Wat is een document management systeem?

Document management is een proces of systeem voor het beheren van meerdere documenten. De werkwijze draait om het efficiënt inrichten van je informatiebehoeften en komt tegenwoordig meestal neer op het geautomatiseerd beheren van documentstromen. Het doel daarvan is meer orde en overzicht brengen in je informatielandschap en het beheer van bestanden, zodat mensen sneller en makkelijker de juiste informatie kunnen vinden, inzien en delen.

Waarom is document management belangrijk?

Documenten vormen de basis van een bedrijf. Ze bevatten de belangrijke informatie die jouw processen aanstuurt en de organisatie draaiende houdt. Dankzij de grootschalige digitalisering die bedrijven hebben ingezet, beheren organisaties meer documenten dan ooit. PDF’s, Word-documenten, Google Docs, Excel-spreadsheets en – bij technische bedrijven – grafische documenten zoals BIM-modellen en CAD-tekeningen.

In al die documenten schuilt veel waardevolle data. Een veelvoorkomend probleem is dat veel organisaties het lastig vinden om grip te krijgen op hun documenten- en informatiestroom. Wist je bijvoorbeeld dat veel werknemers gemiddeld zo’n 16 uur per jaar verspillen met het zoeken naar documenten? Dat los je op door een goed document management systeem.

Onderdelen van document management

Voordat je kijkt naar de voordelen van document management en (de waarde van) het document management systeem (DMS), is het goed om het proces kort te ontleden. Uit welke onderdelen bestaat document management?

De onderdelen waar document management uit bestaat, vormen de pijlers voor een goed informatieoverzicht. Die zijn als volgt: 

  • De inventarisatie. Breng goed in kaart waar medewerkers bepaalde documenten kunnen vinden.
  • Het bepalen van een structuur. Die deelt documenten op in vaste categorieën of documenttypen zodat lang zoekwerk definitief verleden tijd is.
  • Vastleggen welke documenten je langdurig bewaart in je systeem en welke je na verloop van tijd kunt verwijderen.
  • Het maken van een goede rollen- en rechtenverdeling, die bepaalt wie wel of geen toegang heeft tot bepaalde documenten en mappen.
  • Het integreren van verschillende systemen waarin je documenten opslaat.

Wat zijn de voordelen van document management?

Er zijn verschillende redenen waarom document management een serieuze meerwaarde heeft voor bedrijven. Soms zit ‘m dat in bepaalde functies en soms komt het door een bepaalde werkwijze.

Een betere samenwerking door document management

Goed documentbeheer draagt bij aan een betere samenwerking, zowel intern als met externe partijen. Medewerkers in het veld kunnen snel schakelen met mensen op kantoor en altijd en overal documenten inzien, bewerken en delen. Dat is vooral belangrijk binnen branches waarin je met veel andere organisaties samenwerkt. De bouw, met al die verschillende aannemers en onderaannemers, is een goed voorbeeld van zo’n sector.

Versiebeheer

Verbeterd versiebeheer is een ander voordeel van modern document management dat de onderlinge samenwerking stroomlijnt. Je herinnert je vast nog wel de situatie van vroeger, toen je na het wijzigen van een document per e-mail steeds een nieuwe versie naar je collega’s of externe contactpersonen moest sturen. Uiteindelijk circuleerden er meerdere versies binnen de organisatie en was het een hele puzzel om helder te krijgen of je wel met de meest recente tekening aan de slag ging.

Met een goed DMS zorg je ervoor dat een document na het bewerken een nieuw versienummer krijgt. Zo zie jij direct welke versie de laatste is én zie je ook oudere versies terug die je kunt vergelijken met de actueelste. Dat scheelt een hoop faalkosten en frustraties op de werkvloer. Daarnaast kun je notificaties instellen die je een seintje geven als een document is gewijzigd.

Documenten delen met de juiste autorisatieregels

Niet elk document heeft dezelfde status. Er zijn bestanden die je gewoon voor een groot deel van je medewerkers en externe partners beschikbaar wilt stellen, maar ook gevoelige documenten die alleen voor een select aantal ogen bestemd zijn.

Met een goed beleid voor document management en het juiste DMS verbind je het bewerken en delen van documenten aan autorisatieregels. Je kunt de toegang tot bestanden voor bepaalde individuen en teams beperken, bijvoorbeeld door ze de status van ‘alleen lezen’ te geven of de geldigheid van links te beperken met een tijdslot. De link is dan slechts een beperkte periode geldig. Je kunt er ook voor kiezen om gevoelige documenten standaard te versleutelen (encryptie) als je ze deelt of verstuurt.

