Sharepoint-Integration
Arbeiten Sie in SharePoint wie gewohnt, bauen Sie mit der Sicherheit von Prostream
Die meisten Bauunternehmen arbeiten nicht mit einem einzigen Dokumentensystem. Im Büro nutzen sie SharePoint, mit allgemeinen Dokumenten, Verträgen und Ordnern, die das Unternehmen braucht. Für Bauprojekte braucht es aber etwas anderes: eine Umgebung, in der Versionen stimmen, in der der Bauleiter weiß, dass der Plan auf seinem Handy der richtige ist, und in der sich das Abnahmedossier von selbst aufbaut. Mit der SharePoint-Integration müssen Sie nicht wählen. Dokumente, die in einen verknüpften SharePoint-Ordner hochgeladen werden, landen automatisch in Prostream, mit vollständiger Versionskontrolle.
macht die Arbeit mit der richtigen Version einfacher
Die Vorteile der SharePoint-Integration
Kein manuelles Übertragen mehr
Die Integration überträgt Dateien automatisch von SharePoint nach Prostream. Diese manuelle Arbeit muss niemand mehr erledigen.
Die Baustelle arbeitet mit der richtigen Version
Ändert sich etwas in SharePoint, landet die neue Version automatisch in Prostream. Der Bauleiter sieht, was gilt.
Sie entscheiden, welche Ordner nach Prostream gehen
Sie richten so viele Verknüpfungen ein, wie Sie brauchen: Pro Verknüpfung wählen Sie einen SharePoint-Ordner und einen Prostream-Ordner. Sensible Dokumente bewahren Sie in einem SharePoint-Ordner auf, der außerhalb der Integration bleibt.
SharePoint bleibt Ihre Büroumgebung
Das Büro arbeitet weiter wie gewohnt. Die Integration ändert nichts daran, wie SharePoint genutzt wird.
Kein manuelles Übertragen mehr
An einem typischen Tag werden Dutzende Pläne, Zeichnungen und Dokumente von einem System ins andere verschoben. Jemand holt einen Plan aus Prostream, bearbeitet ihn, speichert ihn in SharePoint und muss ihn anschließend wieder manuell in Prostream einpflegen. Manchmal klappt das. Manchmal vergisst jemand einen Schritt. Dann steht die neue Version zwar in SharePoint, aber nicht in Prostream, und die Baustelle arbeitet weiter mit dem Stand von gestern.
Die Integration nimmt Ihnen diese manuelle Arbeit ab. Sie richten einmalig eine Synchronisierungsaufgabe zwischen einem Ordner in SharePoint und einem Ordner in einem Prostream-Projekt ein. Ab diesem Zeitpunkt kommen Änderungen automatisch an. Daran muss niemand mehr denken.
Die Baustelle arbeitet mit der richtigen Version
Auf der Baustelle wird mit dem gearbeitet, was gerade zur Hand ist. Ein Handy, ein Tablet, ein ausgedruckter Plan mit QR-Code. Das Letzte, was Sie wollen, ist ein Bauleiter, der mit der Version von letzter Woche arbeitet, während im Büro längst eine neue Revision eingegangen ist.
Da die Integration versionsbewusst arbeitet, bleibt die Versionskontrolle von Prostream vollständig erhalten. Ändert sich ein Plan in SharePoint, kommt er als neue Version in Prostream an. Der QR-Code auf der Baustelle zeigt immer, ob etwas die aktuelle Version ist oder nicht.
Sie entscheiden, welche Ordner nach Prostream gehen
Nicht jedes SharePoint-Dokument gehört unbedingt in Prostream. Verträge, Personalakten und interne Notizen sind oft besser in SharePoint aufgehoben, wo IT und Personalabteilung sie verwalten. Die Integration berücksichtigt diesen Unterschied.
Sie richten so viele Verknüpfungen ein, wie Sie brauchen, zum Beispiel pro Projekt oder pro Dokumentart. Pro Verknüpfung wählen Sie einen SharePoint-Ordner und einen Prostream-Ordner. Jedes Dokument, das in einen verknüpften SharePoint-Ordner hochgeladen wird, landet automatisch im zugehörigen Prostream-Ordner. Gibt es bereits eine Datei mit demselben Namen? Dann wird sie als neue Version hinzugefügt.
Was in anderen SharePoint-Ordnern liegt, bleibt vollständig außerhalb der Integration. Sensible Dokumente halten Sie also einfach aus den verknüpften Ordnern heraus.
SharePoint bleibt Ihre Büroumgebung
Die Integration macht SharePoint nicht zu einem DMS für Bauprojekte, und das ist auch nicht das Ziel. SharePoint bleibt dort stark, wo es stark ist: allgemeine Dokumente, Bürodateien, organisatorische Informationen. Prostream bleibt der Ort, an dem das Bauprojekt lebt, mit Versionskontrolle, Rollenrechten, Aufgaben und schließlich dem Abnahmedossier.
Menschen im Büro arbeiten weiter wie gewohnt. Menschen auf der Baustelle bekommen, was sie brauchen. Die Integration erledigt den Rest.
Ermöglicht durch Pro4all Connect
Diese Integration wird durch Pro4all Connect ermöglicht, die Plattform von Pro4all, die Bausoftware mit anderen Systemen verbindet, die Ihr Unternehmen nutzt.
FAQ: Häufig gestellte Fragen zur SharePoint-Integration
Was genau ist die SharePoint-Integration?
Die SharePoint-Integration sorgt dafür, dass Dokumente, die in einen verknüpften SharePoint-Ordner hochgeladen werden, automatisch in Prostream landen, bei vollständig erhaltener Versionskontrolle.
Wie funktioniert die Synchronisierung?
Sie verknüpfen einen SharePoint-Ordner mit einem Prostream-Ordner. Jedes Dokument, das in den SharePoint-Ordner hochgeladen wird, landet automatisch im verknüpften Prostream-Ordner. Existiert in Prostream bereits eine Datei mit demselben Namen, wird sie als neue Version gespeichert.
Kann ich mehrere SharePoint-Ordner mit Prostream verknüpfen?
Ja. Sie können mehrere Verknüpfungen gleichzeitig einrichten. Verschiedene SharePoint-Ordner können jeweils zu einem eigenen Prostream-Ordner führen.
Was, wenn ich sensible Dokumente in SharePoint habe?
Die bleiben außerhalb der Integration. Pro Verknüpfung wählen Sie einen SharePoint-Ordner, der nach Prostream geht. Alles, was in anderen SharePoint-Ordnern liegt, wird nicht übertragen. Verträge, Finanzdokumente oder interne Notizen können Sie bei Bedarf in einem anderen Ordner aufbewahren, der vollständig in SharePoint bleibt.
Was passiert mit Versionen in Prostream, wenn ich in SharePoint arbeite?
Die Versionskontrolle von Prostream bleibt vollständig erhalten. Ändert sich eine Datei in SharePoint, kommt sie als neue Version in Prostream an. Frühere Versionen werden nicht überschrieben, sondern aufgebaut.
Ersetzt SharePoint jetzt Prostream, oder umgekehrt?
Keins von beidem. SharePoint bleibt die Büroumgebung, Prostream bleibt der Ort, an dem Bauprojekte leben. Die Integration verbindet beide, sie ersetzt nichts.