Wat is document management?

Wat is document management?

Document management is een systeem of proces voor het beheren van verzamelingen documenten. De werkwijze draait om het efficiënt inrichten van je informatiebehoeften en komt in de moderne praktijk meestal neer op het geautomatiseerd beheren van je documentstromen. Het doel van document management? Meer orde en overzicht brengen in het beheer van je bestanden, zodat mensen sneller en makkelijker de juiste informatie kunnen vinden, inzien en delen. 

En waarom is het belangrijk?

Documenten vormen de ruggengraat van een bedrijf. Ze bevatten de belangrijke informatie die jouw processen aanstuurt en de organisatie draaiende houdt. Dankzij de digitale revolutie beheren organisaties meer documenten dan ooit. Pdf’s, Word-documenten, Google Docs, Excel-spreadsheets en – bij technische bedrijven – grafische documenten zoals bouw- en CAD-tekeningen. 

Natuurlijk is deze imposante verzameling aan documenten een bron van waardevolle data. Het probleem is dat veel organisaties moeite hebben om grip te krijgen op hun documenten- en informatiestroom. Wist je bijvoorbeeld dat veel werknemers gemiddeld zo’n 16 uur per jaar verspillen met het zoeken naar documenten? De oplossing voor dit probleem? Goed documentmanagement! In dit artikel lees je wat we bedoelen met documentmanagement en leggen we uit waarom deze werkwijze anno 2022 een absolute must is.

Onderdelen van document management

Document management bestaat uit een aantal onderdelen. Dit zijn eigenlijk de pijlers waarop een goed informatieoverzicht rust. 

  • De inventarisatie. Breng goed in kaart waar medewerkers welke documenten kunnen vinden.
  • Het bepalen van een structuur. Die deelt documenten op in vaste categorieën of documenttypen zodat ellenlang zoekwerk definitief verleden tijd wordt.
  • Vastleggen welke documenten je langdurig bewaart in je systeem en welke je na verloop van tijd kunt verwijderen.
  • Het maken van een goed systeem van rollen en rechten dat bepaalt wie wel of geen toegang heeft tot bepaalde documenten.
  • Het integreren van verschillende systemen waarin je documenten opslaat.

Het document management systeem (DMS)

Document management wordt alleen een succes als je beschikt over een modern digitaal systeem dat kan fungeren als centrale informatiehub. Een document management systeem (DMS) is dan ook het hart en de machinekamer van een moderne informatieomgeving. Het levert de combinatie van het overzicht en de tools die je nodig hebt om alle interne en externe documenten te digitaliseren, structuren, beheren en delen.

Een goed DMS levert verschillende functionaliteiten en diensten die helpen bij het creëren van een overzichtelijk informatielandschap.

  • Het scannen en identificeren van een document. Denk aan het vastleggen van het documenttype, maar ook aan het toevoegen van labels en metadata. Al deze attributen zorgen ervoor dat documenten snel vindbaar en scanbaar worden.
  • Het delen van documenten. Een goed DMS helpt medewerkers en externen met de juiste rechten met het delen van documenten zonder dat ze een waslijst aan e-mails met bijlagen heen en weer te hoeven sturen.
  • Samenwerken in documenten. Met een DMS kunnen medewerkers plaatsonafhankelijk samenwerken aan en in dezelfde documenten. Erg belangrijk in een tijdperk waarin hybride werken het nieuwe normaal wordt.
  • Met een DMS kun je workflows inrichten voor de automatische doorstroming van bestanden. Handig voor documenten die ter goedkeuring door veel handen of langs verschillende afdelingen moeten. 
  • Met een goed DMS sla je documenten centraal en veilig op

Ga door naar het volgende artikel: “Waarom document management?