Zo maak je duidelijke afspraken over documentmanagement
Het meeste uit jouw documentmanagementsysteem halen is meer dan alleen het kiezen van de juiste software. Door het maken van de juiste afspraken binnen jouw organisatie zorg je ervoor dat jij de volledige waarde van jouw DMS benut. Natuurlijk zijn geen twee organisaties hetzelfde en hebben alle organisaties verschillende uitdagingen met eigen processen. Toch zijn er een aantal onderwerpen waarvan het altijd handig is om er vooraf al eens goed over na te denken en afspraken over te maken.
Rechten per map
Niet iedereen hoeft dezelfde documenten in te kunnen zien: de projectleider heeft toegang nodig tot veel meer gegevens dan bijvoorbeeld een onderaannemer. Daarom kun je per map selecteren wie de map mag zien en/of bewerken door de juiste rechten en rollen toe te kennen.
Een makkelijke manier om dit te doen is het nummeren van mappen, van de meest openbare (1) tot de meest beperkte (bijvoorbeeld 20, maar dit is afhankelijk van jouw project of organisatie). Hier ken je vervolgens de juiste rechten aan toe. Bijvoorbeeld: externe collega’s kunnen alleen map 1 tot en met 5 zien, interne collega’s kunnen map 1 tot en met 10 zien en de directie ziet map 1 tot en met 20. Hierdoor zien gebruikers nooit meer mappen dan zij toegang tot hebbenen voorkom je dat mensen het gevoel krijgen dat er iets is dat zij niet mogen weten.
Een extra tip om dit proces te versnellen, is door alle gebruikers die in 1 categorie vallen aan een gebruikersgroep toe te voegen. Zet bijvoorbeeld alle onderaannemers in de groep Onderaannemers. Vervolgens ken je de groep de juiste rechten toe.
Heb je jouw mappenstructuur generieker opgezet, en wil je niet voor iedere projectpartner rechten instellen? Gebruik dan Goedkeuren en bevriezen om bestanden zichtbaar te maken. Stel dan bijvoorbeeld in dat de externe gebruikers alleen goedgekeurde documenten kunnen zien.
Houd alle informatie op 1 plek
Spreek daarnaast af dat je al jouw bestanden alleen verspreidt binnen jouw DMS. Als je bestanden op verschillende plekken hebt opgeslagen, kan dit ertoe leiden dat verschillende versies van hetzelfde document die naast elkaar gaan bestaan. Binnen Prostream zijn er verschillende oplossingen beschikbaar om bestanden te bewerken, waarbij de volledige geschiedenis gewaarborgd blijft.
Maak daarnaast afspraken om bestanden waarvoor een actie is vereist, op een bepaalde manier te delen. Moet een bestand door een projectpartner beoordeeld worden? Maak dan een documenttaak aan. Hierbij wordt de voortgang bijgehouden in de log van het bestand, en zie je direct wat de status is.
Is er een bestand waarvoor geen directe opvolging nodig is? Stuur hem dan mee als bijlage van een bericht. Die kun je ook sturen naar collega’s die niet in het project zitten. Zo breng je op een efficiënte manier iedereen op de hoogte.
Voorkom dat er meerdere versies van een document naast elkaar gaan leven door duidelijke afspraken te maken.
Stel de juiste metadata in
Door het invullen van de juiste metadata tijdens het uploaden van een bestand, voeg je op lange termijn veel waarde toe omdat je op deze manier verschillende inzichten creëert. Ook kan hierdoor de mappenstructuur bij het opzoeken van een document minder belangrijk worden, omdat je kunt filteren op de metadata.
Om te zorgen dat dit altijd goed gebeurt, maak je het invullen van metadata verplicht. Dit kun je op zowel organisatie- als projectniveau instellen. Daarnaast vereist de ISO-19650 dat er zoveel mogelijk relevante metadata aan bestanden wordt toegevoegd om ze correct te kunnen classificeren.
Versie- of bestandsnaam
Ook is het belangrijk om duidelijk te hebben of de versie- of bestandsnaam leidend is. Dit stel je in voor ieder project. Zo houd je duidelijkheid in het benoemen van bestanden en beheren van versies. Je kunt dit ook doen door een downloadnaam in te stellen in Prostream. Dit doe je aan de hand van de ingevulde metadata.
Wijs een verantwoordelijke aan
Tot slot is het handig om één verantwoordelijke aan te wijzen die de rechten, mappen en metadatastructuur in het oog houdt. Zo weet iedereen wie het aanspreekpunt is bij vragen, onduidelijkheden of aanpassingen.