Grote bestanden versturen in de bouw: WeTransfer vs Prostream

Geschreven door:

Stan Marks, november 2, 2022

In de bouw verstuur je regelmatig grote bestanden. Denk aan bouwtekeningen, of BIM-bestanden. Je kunt hiervoor een algemeen bekende tool zoals WeTransfer gebruiken, maar het versturen van grote bestanden is ook een functionaliteit binnen Prostream. Wat zijn de overeenkomsten en waar zitten de verschillen? Laten we het eens op een rij zetten.

Grote bestanden versturen in de bouw.
Grote bestanden versturen in de bouw.

Op deze pagina lees je alles over documenten managen.

WeTransfer

WeTransfer is een Nederlandse tool waarmee je grote bestanden kunt versturen via je browser. De website is sinds 2009 in de lucht en is nog altijd een veelgebruikte oplossing voor het versturen van grote bestanden. Ook in de bouw maken bedrijven er gebruik van.

Hoe werkt WeTransfer?

Met WeTransfer verstuur je eenvoudig grote bestanden. Je bezoekt de website, sleept het bestand dat je wilt versturen in de browser, vult je e-mailadres in (en die van de ontvanger) en klikt op ‘versturen’. 

De ontvanger ontvangt een link in zijn mail en kan het bestand downloaden. Zodra dat gebeurt, ontvang je als verzender een bevestiging dat het bestand gedownload is. 

Met de gratis versie kun je tot 2 GB per bestand versturen. Met betaalde accounts is het ook mogelijk om grotere bestanden te verzenden. Ook kun je in betaalde abonnementen je bestanden ordenen in mappen per klant en project.

WeTransfer heeft drie abonnementen waar je uit kunt kiezen. Het grootste verschil tussen de drie is je opslag en het aantal GB dat je per bestand kunt versturen.

Gratis account

  • Verstuur tot 2 GB per bestand. 
  • Downloadlinks verlopen na 7 dagen. 
  • Deel een link naar de download en/of verstuur via e-mail.
  • Verstuur bestanden naar 1 tot 20 mensen tegelijk.
  • Inzicht in wie je bestanden gedownload heeft (en wie niet).
  • Advertenties op de achtergrond van het downloadscherm.

Pro account (€ 10,- per maand)

  • Verstuur en ontvang tot 200 GB per bestand.
  • Downloadlinks verlopen niet. 
  • Eén portal om downloads van een klant of project te ordenen. 
  • Maximum van 1 TB opslag.
  • Deel een link naar de download, je portal en/of verstuur via e-mail.
  • Inzicht in wie je bestanden gedownload heeft (en wie niet).
  • De mogelijkheid om opmerkingen op bestanden toe te voegen en goed te keuren.
  • Mogelijkheid om downloads met wachtwoord te beveiligen.
  • Mogelijkheid om een vervaldatum per download in te stellen.
  • Persoonlijke branding.

Premium account (€ 19,- per maand)

  • Alle functionaliteiten uit het Pro account.
  • Geen limiet op bestandsgrootte.
  • Onbeperkt aantal portals.

Verstuur je maar zelden grote bestanden? Dan is WeTransfer een handige tool.

Is WeTransfer geschikt voor de bouw?

Verstuur je af en toe een groot bestand? Dan is WeTransfer een handige tool. Als je bestanden onder de 2 GB blijven, dan kun je uit de voeten met een gratis abonnement.

WeTransfer is alleen niet specifiek ontworpen voor bouwbedrijven. De focus ligt bij hen meer op de creatieve industrie, zoals reclamebureaus en fotografiebedrijven. Dit zorgt er voor dat er bijvoorbeeld geen geautomatiseerd versiebeheer beschikbaar is, wat bij bouwtekeningen van groot belang is. Ook is het niet mogelijk om autorisatie per ontvanger in te stellen, rollen en rechten toe te kennen per gebruiker en up- en downloadlogs bij te houden. Je bestand of portal is inzichtelijk voor iedereen met een link, waardoor elke onderaannemer alle bestanden kan zien. Dat is niet wenselijk in de bouw.

Prostream

In tegenstelling tot WeTransfer is Prostream speciaal ontwikkeld voor de bouw. Het versturen van grote bestanden is slechts een van de belangrijke functies in de bouwsoftware van Prostream. Je kunt Prostream gebruiken om controle te houden over je documenten (DMS), planning, kosten en de kwaliteit van je bouwprojecten.

