van de diverse uitdagingen die ze tegenkomen. Tijdens een project komen namelijk nogal wat documenten voorbij. Denk aan huurovereenkomsten, offertes voor onderhouds- en reparatiediensten, facturen, plattegronden, Word- en pdf-bestanden, audio- en video-opnamen, digitale en papieren correspondentie met huurders en prijsopgaven. Dankzij bouwsoftware krijg je de beschikking over één centraal, overzichtelijk softwarepakket waarin je jouw documentbeheer regelt en de communicatie met huurders, installateurs en monteurs verbetert.
Bouwsoftware staat garant voor een veelzijdig samenwerkingsplatform dat oog heeft voor de specifieke behoeften van vastgoedbeheerders en facility managers. Zulke software herken je aan namen zoals document management systeem (DMS) en common data environment (CDE). Welke naam je het systeem ook geeft, bouwsoftware is helemaal ingericht op het delen van de juiste documenten. Omdat informatie altijd en overal aanwezig is voor alle gemachtigde partijen, stroomlijnen en ordenen vastgoedbeheerders en facility managers hun documentenstroom efficiënt en probleemloos.
Waar moet je op letten bij het kiezen van bouwsoftware?
Het landschap met bouwsoftware is tegenwoordig een stuk veelzijdiger dan een paar jaar geleden. Dat schept extra keuzevrijheid, maar maakt het tegelijkertijd lastiger om uit het ruime aanbod de juiste oplossing te selecteren. Er zijn bijvoorbeeld ‘point solutions’, softwarepakketten die vooral zeer specifieke processen binnen de bouw ondersteunen. Je kunt ook kiezen voor breder inzetbare bouwsoftware die bruikbaar is voor een divers spectrum aan bouwprocessen, maar toch maatwerk levert.
Welke keuze je ook maakt, let er vooral op dat de geselecteerde bouwsoftware voldoet aan de volgende eisen:
Flexibel
Als vastgoedbeheerder heb je te maken met regelmatig veranderende regelgeving, maar ook met wisselende eisen en klachten van huurders. De bouwsoftware moet jou in staat stellen om hier adequaat en tijdig op te reageren zodat je een goede service probleemloos koppelt aan het feilloos naleven van alle regels.
Overzicht op data
Alle data moeten aan elkaar te koppelen en relateren zijn. Alleen zo creëer je het totaaloverzicht dat je als vastgoedbeheerder of facility manager nodig hebt.
Keten ondersteunend
De bouwsoftware moet de hele keten ondersteunen: van het terugzoeken van specifieke gegevens in documentatie over een gebouw, het aanvragen van een reparatie, het beantwoorden van een vraag tot de uiteindelijke afhandeling ervan.
Samenwerken
Als vastgoedbeheerder of facility manager moet bouwsoftware je de mogelijkheid bieden om te communiceren met alle betrokken partijen. Van oplevering tot MJOP en de uitvoering daarvan. Zo wordt het managen van projecten makkelijker.
De voordelen van bouwsoftware voor vastgoedbeheerders en facility managers
Bouwsoftware stroomlijnt de hele communicatieketen. Gegevens en documenten zijn voor alle betrokken partijen te vinden in een centrale en overzichtelijke informatieomgeving. Je hoeft niet meer continu documenten rond te mailen of om de haverklap te bellen om mensen van de actueelste data en documentversies te voorzien. Het resultaat? Een uitstekende service en dito gebouwbeheer.
Met de juiste bouwsoftware hebben vastgoedbeheerders en facility managers altijd grip op het onderhoud. Van elk gebouw, van elke unit, van iedere installatie en van elk bouwdeel weet je in een handomdraai de leeftijd en wanneer er voor het laatst onderhoud plaatsvond. Zo verlaag je de kosten en verhoog je het werkplezier.
Ook bij onverwachte reparaties sta je sterker dankzij goede bouwsoftware. Je hebt alle informatie altijd gelijk bij de hand. Je leverancier en monteur kunnen gelijk de juiste onderdelen meenemen en zijn snel klaar. Zo sla je twee vliegen in één klap: lagere kosten en tevreden huurders.
Van elk gebouw, van elke unit, van iedere installatie en van elk bouwdeel weet je in een handomdraai de leeftijd en wanneer er voor het laatst onderhoud plaatsvond. Zo verlaag je de kosten en verhoog je het werkplezier.
Bouwsoftware maakt het ook mogelijk om in een register per relevant gebouwdeel alle verplichtingen en regels, en de naleving hiervan, bij te houden. Door gebruik te maken van een gestandaardiseerde gegevensstructuur met de juiste mappen en documenten, loop je een veel lager risico op eventuele complianceproblemen.
Slim versiebeheer zorgt er bovendien voor dat iedereen altijd met de juiste versie van een document werkt. Op het moment dat er een nieuwe revisie is, kun je de nieuwe versie ‘over de oude heen’ uploaden. De oude documenten blijven behouden, maar in principe buiten beeld. Je ziet wel dat het versienummer doorloopt, waardoor je weet dat je de actueelste versie van een bestand voor je neus hebt.
Gebruikers: rechten en rollen
In Prostream kun je aan iedere gebruiker gebruikersrechten en rollen toekennen.
Grote bestanden versturen
Met enkele klikken verstuur je grote bestanden óf grote hoeveelheden bestanden met binnen je bedrijf, maar ook buiten je bedrijf. Beveiligd met een wachtwoord, zodat alleen de juiste persoon ze kan lezen.
Veiligheid van data
Software die zorgvuldig omgaat met jouw project- en bedrijfs(gevoelige) informatie. Dat voorkomt problemen.
Taken
Met Prostream wordt elk project net ietsje beter. Plan je projecten rondom mijlpalen, maak vaste procedures en link alle benodigde informatie aan elkaar zodat je altijd in één oogopslag alle informatie hebt die je nodig hebt.