DMS of mappenstructuur: welke heb je nodig in de bouw?

Geschreven door:

Demi-Jo Smith, juni 15, 2022

Gebruik je als bouwbedrijf nog een ouderwetse mappenstructuur om bestanden te delen met onderaannemers? Een Document Management Systeem (DMS) is handiger én efficiënter. In dit artikel leggen we uit wat het verschil is en wat de voordelen van een DMS zijn.

Document management

Werken in de bouw betekent samenwerken. De meeste projectontwikkelaars werken samen met veel verschillende onderaannemers om een bouwproject te realiseren. Daarbij is het belangrijk dat de juiste documenten (denk aan instructies, bouwtekeningen, etc) bij de juiste partij komen. Document management noemen we dat. Hier is verschillende software voor beschikbaar.

Lees hier alles over documenten managen.

Projectleider buigt zich over bouwtekeningen aan de hand van een DMS
Een DMS is handiger én efficiënter dan een ouderwetse mappenstructuur.

Mappenstructuur vs Document Management Systeem

Sommige bouwbedrijven gebruiken software als Google Drive of Dropbox om documenten op te slaan en te versturen. Voor grote bestanden gebruiken ze daarnaast nog WeTransfer. Voor een stukadoors- of schildersbedrijf is dit misschien voldoende, maar voor aannemers en projectontwikkelaars zijn aanvullende functionaliteiten handig.

Google Drive en DropBox zijn namelijk niet meer dan een online mappenstructuur. Je kunt linkjes naar verschillende mappen of bestanden delen, maar veel meer doet het niet.

DMS staat voor Document management systeem. Dit is software die specifiek bedoeld is om het delen van bestanden zo efficiënt en foutloos mogelijk te laten verlopen. Als bouwbedrijf kun je zelfs gebruikmaken van bouw software, een DMS voor de bouw, met bouwspecifieke functionaliteiten.

Lees ook: Hoe Heylen Warehouses een DMS inzet voor foutloze projecten

Hoe weet je dán zeker dat het de laatste versie is? Daar gebruik je QR stempelen voor.

Voordelen van een Document Management Systeem

Op zoek naar een DMS voor de bouw? Ga dan voor software die je organisatie in staat stelt om veilig, efficiënt en foutloos te werken. In Prostream vind je bijvoorbeeld deze functionaliteiten bovenop de traditionele mappenstructuur:

  • Rollenbeheer – Kies zelf wie toegang heeft tot welke bestanden en mappen. Een glazenzetter hoeft bijvoorbeeld niet het contract met de elektricien in te kunnen zien. Zo vallen bestanden niet in verkeerde handen.
  • Versiebeheer – In de bouw is het belangrijk om altijd met de laatste versie van een (bouw)tekening te werken. Met deze functionaliteit zorg je ervoor dat er geen verkeerde versies in omloop zijn. Dat maakt het onmogelijk om digitaal een verkeerde versie te gebruiken.
  • QR stempelen – Bouwtekeningen worden vaak uitgeprint. Hoe weet je dán zeker dat het de laatste versie is? Daar gebruik je QR stempelen voor. Scan de QR-code op de bouwtekening en je ziet direct of je de laatste versie voor je neus hebt.
  • Logs bijhouden – Je zit precies wanneer een bestand geüpload is en wie het op welk tijdstip bekeken heeft. Zo’n logboek helpt bij conflicten. Je kunt namelijk altijd aantonen dat iemand een document gezien heeft.
  • Documenten klaarzetten – Het is handig als je alvast een document klaar kunt zetten, maar dat het nog niet inzichtelijk is. De volgende bestanden komen bijvoorbeeld pas beschikbaar wanneer een deelproject is afgerond.
  • Ongelimiteerde bestandsgrootte – In de bouw verstuur je regelmatig grote bestanden. Denk aan bouwtekeningen of BIM-bestanden. Programma’s als WeTransfer hebben zo hun beperkingen qua bestandsgrootte. In een DMS voor de bouw mogen ze zo groot zijn als je maar wil.
  • Grote bestanden previewen – Handig dat je grote bestanden kunt uploaden, maar nóg handiger is dat ontvangers ze vanuit de software kunnen bekijken. Op elke device. 

Lees ook: Samenwerking binnen een bouworganisatie verbeteren met software

Lokaal systeem of in de cloud?

Sommige bouwbedrijven werken graag lokaal. Het geeft een gevoel van veiligheid om alle bestanden en mappen op je lokale systeem te hebben. 

Toch strookt dat beeld niet met de werkelijkheid. Een lokaal systeem moet regelmatig geüpdatet en goed beveiligd worden. Bovendien heeft de ouderwetse mappenstructuur niet de voordelen van een modern Document Management Systeem.

Een cloud-omgeving, ook wel een CDE, is veel handiger. Je kunt er overal en op elk moment bij. De cloudpartij voorziet in updates en beveiling voor alle klanten. Daar heb je dus geen omkijken naar!

Overtuigd van de voordelen van een DMS ten opzichte van een ouderwetse mappenstructuur? Lees dan verder in ons artikel ‘5 tips voor documentbeheer in de bouw‘.