Veel tijdwinst

Ben je regelmatig lang aan het zoeken naar bijvoorbeeld belangrijke presentaties en samenvattingen? Enorm zonde van je tijd natuurlijk, zeker als er nog een waslijst aan taken op je ligt te wachten. Goed documentmanagement is dan de oplossing. Met een heldere mappenstructuur en duidelijke naamgeving zoek je documenten niet alleen op naam, maar ook op kenmerken, bestandstype, inhoud en datum.

Beter, slimmer en goedkoper archiveren

Vroeger bestonden archieven vooral uit kasten vol dikke ordners en een enorme papierberg. Zo’n structuur maakt niet alleen het zoeken naar een document lastig: het zorgde ook voor hoge printkosten en een groot risico op het verliezen van essentiële informatie bij een brand of andere calamiteit en het was bovendien niet best voor het milieu.

In het document management met een goed DMS dat we tegenwoordig kennen, zijn die fysieke archieven helemaal digitaal, vaak in de vorm van een overzichtelijke digitale mappenstructuur met de functie om documenten elektronisch te ondertekenen.

Documenten zijn altijd en overal veilig bereikbaar

Een ander belangrijk voordeel van modern document management in de cloud is dat medewerkers en externen met de juiste rechten altijd, overal en op elk apparaat documenten kunnen bekijken en bewerken. Dat is vooral handig voor medewerkers die vaak onderweg zijn of een bouwplaats op moeten. Denk bijvoorbeeld aan bouwers, monteurs, ingenieurs of vertegenwoordigers. Aanbieders van clouddiensten steken tegenwoordig ook veel geld in cybersecurity, waardoor je documenten in de cloud meestal veiliger zijn dan on-premises.

Het document management systeem (DMS)

Document management wordt alleen een succes als je beschikt over een modern digitaal systeem dat kan fungeren als centrale informatiehub. Een document management systeem (DMS) is dan ook het hart en de machinekamer van een moderne informatieomgeving. Het levert de combinatie van het overzicht en de tools die je nodig hebt om alle interne en externe documenten te digitaliseren, structuren, beheren en delen.

Een goed DMS levert verschillende functionaliteiten en diensten die helpen bij het creëren van een overzichtelijk informatielandschap. 

  • Documenten scannen en identificeren. Denk aan het vastleggen van het documenttype, maar ook aan het toevoegen van labels en metadata. Al deze attributen zorgen ervoor dat documenten snel vindbaar en scanbaar worden.
  • Documenten delen. Een goed DMS helpt medewerkers en externen met de juiste rechten met het delen van documenten zonder dat ze een waslijst aan e-mails met bijlagen heen en weer te hoeven sturen.
  • Samenwerken in documenten. Met een DMS kunnen medewerkers plaatsonafhankelijk samenwerken aan en in dezelfde documenten. Erg belangrijk in een tijdperk waarin hybride werken het nieuwe normaal wordt.
  • Workflows inrichten voor de automatische doorstroming van bestanden. Handig voor documenten die ter goedkeuring door veel handen of langs verschillende afdelingen moeten. 
  • Documenten centraal en veilig opslaan.

Waarom een DMS? De grootste voordelen

Er zijn verschillende redenen waarom een goed DMS tegenwoordig onmisbaar is. 

Minder versnipperde informatie

De informatie waarover organisaties of betrokkenen bij een project beschikken, is vaak verspreid over veel verschillende systemen (silo’s) die apart worden beheerd. Daarnaast gaat het meestal ook nog eens om een bonte verscheidenheid aan bestandsformaten (pdf, Word, Excel, grafische bestanden). Een DMS neemt die versnippering weg door één centrale informatieomgeving te creëren voor al je documenten en gegevens. Alles is te vinden op dezelfde plek die voor iedereen met de juiste rechten en inloggegevens toegankelijk is.

Iedereen werkt met dezelfde, actuele versie, zodat je misverstanden en miscommunicatie uitsluit. Ook het delen van kennis wordt leuker en eenvoudiger, waardoor je projecten sneller en beter uitvoert.

Minder handelingen

Een DMS helpt je bij het terugdringen van het aantal handmatige en foutgevoelige handelingen ofwel faalkosten. Uren kwijt zijn aan het opvragen, overtypen, handmatig verzenden, printen en kopiëren van documenten? Vergeet het maar. Met een DMS zijn je bestanden via alle kanalen altijd beschikbaar. Je zet documenten automatisch door naar de juiste personen zonder continu heen en weer te bellen of mailen en bovendien wordt precies gelogd wie welke bestanden bekijkt en bewerkt én of iedereen wel met de meest recente versie werkt.

