Zo regel je je common data environment

Veel grote bouwbedrijven zijn druk met het inrichten van hun CDE (common data environment). De achterliggende reden is dat deze bedrijven, uiteraard, zorgvuldig om willen gaan met hun informatie én dat ze op zoek zijn naar een samenwerkingsplatform. Ze zoeken naar een manier om data veilig op te slaan en te kunnen bewerken, en tegelijkertijd te profiteren van efficiënte samenwerking. Een stabiele en betrouwbare cloudoplossing is daarop het antwoord. Maar wat is een CDE nou precies en wat heb je eraan? 

Wat is een CDE?

CDE staat voor common data environment. Dat kan een stand alone computer zijn, maar in de praktijk bedoelen organisaties hiermee vrijwel altijd een online cloudoplossing. Een plek waar data goed en veilig opgeborgen en beheerst kan worden. Een CDE is zowel een document- als een data management systeem, als een online locatie waar mensen bestanden kunnen delen en samen kunnen werken in dezelfde -en dus altijd actuele- bestanden. 

Tegenwoordig zijn criminelen steeds behendiger met online misdaden.

Waar komt de naam Common Data Environment vandaan?

De naam CDE komt uit de Engelse public available specifications (PAS), een verzameling standaarden, specificaties, codes, gebruiken en richtlijnen die tegemoet komen aan de vraag uit de markt. Dat klinkt misschien wat ingewikkeld, maar het houdt vooral in dat als iedereen zijn informatie op dezelfde manier managet, communiceren en ontwikkelen een stuk sneller, makkelijker en efficiënter gaat. Intussen is de term CDE steeds meer een eigen leven gaan leiden en wordt de term regelmatig gebruikt voor alle situaties die een datastructuur gebruiken. Of het nou gaat om de cloudstructuur van een organisatie of de computer in je werkkamer.

Waarom een CDE of samenwerkingsplatform?

Veiligheid is alles. Op de bouwplaats, maar zeker ook in de cloud. Gegevens over je bouwprojecten, de administratie, de voortgang, maar ook vertrouwelijke informatie over de organisatie, zijn zaken die je zeker niet op straat wil hebben. Tegenwoordig zijn criminelen steeds behendiger met online misdaden. Hacks en datalekken zijn dan ook aan de orde van de dag. Over het algemeen zijn dit gelukkig zaken die je wel kan voorkomen. Een tweede reden om een CDE te willen, is om je data altijd actueel en beschikbaar te hebben. Dus ook stabiliteit is een belangrijke factor. Computers, servers en datacentra mogen niet uitvallen en als ze dat wel doen, moet je naadloos kunnen overschakelen op een back-up. Zodat er nooit documenten of gegevens verloren gaan. De derde reden om een CDE te willen, is om goed en effectief samen te kunnen werken in je projectteam.

Lees hier alles over document management.

1.    Veiligheid

Veiligheid van data: wat doet je Common Data Environment of samenwerkingsplatform

Een van de belangrijkste redenen waarom veel bouwbedrijven op zoek zijn naar een CDE, is de veiligheid van data. Een goede cloudoplossing voor document management tackelt al deze knelpunten. Het grootste voordeel van zo’n cloudoplossing is dat de bouwer van de software al veel vernuftigheden heeft ingebouwd om jouw data te beschermen. Bij een professioneel gebouwd systeem staan je bestanden achter een firewall die inkomend en uitgaand netwerkverkeer bewaakt. Ook worden je bestanden versleuteld opgeslagen. Data delen gaat via een beveiligde verbinding. Periodiek worden de systemen getest door professionele hackers om alle eventuele openstaande achterdeurtjes dicht te kunnen zetten.

Veiligheid van data: wat kun je zelf doen

De innovatieve bouw software is zo ontwikkeld dat veiligheid centraal staat op alle vlakken. Omdat je alles vanuit één platform kunt beheren, word je volledig ontzorgd en heb je hier zelf geen omkijken naar. Toch zijn er wel zaken waar je als gebruiker rekening mee moet houden. Zo is het slim om niet al je data met iedereen te delen, maar de toegang tot bepaalde mappen selectief toe te wijzen. Bestanden die je deelt met externen kun je voorzien van een wachtwoord, maar ook van een tijdslot waarin iemand het bestand kan bekijken. Ook kun je per bestand zelf aangeven of iemand het alleen kan inzien of ook kan bewerken. 

Als er bewust of onbewust iets mis is gegaan in een bestand, kun je terugvallen op een eerdere versie van jouw bestanden.

2.    Stabiliteit/continuïteit

Met een online document management systeem (DMS), wat een CDE in feite is, heb je altijd een back-up van al jouw data in de cloud. Als je laptop crasht, kun je vanaf een ander apparaat gewoon weer bij je data. Met versiebeheer kun je foutjes herstellen. Als er bewust of onbewust, van binnenuit of door externen, iets mis is gegaan in een bestand, kun je terugvallen op een eerdere versie van jouw bestanden. Jouw informatie staat verdeeld over verschillende servers op diverse locaties. Mocht een van de servers crashen of aangevallen worden, kun je vanuit een andere server gewoon nog bij jouw gegevens.

3.    Samenwerking

De voordelen van een samenwerkingsplatform

In het algemeen kun je zeggen dat een online document management systeem zorgt voor overzicht en inzicht. Doordat mensen uit de hele organisatie, maar ook onderaannemers, leveranciers en bouwpartners, in hetzelfde systeem werken, ben je altijd verzekerd van actuele informatie. Je bepaalt zelf wie toegang heeft tot welk document. Projectleden die bepaalde documenten of bestanden niet mogen inzien, hebben ook geen toegang tot deze bestanden. Het feit dat iedereen met de meest recente documenten werkt, verkleint de foutkans in de uiteindelijke bouw en zorgt daardoor voor forse besparingen in tijd en geld.

Samen werken in hetzelfde bestand

Door te werken met een document management systeem in de cloud, weet je zeker dat iedereen altijd de laatste versie van een bestand heeft. Je zal echt niet de eerste zijn die uren kwijt is aan het werken met een verouderde versie. Of erger nog; dat een bouwwerk wordt gebouwd op basis van een verouderde tekening! Dat voorkom je door te werken op een samenwerkingsplatform. Bij het opslaan van bestanden wijst het systeem automatisch doorlopende versienummers toe. Door documenten tags mee te geven, kunnen alle projectleden jouw bestanden bovendien makkelijk terugvinden. Ook kun je een QR-code plaatsen op een bouwtekening. Als je deze scant met je telefoon of tablet krijg je direct een melding of je wel met de meest recente versie werkt. Het resultaat? Inzicht, overzicht en lagere faalkosten. Garantie voor optimaal efficiënt werken.

Lees ook deze 5 tips voor documentbeheer in de bouw.

Conclusie: hierom wil jij je Common Data Environment goed geregeld hebben! 

Of je het nou CDE, DMS of samenwerkingsplatform noemt, feit is dat je jouw gegevens veilig wil opslaan en effectief wil kunnen bewerken. Of het nu gaat om plannen, offertes, contracten of tekeningen, jouw hele team moet alle relevante informatie makkelijk kunnen vinden, veilig kunnen bewerken of inzien en zeker weten dat de informatie actueel is. In optimale samenwerking, maar met de nodige veiligheidsmaatregelen. Zodat alleen die mensen jouw informatie kunnen inzien die jij daartoe gemachtigd hebt. Waarbij je er altijd op wil, en kunt, rekenen dat je informatie beschikbaar en toegankelijk is.