DMS versus ERP: wat is het verschil?

DMS staat voor Document Management Systeem, ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Twee verschillende systemen, die vaak door elkaar worden gehaald. Het gebeurt meer dan eens dat een ERP wordt gebruikt als DMS, of juist dat een DMS alleen wordt gebruikt als opslagsysteem, in plaats van om documenten echt mee te managen. Wat is nou het verschil tussen een DMS en een ERP en wanneer heb je welk systeem nodig? 

Wat is het verschil tussen ERP en DMS?

Een ERP draait om het efficiënter maken van processen en is vooral bedoeld om intern zaken vast te leggen. Een DMS draait om het beheren en managen van documenten in de samenwerking met externe partijen. ERP gaat over het opslaan en beheren van documenten. Een DMS gaat veel verder. De kern van een DMS is het gezamenlijk beheren van documenten, versiebeheer en het delen van documenten met externe partijen. 

In een DMS kun je interne procedures en processen aansturen, maar het systeem is ook gericht op samenwerking met externe partijen.

Wanneer gebruik je een DMS?

Wanneer je document-gestuurd wilt werken, waarbij het document en de processen daaromheen dus centraal staan, kies je voor een document management systeem (DMS). Bijvoorbeeld bij bouwprojecten. Daarbij moet je altijd uitgaan van de laatste versie van een document, plan of tekening, je wil een dossier opbouwen en documenten met externe partners delen. Via het DMS kun je documenten delen met bijvoorbeeld de aannemer, leverancier en uitvoerder. Daarbij werkt iedereen in hetzelfde systeem, zodat je altijd zeker weet dat je de laatste versie van een document hebt. In een DMS kun je ook interne procedures en processen aansturen, maar het systeem is ook gericht op samenwerking met externe partijen.

Lees hier alles over documenten managen.

En wanneer gebruik je een ERP?

Een ERP kies je als het gaat om het proces van een document of een work flow. Bijvoorbeeld wanneer je een offerte binnen de organisatie goed moet laten keuren. Bij een ERP kijk je meer naar de centrale bedrijfsprocessen binnen de verschillende afdelingen. 

De voordelen van een DMS boven een ERP

Een ERP biedt veel minder mogelijkheden in het delen en samenwerken met externen. Als je een ERP als DMS gebruikt, mis je veel functionaliteiten op het gebied van samenwerken en de documentatie op peil houden. Een DMS houdt het hele proces bij, tot aan een finaal product. Een ERP is vooral bedoeld om de werkprocessen door te laten gaan als er al een finaal product is. Een ‘finaal product’ kan een heel gebouw zijn, maar ook een deel van een gebouw. Zelfs het installeren van een wandcontactdoos kan een finaal product zijn. 

En wat als je de systemen door elkaar gebruikt?

We zien regelmatig bouwbedrijven die een ERP-systeem gebruiken als DMS, maar dan mis je veel functionaliteiten die een DMS wel heeft. Beide pakketten hebben namelijk echt een ander doel. Vergelijk het met auto’s: een raceauto en een off road auto hebben beiden een andere functie. Als je op een racebaan rijdt, heb je meer aan een raceauto. Als je in woest terrein rijdt, heb je meer aan een off road auto en juist niks aan een raceauto. Je kunt beide gebruiken als vervoermiddel om van A naar B te komen, maar in welke situatie je welke auto gebruikt, maakt een wereld van verschil. 

Voordelen van een DMS

Een DMS heeft veel voordelen op het gebied van samenwerken. In bouwprojecten gaat er nog wel eens informatie verloren doordat mensen onderling communiceren via e-mail en telefoon. Op deze manier worden afspraken gemaakt die niet altijd centraal vastgelegd worden en niet altijd te controleren of terug te vinden zijn. Je kunt natuurlijk niet voorkomen dat mensen via e-mail communiceren. En dat hoeft ook niet, want soms is het handig om zaken zwart op wit vast te leggen. Door deze correspondentie vast te leggen in een DMS, voorkom je ruis en onduidelijkheid. Als je mails en documenten gelijk in het DMS opslaat, werkt iedereen centraal in hetzelfde systeem en met dezelfde documenten. Je bent met elkaar een dossier aan het opbouwen, in plaats van dat een nieuwe versie van een document alleen maar in één mailbox terecht komt.

Lees ook deze 5 tips voor documentbeheer in de bouw.

Wie heeft er baat bij een DMS?

Een DMS is voor elk bouwproject zinvol, hoe klein ook. Een DMS legt automatisch een boel gegevens vast tijdens het uploaden in een soort logboek, en dat betaalt zich meer dan terug bij je collega die ook op zoek is naar dat document. Als maker van het document heb en hou je de controle over wie welke bestanden mag zien. Je krijgt meldingen en kunt zien wie er met welke informatie bezig is geweest. Zo heb je altijd een actueel overzicht en werk je altijd met de meest recente informatie. Want, we hopen dat het jou nooit is overkomen, maar het gebeurt toch echt wel eens dat er per ongeluk iets verkeerds gebouwd wordt op basis van oude documenten. 

Door metadata die je aan het bestand toevoegt, weten andere collega’s ook waar het bestand over gaat.

Dossier opbouwen tijdens het project

Met een DMS heb je dus altijd actueel inzicht en overzicht en werk je samen aan hetzelfde bestand. En dat niet alleen, want het gaat ook om de aanvullende informatie. Door de metadata die je aan het bestand toevoegt, weten andere collega’s ook waar het bestand over gaat. Bovendien kun je makkelijker zoeken naar bepaalde bestanden. In de loop van het project maak je je bouwdossier al compleet, zodat je dat achteraf niet allemaal nog hoeft te verzamelen. 

Wat is de winst van een DMS?

Efficiënte inzet van een DMS kan per project een gigantische winst opleveren. Een voorbeeld uit de praktijk: bij een groot bouwproject waren twee werkvoorbereiders een jaar lang bezig om alleen maar iedereen te informeren over wat er gedaan moest worden. Een werkvoorbereider kost tegenwoordig al gauw een ton per jaar, dus dan heb je het over twee ton die verdampt, terwijl een DMS deze taken gewoon over kan nemen. Bovendien wordt het project hiermee transparant en inzichtelijk. Op het moment dat er een collega wegvalt, kan een andere collega diens taken direct oppakken, omdat alles centraal en duidelijk gedocumenteerd is.

Conclusie

Nog lang niet iedereen haalt alles uit de grote voordelen die een DMS heeft ten opzichte van een ERP. Een DMS is geen opslagsysteem, maar een managementsysteem. Vaak wordt een DMS gebruikt als de digitale variant van het oude archief, maar dat is zonde. Een DMS is zoveel krachtiger en biedt zoveel meer mogelijkheden. Zeker als je een DMS gebruikt dat specifiek is ontwikkeld als bouwsoftware.