So treffen Sie klare Vereinbarungen zur Dokumentenverwaltung
Um das Beste aus Ihrem Dokumentenmanagementsystem herauszuholen, bedarf es mehr als nur der Wahl der richtigen Software. Indem Sie die richtigen Vereinbarungen innerhalb Ihrer Organisation treffen, stellen Sie sicher, dass Sie den vollen Wert Ihres DMS ausschöpfen. Natürlich ist keine Organisation wie die andere, und alle Organisationen haben unterschiedliche Herausforderungen mit ihren eigenen Prozessen. Es gibt jedoch eine Reihe von Themen, bei denen es immer sinnvoll ist, sich im Vorfeld Gedanken zu machen und Vereinbarungen zu treffen.
Berechtigungen pro Ordner
Nicht jeder muss dieselben Dokumente einsehen können: Der Projektleiter braucht Zugang zu viel mehr Daten als z.B. ein Subunternehmer. Deshalb können Sie pro Ordner auswählen, wer den Ordner sehen und/oder bearbeiten darf, indem Sie die richtigen Rechte und Rollen zuweisen.
Eine einfache Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, Ordner zu nummerieren, und zwar vom öffentlichsten (1) bis zum eingeschränktesten (z. B. 20, aber das hängt von Ihrem Projekt oder Ihrer Organisation ab). Dann weisen Sie diesen die richtigen Rechte zu. Beispiel: Externe Kollegen können nur die Ordner 1 bis 5 sehen, interne Kollegen können die Ordner 1 bis 10 sehen und die Geschäftsführung sieht die Ordner 1 bis 20. Das bedeutet, dass die Benutzer nie mehr Ordner sehen, als sie Zugriff haben, und Sie verhindern, dass die Leute das Gefühl bekommen, dass es etwas gibt, das sie nicht wissen sollten.
Ein zusätzlicher Tipp, um diesen Prozess zu beschleunigen, besteht darin, alle Benutzer, die in eine Kategorie fallen, einer Benutzergruppe hinzuzufügen. Fügen Sie zum Beispiel alle Subunternehmer in die Gruppe Subunternehmer ein. Sie weisen der Gruppe dann die richtigen Rechte zu.
Sie haben Ihre Ordnerstruktur eher generisch angelegt und wollen nicht für jeden Projektpartner Rechte setzen? Dann verwenden Sie Freigeben und Einfrieren, um Dateien freizugeben. Legen Sie zum Beispiel fest, dass externe Benutzer nur freigegebene Dokumente sehen können.
Alle in Formation an einem Ort halten
Vereinbaren Sie außerdem, dass Sie alle Ihre Dateien nur innerhalb Ihres DMS verteilen werden. Wenn Sie Dateien an verschiedenen Orten gespeichert haben, kann dies dazu führen, dass verschiedene Versionen desselben Dokuments nebeneinander existieren. Innerhalb von Prostream gibt es verschiedene Lösungen, um Dateien zu bearbeiten und dabei die vollständige Historie zu gewährleisten.
Treffen Sie außerdem Vereinbarungen zur Freigabe von Dateien, die eine bestimmte Aktion erfordern. Muss eine Datei von einem Projektpartner begutachtet werden? Dann legen Sie eine Dokumentenaufgabe an. Der Fortschritt wird im Protokoll der Datei festgehalten, und Sie können sofort sehen, wie der Status ist.
Gibt es eine Datei, die nicht sofort bearbeitet werden muss? Dann senden Sie sie als Anhang zu einer Nachricht. Sie können sie auch an Kollegen schicken, die nicht an dem Projekt beteiligt sind. Auf diese Weise können Sie alle effizient informieren.
Verhindern, dass mehrere Versionen eines Dokuments nebeneinander existieren, indem klare Vereinbarungen getroffen werden.
Setzen der richtigen Metadaten
Indem Sie beim Hochladen einer Datei die richtigen Metadaten angeben, schaffen Sie langfristig einen großen Mehrwert, da Sie auf diese Weise verschiedene Einblicke erhalten. Dies kann auch dazu führen, dass die Ordnerstruktur bei der Suche nach einem Dokument weniger wichtig ist, weil man nach den Metadaten filtern kann.
Um sicherzustellen, dass dies immer richtig gemacht wird, machen Sie es zwingend erforderlich, die Metadaten zu vervollständigen. Sie können dies sowohl auf Organisations- als auch auf Projektebene festlegen. Darüber hinaus verlangt ISO-19650, dass so viele relevante Metadaten wie möglich zu Dateien hinzugefügt werden, um sie korrekt zu klassifizieren.
Version oder Dateiname
Es ist auch wichtig, dass klar ist, ob die Version oder der Dateiname führend ist. Dies legen Sie für jedes Projekt fest. Auf diese Weise behalten Sie Klarheit bei der Benennung von Dateien und der Verwaltung von Versionen. Sie können dies auch tun, indem Sie einen Download-Namen in Prostream festlegen. Dies geschieht auf der Grundlage der eingegebenen Metadaten.
Ernennung eines Verantwortlichen
Schließlich ist es sinnvoll, eine verantwortliche Person zu benennen, die ein Auge auf die Rechte, Ordner und Metadatenstruktur hat. So weiß jeder, wer der Ansprechpartner bei Fragen, Unklarheiten oder Anpassungen ist.