SharePoint Integratie
Werk in SharePoint zoals je gewend bent, bouw met de zekerheid van Prostream
De meeste bouwbedrijven werken niet met één documentsysteem. Op kantoor werken ze met SharePoint, met daarin algemene documenten, contracten en mappen die de organisatie nodig heeft. Maar voor bouwprojecten is er iets anders nodig: een omgeving waar versies kloppen, waar de uitvoerder weet dat de tekening op zijn telefoon de juiste is, en waar het opleverdossier zichzelf opbouwt. Met de SharePoint-integratie hoef je niet te kiezen. Documenten die in een gekoppelde SharePoint-map worden geüpload, komen automatisch in Prostream terecht, met behoud van versiebeheer.
maak het werken met de juiste versie makkelijker
De voordelen van de SharePoint-integratie
Niet meer handmatig overzetten
De integratie zet bestanden automatisch over van SharePoint naar Prostream. Dat handwerk hoeft niemand meer te doen.
De bouwplaats werkt met de juiste versie
Verandert er iets in SharePoint, dan komt die nieuwe versie automatisch in Prostream terecht. De uitvoerder ziet wat geldt.
Jij kiest welke mappen naar Prostream gaan
Je richt zoveel koppelingen in als je nodig hebt: per koppeling kies je één SharePoint-map en één Prostream-map. Gevoelige documenten bewaar je in een SharePoint-map die buiten de integratie blijft.
SharePoint blijft jouw kantooromgeving
Het kantoor blijft werken zoals het werkt. De integratie verandert niets aan hoe SharePoint wordt gebruikt.
Niet meer handmatig overzetten
Op een typische dag worden er tientallen tekeningen, plannen en documenten van het ene systeem naar het andere verplaatst. Iemand haalt een tekening uit Prostream, voert bewerkingen uit, slaat ‘m op in SharePoint, en moet hem vervolgens weer handmatig in Prostream zetten. Soms gaat dat goed. Soms vergeet iemand een stap. Dan staat de nieuwe versie wel in SharePoint, maar niet in Prostream, en werkt de bouwplaats verder met wat er gisteren stond.
De integratie haalt dat handwerk weg. Je richt eenmalig een sync-taak in tussen een map in SharePoint en een map in een Prostream-project. Vanaf dat moment komen wijzigingen vanzelf binnen. Niemand hoeft eraan te denken.
De bouwplaats werkt met de juiste versie
Op de bouwplaats wordt gewerkt met wat in handen is. Een telefoon, een tablet, een uitgeprinte tekening met een QR-code. Het laatste wat je wilt is een uitvoerder die met de versie van vorige week aan de slag gaat, terwijl er op kantoor allang een nieuwe revisie binnen is.
Omdat de integratie versie-bewust werkt, blijft het versiebeheer van Prostream intact. Wijzigt een tekening in SharePoint, dan komt die als nieuwe versie in Prostream binnen. De QR-code op de bouwplaats laat altijd zien of iets de laatste versie is, of niet.
Jij kiest welke mappen naar Prostream gaan
Niet alle SharePoint-documenten horen misschien in Prostream. Contracten, personeelsdossiers en interne notities staan vaak juist beter in SharePoint, waar IT en HR ze beheren. De integratie houdt rekening met dat onderscheid.
Je richt zoveel koppelingen in als je nodig hebt, bijvoorbeeld per project of per documentsoort. Per koppeling kies je één SharePoint-map en één Prostream-map. Elk document dat in een gekoppelde SharePoint-map wordt geüpload, komt automatisch in de bijbehorende Prostream-map terecht. Bestaat er al een bestand met dezelfde naam? Dan wordt het toegevoegd als nieuwe versie.
Wat in andere SharePoint-mappen staat, blijft volledig buiten de integratie. Gevoelige documenten houd je dus simpelweg uit de gekoppelde mappen.
SharePoint blijft jouw kantooromgeving
De integratie maakt SharePoint niet tot een DMS voor bouwprojecten, en dat is ook niet de bedoeling. SharePoint blijft waar het goed in is: algemene documenten, kantoorbestanden, organisatorische informatie. Prostream blijft de plek waar het bouwproject leeft, met versiebeheer, rolrechten, taken en uiteindelijk het opleverdossier.
Mensen op kantoor blijven werken zoals ze gewend zijn. Mensen op de bouwplaats krijgen wat ze nodig hebben. De integratie doet de rest.
Mogelijk gemaakt door Pro4all Connect
Deze integratie wordt mogelijk gemaakt door Pro4all Connect, het platform van Pro4all dat bouwsoftware verbindt met andere systemen die jouw organisatie gebruikt.
FAQ: Veelgestelde vragen over de SharePoint-integratie
Wat is de SharePoint-integratie precies?
De SharePoint-integratie zorgt ervoor dat documenten die in een gekoppelde SharePoint-map worden geüpload, automatisch in Prostream terechtkomen, met behoud van versiebeheer.
Hoe werkt de sync?
Je koppelt een SharePoint-map aan een Prostream-map. Elk document dat in de SharePoint-map wordt geüpload, komt automatisch in de gekoppelde Prostream-map terecht. Bestaat er al een bestand met dezelfde naam in Prostream, dan wordt het opgeslagen als nieuwe versie.
Kan ik meerdere SharePoint-mappen koppelen aan Prostream?
Ja. Je kunt meerdere koppelingen tegelijk instellen. Verschillende SharePoint-mappen kunnen elk naar een eigen Prostream-map gaan.
Wat als ik gevoelige documenten in SharePoint heb staan?
Die blijven buiten de integratie. Je kiest per koppeling één SharePoint-map die naar Prostream gaat. Alles wat in andere SharePoint-mappen staat, komt niet over. Contracten, financiële documenten of interne notities bewaar je desgewenst in een andere map, en die blijft volledig in SharePoint.
Wat gebeurt er met versies in Prostream als ik in SharePoint werk?
Het versiebeheer van Prostream blijft intact. Wijzigt een bestand in SharePoint, dan komt het als nieuwe versie in Prostream binnen. Eerdere versies worden niet overschreven, ze worden opgebouwd.
Vervangt SharePoint nu Prostream, of andersom?
Geen van beide. SharePoint blijft de kantooromgeving, Prostream blijft de plek waar bouwprojecten leven. De integratie verbindt ze, ze vervangt niets.