Er is in Prostream geen datalimiet en de software biedt verschillende bouwspecifieke functionaliteiten om efficiënter te werken.

Hoe werkt Prostream?

Grote bestanden versturen doe je in Prostream door het aanmaken van een link. Deze link kan beveiligd worden met een wachtwoord en worden voorzien van een verloopdatum. Handig, want zo kan niet iedereen bij je bestanden. Er is bij Prostream geen datalimiet. Daarnaast biedt de software verschillende bouwspecifieke functionaliteiten om efficiënter te werken.

Prijzen en functionaliteiten

Prostream heeft verschillende abonnementen voor document management en kwaliteitscontrole. Grote bestanden versturen is onderdeel van het Document Management abonnement en het Professional abonnement. Daarnaast is het ook mogelijk de software individueel eens uit te proberen door middel van een gratis trial.

Document Management (€ 20,- per maand)

  • Geen limiet op bestandsgrootte.
  • Onbeperkt opslagruimte.
  • Bestanden delen via link of e-mail. Intern of extern.
  • Verloopdatum en wachtwoord instellen per bestand.
  • Verdeel bestanden in mappen in de cloud.
  • Automatisch versiebeheer d.m.v. doorlopende versienummers.
  • Digitaal stempelen: maak QR codes om te zien of je in de laatste versie werkt.
  • Previewfunctie per bestand.
  • Mogelijkheid om commentaar te plaatsen in documenten.
  • Mogelijkheid om labels, tags en metadata toe te voegen per bestand
  • Rechten en rollen toekennen per gebruiker.
  • Notificaties van nieuwe bestanden, aanpassingen en/of downloads.

Kwaliteit (€20,- per maand)

  • Rechten en rollen toekennen per gebruiker.
  • Notificaties van nieuwe bestanden, aanpassingen en/of downloads.
  • Mogelijkheid om sjablonen te maken voor opleveracties.
  • Formulieren en checklists creëren.
  • Kwaliteit borgen (met Snags).
  • Mogelijkheid om eigen bouwtekeningen te gebruiken als onderlegger.
  • Taken en workflows standaardiseren.

Professional (€ 30,- per maand)

  • Alle functionaliteiten uit het Document Management abonnement
  • Kwaliteitsborging d.m.v. Snags op bouwtekeningen
  • 3D Viewer
  • Dashboard en rapportage

Enterprise (Op maat)

  • Enterprise combineert alle bovenstaande functies en wordt geleverd op maat. Je kan een offerte aanvragen om te kijken wat het beste bij jouw bedrijf past.

Is Prostream geschikt voor de bouw?

Absoluut. Sterker nog, Prostream is speciaal ontwikkeld voor bouwprojecten. We weten precies wat belangrijk is bij het versturen van (grote) bestanden in de bouw. Bijvoorbeeld voorkomen dat je met oude bouwtekeningen werkt, door QR-codes te gebruiken en geautomatiseerd versiebeheer. Of door deadlines mee te geven aan bestanden. 

Bovendien blijft het niet bij het versturen van grote bestanden, maar krijg je er met Prostream een compleet softwarepakket bij om jouw bouwprojecten te managen.

Lees ook deze 5 tips voor documentbeheer in de bouw.

Conclusie

WeTransfer en Prostream zijn beiden handige tools voor het versturen van grote bestanden in de bouw. WeTransfer is een bekende naam op dit gebied, waardoor veel bedrijven daarvoor kiezen. Het is alleen niet geënt op de bouw. Als je slechts af en toe een bestand stuurt (kleiner dan 2 GB) is de gratis versie prima.

Waar WeTransfer richt zich meer op de algemene markt, richt Prostream zich specifiek op de bouw. Voor bouwprojecten mist WeTransfer bouwspecifieke functionaliteiten die Prostream wel heeft. Zo beheert Prostream automatisch de versies van een bestand, kun je zowel online en offline je bestanden bijwerken, kun je upload- en download logs bijhouden, tendensen bekijken in je dashboards en kun je met QR-codes controleren of je wel de laatste versie voor je neus hebt. Erg belangrijk in de bouw!