Beter archiveren

Ook je archief wordt kwalitatief beter met een DMS. Je kunt documenten eenvoudig koppelen aan een specifiek project of thema of bijvoorbeeld verwachte documenten aan uitvoerders koppelen. Denk daarnaast aan het groeperen van technische informatie in één mappenstructuur, terwijl je informatie over wet- en regelgeving op een andere plek neerzet. Zo worden documenten beter en sneller traceerbaar, wat tijd en geld scheelt. En dan hebben we het nog niet eens gehad over een zoekfunctie die veel DMS’en hebben.

Papierloos werken

Het is waarschijnlijk een inkoppertje, maar door een DMS kun je papierloos werken. Weg dus met die uitpuilende ordners. Een digitaal DMS is niet alleen makkelijker te doorzoeken dan een papieren archief, maar ook nog eens beter voor het milieu omdat je stevig bespaart op papier. En vergeet ook de extra ruimte niet die beschikbaar komt op kantoor.

Prostream: een DMS van en voor de bouw

Een DMS is dus om verschillende redenen erg handig. Document management systemen zijn beschikbaar als op zichzelf staande oplossingen, maar soms ook onderdeel van een breder softwarepakket. Denk bijvoorbeeld aan een systeem dat tegelijkertijd ook ERP- en CRM-functionaliteiten levert. Toch zijn veel document management systemen redelijk generiek. Ze bevatten algemene functionaliteiten voor documentclassificatie, versiebeheer en het efficiënt delen en opslaan van informatie, maar missen bepaalde belangrijke elementen die essentieel zijn voor specialistische branches als de bouwsector.

Prostream combineert het algemene met het specifieke: alle functionaliteiten en eigenschappen die je mag verwachten van een goed algemeen DMS, gecombineerd met een aantal eigenschappen die specifiek zijn gericht op de uitdagingen en wensen van bouwbedrijven. Denk bij dat laatste aan:

  • De mogelijkheid om snel en gemakkelijk grote bestanden te verzenden op een veilige manier. Voorbeelden hiervan zijn MB-vreters als CAD-tekeningen, bouwmodellen en 3D-tekeningen. Door een versielink, al dan niet met verloopdatum en wachtwoord, heb je alles zo bij de collega die het nodig heeft.
  • Kwaliteit borgen met snags. Zie je afwijkingen op een tekening? Dan plaats je gemakkelijk een snag (een aandachtspunt) op de tekening om het probleem voor iedereen inzichtelijk te maken, inclusief foto en aantekeningen. Daardoor weet de oplosser waar-ie moet zijn, wat het probleem is en wanneer het opgelost dient te zijn.  Je kunt verschillende snag-templates aanmaken voor verschillende constateringen. Denk bijvoorbeeld aan een gebrek, voorgestelde verbetering of verzoek tot informatie. 
  • Diverse mogelijkheden om bestanden en documenten naar eigen voorkeur af te schermen. Zo voorkom je dat bijvoorbeeld onderaannemers documenten zien die alleen voor de directie bestemd zijn.
  • Een ingebouwde BIM-viewer (de Autodesk Forge 3D Viewer) waarmee je de eigenschappen van alle objecten in een model toetst aan de gemaakte berekeningen. Daarnaast is het mogelijk om de individuele elementen van een gebouw op detailniveau te bekijken door de getekende constructie virtueel op te splitsen in verschillende onderdelen. Ook het maken van dwarsdoorsneden van het 3D-model, metingen of een virtuele wandeling door een gebouw behoren tot de mogelijkheden.

Met een goed DMS til je jouw document- en informatiemanagement naar het volgende niveau. Het opslaan, verwerken, classificeren en delen van gegevens en bestanden wordt makkelijker en vindt plaats in een centrale omgeving. Daarnaast voorkom je faalkosten en kun je direct met de meest recente bestanden aan de slag zonder verschillende programma’s te gebruiken.

Til document management naar een hoger niveau

Met document management en het juiste DMS krijg je meer, sneller en makkelijker inzicht in al je informatiestromen. Dat maakt het foutloos uitvoeren van projecten en werkzaamheden een stuk eenvoudiger. Ben jij op zoek naar een oplossing waarmee je grip krijgt op je hele informatielandschap in de bouw- en maakindustrie? Met de juiste software voor de bouw

  • beheer je bestanden slimmer, makkelijker en overzichtelijker;
  • werk je makkelijk samen in documenten;
  • bekijk je actuele en historische versies;
  • deel je documenten snel en veilig met anderen; 
  • verstuur je grote bestanden met één muisklik; 
  • en maak je een overzicht van al je projecten met inzichtelijke dashboards en rapportages.

Ga door naar het volgende artikel: “Wat is kwaliteitsborging en waarom is het belangrijk?