Overzie jij je bouwproject in Excel? Dat kan beter!

In Nederland realiseren we het ene na het andere prachtige bouwproject. Dat is best bijzonder, zeker als je bedenkt hoeveel moeite het kost. Waar twee grote uitdagingen bij een gemiddeld project normaal waren, kom je nu goed weg als er ‘maar’ een dozijn problemen is. Alsof dat niet genoeg reden voor stress is, gebruiken we ook nog eens massaal het verkeerde gereedschap om de klus te klaren. Dat zou toch anders moeten kunnen.

Excel is handig, maar is het ook het juiste gereedschap?

Benieuwd welk gereedschap verkeerd gebruikt wordt? Laat de gereedschapskoffer nog maar even dicht en klap de laptop open. De schuldige is Excel. Dat is prachtige software. Als je ziet wat sommige projectleiders met dit pakket voor elkaar krijgen, dan sla je steil achterover. Maar bouwondersteuning met Excel is eigenlijk een veelgemaakte vergissing. Er zijn veel betere manieren om projecten te overzien. Zie Excel als een schroevendraaier. Daar kan niemand echt iets slechts over zeggen, maar er zijn betere manieren om een schroef in te draaien.

Samenwerken gaat beter met bouwsoftware

De uitdaging waar Excel niet goed mee om kan gaan is de kern waar bouwen om draait: samenwerken.  Zonder samenwerking komt zelfs een relatief eenvoudig bouwproject zoals woningblokbouw niet van de grond. Hoofdaannemers, installateurs, gevelbouwers en ga zo maar door, hebben coördinatie nodig. Als projectleider heb jij de taak overzicht te houden op wat de uitvoerders (en junior projectleiders) aan het doen zijn. Als iedereen net iets anders werkt, vraagt dat veel meer tijd en worden er fouten gemaakt. De faalkosten die daaruit voortvloeien, zetten een streep door jouw flinterdunne marge. Om dat te voorkomen heb je bouw software nodig.

Hoeveel tijd heb jij over?

De populariteit van Excel is te verklaren, maar niet te verantwoorden. Als de achterkant van het bierviltje vol is, moet je toch verder schrijven. Excel dient zich als handige vervanger aan. Het staat al op de laptop en je kunt er direct mee uit de voeten. Uit die vergissing ontstaan vervolgens twee werkwijzen. In het ene geval heeft iedereen zijn eigen Excelsheet. Valt er iemand uit – en weet je de bestanden te achterhalen – dan blijkt dat diens gegevens net iets anders opgeschreven zijn. De data staat op een andere plaats. Voor je goed en wel door hebt hoe je de sheet moet lezen, ben je veel tijd kwijt en zijn er al fouten gemaakt.

Het gaat goed tot iemand een fout maakt

Het alternatief is dat we allemaal online in één Excelsheet (of een alternatief zoals een Google Doc) werken. Het lijkt of je controle hebt, maar dat is schone schijn. Wie kijkt er mee in de gegevens van de directie? Dat kun je met Excel niet zien, laat staan voorkomen. Daar komt bij dat je ook nog een houtje-touwtje bestandsopslag nodig hebt. Dat verergert je problemen. Wie mag er bestanden aanpassen? Waar zet je verwachte documenten klaar? Kijkt iedereen daar? Hoe koppel je deadlines aan doelen? Wat heb je geregeld als het op versiebeheer aankomt? Werken met Excel is alsof je zonder te heien op veengrond bouwt. Het lijkt allemaal vlot te gaan, tot de boel begint te verzakken. 

Kun jij 30 uur in een dag van 24 uur proppen?

In een wereld waarin mensen actief proberen 30 uur in een dag van 24 uur te proppen, is het best verbazingwekkend dat een inefficiënte oplossing zo populair is. Vooral door de gigantische risico’s die je ermee loopt. Bouwtekeningen worden zonder versiebeheer gedeeld via een mappenstructuur op OneDrive, Google Drive of een eigen online drive. Op basis van ‘goede afspraken’ werken we allemaal met de juiste tekening. Toch? Wie draait er op voor de kosten als een gebouw verkeerd om staat? Als je leest over zulke blunders, weet je niet zeker of de planning op Excel berustte, maar je kunt wel een gok wagen. 

Wil jij tijd verspillen om meer tijdverspilling te voorkomen?

Benieuwd wie het eerste aanspreekpunt is bij grote en kleine fouten? Heb je de tijd niet om te raden? Dan ben je waarschijnlijk projectleider en is het antwoord op die vraag ‘jij’. Je zou denken dat je het al druk genoeg had. Maar dankzij het schijn-overzicht van Excel, wordt je dag nóg voller. Hoe weet je zeker of de installateur wel op de hoogte is van eventuele wijzigingen? Even een keer extra bellen voor de zekerheid is verstandig. Dat telefoontje kost tijd, maar niet half zoveel als achteraf discussiëren over wiens fout het was. En dan hebben we het nog niet eens gehad over de extra administratie die de Wet kwaliteitsborging (Wkb) met zich mee gaat brengen.

Vanuit jouw software zie je wat er speelt en kun je ingrijpen waar dat nodig is.

Het kan veel beter dan Excel

Kan dat beter? Met projectondersteuning-software voor de bouw werk je in een beveiligde omgeving. Die houdt buitenstaanders buiten en voorkomt vergissingen van je eigen mensen. Je regelt de toegangsrechten en zorgt dat iedereen, zonder zoeken, relevante informatie voorhanden heeft. De kwaliteit borg je met checklists en formulieren. Deadlines worden vastgelegd en via notificaties bewaakt. Jij krijgt overzicht. Vanuit jouw software zie je wat er speelt, en kun je ingrijpen waar dat nodig is. Je wint tijd zonder aan controle in te boeten.

Lees ook deze 5 tips voor documentbeheer in de bouw.

Eenvoudig zien wat er speelt rondom een project

Door het juiste gereedschap te kiezen voor projectbeheer, reken je af met eindeloze ‘hoe zit het’ heen-en-weer mails (of erger nog: WhatsApp-berichten). Je hebt ook niet langer discussies of iemand wel of niet op de hoogte was. Dat zie je in één oogopslag. Niemand werkt meer met vorige versies van de bouwtekeningen (die zitten veilig in een archief). Minstens zo handig: alle informatie wordt op dezelfde manier geregistreerd. Daardoor hou je veel makkelijker én beter overzicht. Wat speelt er rondom het project? Ben je binnen budget? Lig je op schema? Zo niet, waar is aandacht nodig?

Excel is goed, maar de alternatieven zijn veel beter

Bouwen met Excel lijkt handig, maar is onverstandig. Hoe knap sommige projectleiders hun spreadsheets ook weten samen te stellen, ze bouwen op los zand. Excel mist functies die je voor samenwerking nodig hebt. Jij hebt schijn-overzicht. Dat ontdek je pas als er fouten gemaakt worden en dan is het te laat. Met bouwsoftware voorkom dat, werk je wel effectief samen én verlaag je jouw stressniveaus. Denk je dat Nederland nu al prachtig bouwt? Wacht maar tot iedereen zijn projecten écht goed beheert.