Workflows
Grip op je proces, niet alleen op je documenten
Ontwerp het proces dat bij jouw project past: wie iets moet doen, in welke volgorde, en wat er gebeurt bij goedkeuren of afwijzen. Start automatisch bij een upload, betrek onderaannemers zonder dat zij een Prostream-account nodig hebben, en zie in één overzicht waar ieder document staat.
Een goedkeuring hoort niet in een los mailtje te zitten
Je kent het wel. Een tekening moet eerst nagekeken, dan goedgekeurd, dan naar de onderaannemer. Onderweg gaat het via mail, een Teams-bericht en soms een telefoontje omdat iemand een deadline mist. Niemand kan achteraf precies aantonen wie wanneer wat heeft gedaan, en bij het volgende project legt iedereen weer opnieuw uit hoe het hoort te werken.
Workflows in Prostream legt dat proces één keer vast. Daarna volgt het zichzelf. Je past daarvoor je manier van werken niet aan de software aan. Je legt vast hoe het nu al hoort te gaan, en Prostream zorgt dat iedereen die route ook volgt, of iemand nu intern is of een onderaannemer die alleen even iets aanlevert.
Wat het doet (vijf onderdelen)
Teken het proces zelf, geen ontwikkelaar nodig
In de ontwerper zet je stappen neer: wie iets beoordeelt, wie een taak uitvoert, en wat het systeem automatisch moet doen bij goedkeuren, afronden of afwijzen. Je bepaalt de volgorde, voegt parallelle stappen toe waar dat kan, en stelt voorwaarden in, bijvoorbeeld op bestandstype, aantal opmerkingen, of een van je eigen metadatavelden. Pas je het ontwerp later aan, dan werkt dat alleen door in nieuwe processen. Wat al loopt, blijft op de versie waarmee het is gestart. Hetzelfde ontwerp kun je bovendien aan meerdere mappen of projecten koppelen, met steeds andere mensen toegewezen aan dezelfde stappen. Zo bouw je hem één keer en hergebruik je hem per project.
Start vanzelf, niet omdat iemand eraan denkt
Koppel een workflow aan een map of een metadatatemplate en hij start automatisch zodra een document wordt geüpload: bij de eerste versie, een nieuwe versie, of allebei. Wil je het liever zelf bepalen, dan start je een proces ook handmatig vanuit een selectie documenten.
Onderaannemers en opdrachtgevers doen gewoon mee
Een stap kan ook naar iemand buiten Prostream. Die persoon krijgt een e-mail met een tijdelijke link (standaard 7 dagen geldig), uploadt naar de afgesproken map, en het proces gaat verder. Geen account nodig, geen drempel voor de partij die je toch al bij het project hebt. De documenten komen automatisch in de juiste map terecht, ook als dat een map in een ander project is.
Deadlines die zichzelf bewaken
Elke stap kan een eigen termijn krijgen, met een herinnering vooraf en een escalatie als de deadline verstrijkt: een e-mail, een taak voor de juiste persoon, of beide. Optioneel zet je ook een termijn op het hele proces, zodat één late stap niet ongemerkt het hele project ophoudt.
Een spoor dat je zo aan een auditor laat zien
Van start tot afronding, van goedkeuring tot afwijzing: alles wordt vastgelegd. Bij een WKB-toetsing of een discussie achteraf hoef je niet te reconstrueren wat er is gebeurd, het staat er al.
Hoe werkt het
Bouw het stappenplan in de ontwerper en publiceer het.
Koppel het aan een map of template, of start het handmatig vanuit een documentselectie.
Iedereen die aan de beurt is ziet zijn taak in Mijn werk of krijgt een e-mail, met een deadline.
Volg de voortgang per document, van eerste stap tot afronding.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen workflows en documenttaken?
Documenttaken zijn de bouwstenen. Workflows verbindt ze tot een compleet proces, met voorwaarden, deadlines en een vaste route bij een afwijzing.
Werkt dit ook met onderaannemers die geen Prostream-licentie hebben?
Ja. Zij krijgen een beveiligde, tijdelijke link per e-mail en hoeven geen account aan te maken.
Wat gebeurt er met een lopend proces als ik het ontwerp aanpas?
Ja. Zij krijgen een beveiligde, tijdelijke link per e-mail en hoeven geen account aan te maken.
Kan ik een proces stopzetten als het niet meer relevant is?
Een beheerder kan een lopend proces annuleren. Wat er al mee is gedaan, zoals een goedkeuring of verplaatsing, wordt niet teruggedraaid, maar open werk en deadlines stoppen direct.
Zet het proces één keer neer, Prostream herinnert iedereen eraan
Workflows is nu in beta. Meld je aan om als een van de eerste projecten mee te draaien.
DAT WAS NOG NIET ALLES.
Zo wordt samenwerken
een fluitje van een cent.
Slimme mappen
In Prostream kun je naast een normale mappenstructuur gebruikmaken van slimme mappen die automatisch gevuld worden met documenten op basis van type of tags.
Slimme weergaves
Met slimme weergaves werk je niet met losse zoekacties, maar met vaste overzichten op basis van metadata en inhoud. Zo heb je altijd precies die informatie in beeld die voor jou relevant is.
Snags
Bij afwijkingen plaats je gemakkelijk een Snag op een tekening. Maak verschillende standaard template snags aan voor verschillende constateringen; is het een gebrek, verbetering of een verzoek om informatie? Jij bepaalt het.
Stempelen
Maak QR-codes aan voor documenten om te controleren of dit de meest recente versie is. Zo werkt versiebeheer ook op de bouwplaats.