CDE of DMS: wat kies je?

Dat jouw uitpuilende archiefkast niet de beste manier is om documenten op te slaan, weet je waarschijnlijk al. Maar wanneer je gaat kijken naar de verschillende manieren om jouw documenten veilig op te slaan in een digitale omgeving, vliegen de afkortingen je om de oren. CDE, DMS, ERP… Wat zijn dat allemaal, wat zijn de verschillen en hoe kies je wat het beste past bij jouw organisatie?

Wat is een document management systeem (DMS)?

Een document management systeem (DMS) is een softwaretoepassing die wordt gebruikt om documenten te organiseren, beheren en op te slaan. Hierin kun je ook allerlei acties uitvoeren op jouw bestanden, zoals opslaan, bewerken en goedkeuren. Daarnaast deel je binnen een DMS bestanden gemakkelijk met anderen. Niet alleen jouw teamleden, maar ook externe partijen zijn op de hoogte van een laatste versie van een bouwtekening dankzij een DMS. In een DMS is vaak automatisch versiebeheer ingebouwd, zodat je altijd snel checkt of je met de laatste versie werkt. 

Functies van een DMS

• Zoeken en vinden: je vindt al jouw documenten snel weer terug dankzij zoekwoorden, tags en metadata.
• Toegangscontrole: je geeft alleen toegang tot bepaalde delen van het DMS aan degenen die toegang moeten hebben tot dat deel. Zo krijgt niemand iets te zien wat niet voor hen bedoeld is. 
• Automatisch versiebeheer: nieuwe versies van bestanden worden eenvoudig geüpload. Oudere versies kun je nog inzien en je legt twee versies eenvoudig naast elkaar om de verschillen te zien. 
• Veiligheid voorop: documenten worden versleuteld en kunnen beveiligd worden verzonden. 

Niet alleen jouw teamleden, maar ook externe partijen zijn op de hoogte van een laatste versie van een bouwtekening dankzij een DMS.

Wat is een common data environment (CDE)?

Een common data environment (CDE) is een gecentraliseerd digitaal platform waar alle informatie met betrekking tot bijvoorbeeld een bouwproject wordt beheerd, gedeeld en uitgewisseld. Hier vind je dus ontwerptekeningen, contracten, specificaties, en alle andere bestanden die je nodig hebt om jouw project tot een succesvol af te maken. Dankzij een CDE hebben alle partijen die meewerken aan het project toegang tot de meest actuele informatie. 

Functies van een CDE 

• Mappenstructuur: een overzichtelijke structuur zorgt ervoor dat je jouw bestanden efficiënt opslaat, beheert en deelt. 
• Rollen en rechten: op die manier krijgen ook externe partijen toegang tot de bestanden die zij nodig hebben, maar ziet niemand gegevens die niet voor hen bedoeld zijn. 
• Notificaties: hiermee wordt je op de hoogte gehouden van de belangrijkste ontwikkelingen binnen jouw project. 
• BIM-viewer: hiermee doorloop je 3D-modellen van gebouwen en bekijk je alle details. 

Op deze manier krijgen ook externe partijen toegang tot de bestanden die zij nodig hebben, maar ziet niemand gegevens die niet voor hen bedoeld zijn.

Verschillen tussen een DMS en een CDE

Het belangrijkste en grootste verschil tussen een DMS en een CDE is dat een DMS zich volledig heeft gespecialiseerd in het beheren van documenten, terwijl een CDE zich daarnaast ook richt op het beheer van alle soorten bouwgegevens en informatie die nodig zijn voor een project. 

Een CDE biedt dan ook vaak iets meer functies dan een DMS, zoals real-time samenwerking tussen de verschillende projectleden. Een DMS is aan de andere kant meer gericht op de volledige levenscyclus van een document: vanaf een verwacht document tot het definitieve bestand. Om dit proces zo soepel mogelijk te laten verlopen, biedt een DMS vaak functies zoals een workflow, automatisch versiebeheer en uitgebreid logboek waarin je terugvindt wie welke aanpassingen heeft gedaan en wanneer. 

Gezien allebei deze functies van toegevoegde waarde zijn voor het succesvol afronden van jouw bouwproject, is het belangrijk om te begrijpen hoe je het juiste systeem voor jouw specifieke behoefte kunt kiezen. 

De overeenkomsten tussen een DMS en een CDE 

Een document management systeem en een common data environment hebben dus allebei een iets andere focus, maar er zijn ook voldoende overeenkomsten. Beide systemen zorgen ervoor dat je informatie gemakkelijk met jouw hele team deelt en ervoor zorgt dat iedereen de meest actuele informatie tot zijn beschikking heeft doordat alle documenten zijn opgeslagen in een centrale, digitale omgeving. 

Welk systeem is het beste voor jouw project?

Welk systeem je kiest, is voornamelijk afhankelijk van het soort project dat je draait en de behoeftes van de projectleden. Een DMS is bijvoorbeeld geschikt voor projecten waarbij het beheer van individuele documenten cruciaal is, zoals juridische of financiële documenten. Een CDE is daarentegen geschikt voor projecten waarbij het belangrijk is dat alle projectleden toegang hebben tot de meest actuele informatie, zoals in de bouwsector.

In de praktijk worden de termen CDE en DMS veel door elkaar gebruikt. Beide systemen hebben namelijk hetzelfde doel: ervoor zorgen dat iedereen altijd de juiste informatie tot zijn beschikking heeft. Zeker in de bouw is dit natuurlijk cruciaal, omdat je op deze manier zorgt dat faalkosten en frustraties tot een minimum worden beperkt. Houd daarom bij het uitzoeken van een DMS of CDE vooral in de gaten wat de behoeften zijn voor jouw bedrijf, collega’s en eventuele derde partijen. Aan de hand daarvan kun je verschillende aanbieders vergelijken en kiezen wat het beste bij jou past.