Wat is digitalisering?

Digitalisering is anno nu een hot topic in de bouwbranche. We BIM-men er lustig op los en drones en AI zijn al lang geen bijzonderheden meer op de bouwplaats. En terecht, want door digitalisering kun je sneller, efficiënter en minder foutgevoelig werken. Digitalisering is dus hét hulpmiddel om een voorsprong te krijgen of te houden op je concurrent. Maar wat is digitalisering in de markt precies, wat zijn de voor- en nadelen en hoe pak je het aan?

Wat is digitalisering in de bouw?

Digitalisering is het proces waarbij analoge informatie wordt omgezet in een digitale vorm. Denk aan digitale bouwtekeningen in plaats van tekeningen op papier, je offertes versturen per mail in plaats van via de post, de opleverlijst aftekenen in een app in plaats van op je clipboard en de urenregistratie bijhouden op je tablet in plaats van op een briefje.

Digitaliseren van data en processen

Digitalisering gaat niet alleen over het omzetten van papieren informatie naar digitale informatie, maar ook over het digitaliseren van processen. Onder digitalisatie valt alle automatisering die je gebruikt om flexibeler, sneller en effectiever te werken. In de bouw zijn dé hot topics op dit terrein: CDE en DMS. CDE staat voor Common Data Environment; oftewel een cloudoplossing waarin je data goed en veilig opslaat en beheert. DMS staat voor Document Management Systeem: een samenwerkingsplatform waarop je informatie en data beheert en effectief kunt samenwerken met alle betrokken partijen van jouw project.

Digitalisering en digitale transformatie

Digitalisering heb je nodig voor een digitale transformatie. Bij een digitale transformatie streef je naar een organisatie die volledig is aangepast aan de mogelijkheden die digitale technologieën bieden. Dit kan betekenen dat traditionele bedrijfsmodellen worden aangepast om meer op digitale processen te steunen. Het eindresultaat is dan een gestroomlijnd proces met optimale samenwerking tussen interne en externe bouwpartners. Meer weten over digitale transformatie? Lees dan de blog Wat is digitale transformatie?

Alles staat veilig opgeslagen in de cloud en is dus altijd en vanaf elke locatie bereikbaar.

Wat betekent digitalisering?

Digitalisering betekent dat informatie en processen worden omgezet in digitale vorm. Hierdoor wordt het mogelijk om gegevens gemakkelijker te delen, te bewerken en op te slaan. Alles staat veilig opgeslagen in de cloud en is dus altijd en vanaf elke locatie bereikbaar. Je hebt geen archiefruimte meer nodig en papieren kwijt raken is er niet meer bij. Ook kunnen processen efficiënter worden uitgevoerd doordat ze worden geautomatiseerd. Wil je relevant blijven in de toekomst en voldoen aan bijvoorbeeld de Wet kwaliteitsborging (WKB), dan ben je genoodzaakt om mee te gaan in de digitalisering, of je wil of niet. Maar dat wil je ook, of zou je moeten willen, want digitalisering maakt je processen makkelijker, sneller, beter en goedkoper.

Waarom is digitalisering belangrijk?

Digitalisering is belangrijk omdat je zo efficiëntere processen en kostenbesparingen kunt realiseren. Bovendien is digitalisering onvermijdelijk om bij te blijven met de markt en je concurrenten. Door handige digitale tools te gebruiken, kunnen alle bouwpartners tegelijkertijd met dezelfde actuele documenten werken. Zo voorkom je miscommunicatie en misverstanden. Met als resultaat: minder fouten, een sneller proces en een hoger rendement.

De voordelen en uitdagingen van digitalisering

Digitalisering heeft zowel voordelen als nadelen. Enkele voordelen zijn:

Efficiëntere processen

Door processen te automatiseren, kun je tijd en geld besparen. Het gebruik van 3D bouwmodellen voorkomt fouten in de ontwerpfase en met simulaties kun je perfecte energieoplossingen voor een pand ontwerpen. Actuele documenten zijn altijd en voor iedereen direct beschikbaar, maar uiteraard wel alleen voor mensen met de juiste autorisaties.

Kosten besparen

Efficiënter werken betekent ook minder kosten. Je hebt een kleinere foutkans, dus lagere faalkosten. Door efficiëntere processen kun je sneller werken met minder mensen. Ook heb je geen archiefruimte meer nodig en hoef je niet meer te zoeken naar documenten.

Betere samenwerking

Bouwpartners kunnen gemakkelijker informatie vinden en communiceren met de organisatie. Zo kunnen bouwtekeningen eenvoudig gedeeld worden en kunnen opmerkingen snel worden verwerkt. Ook weet je zeker dat iedereen altijd in de laatste versie van een document werkt. Verkeerd bouwen op basis van oude tekeningen is voorgoed verleden tijd.

Meer inzicht

De meest actuele documenten zijn altijd en voor iedereen direct beschikbaar. Doordat alle informatie gebundeld is op een centrale locatie, heb je een schat aan bruikbare data voorhanden. Analyse van deze data leidt tot waardevolle inzichten.

Doordat alle informatie gebundeld is op een centrale locatie, heb je een schat aan bruikbare data voorhanden.

Enkele uitdagingen zijn:

Implementatiekosten

De implementatie van digitale oplossingen kan in de implementatiefase kosten met zich meebrengen. Zo moet er een DMS of samenwerkingsplatform worden aangeschaft en moeten medewerkers getraind worden in het gebruik hiervan.

Risico op beveiligingslekken

Digitale oplossingen brengen altijd in meer of mindere mate beveiligingsrisico’s met zich mee. Zo kunnen gevoelige gegevens worden gehackt of verloren gaan. Het is daarom heel belangrijk om te kiezen voor een betrouwbare leverancier die voldoet aan de hoogste veiligheidseisen. Ook is het belangrijk dat de datacenters van deze leverancier in (bij voorkeur (West-) Europa staan. Hiermee moeten ze namelijk voldoen aan strenge regelgeving.

Technische problemen

Digitale systemen kunnen soms problemen geven, bijvoorbeeld door storingen. Ook hierbij is het belangrijk om te kiezen voor een betrouwbare partner met een goed bereikbare, Nederlandse helpdesk. Ook is het belangrijk dat de systemen goede back-ups hebben.

In 7 stappen je organisatie digitaliseren

Zinvol, belangrijk en onontkomelijk dus, die digitalisering. Maar hoe begin je ermee?

• Stap 1: Inventariseer je huidige processen en systemen. Welke processen verlopen nu nog op papier of met verouderde systemen?
• Stap 2: Bepaal welke processen je wilt verbeteren met digitale oplossingen.
• Stap 3: Selecteer de juiste digitale hulpmiddelen. Er zijn veel verschillende digitale oplossingen beschikbaar, dus kies de oplossingen die het beste passen bij jouw organisatie. Vergelijk leveranciers, doe onderzoek, praat met concullega’s uit de branche en maak een weloverwogen keuze.
• Stap 4: Implementeer de digitale oplossingen. Zorg dat de nieuwe systemen goed worden geïntegreerd in de huidige processen.
• Stap 5: Train je medewerkers. Zorg dat je medewerkers goed getraind zijn in het gebruik van de nieuwe digitale oplossingen.
• Stap 6: Monitor en evalueer. Houd de prestaties van de nieuwe digitale oplossingen in de gaten en evalueer regelmatig of deze nog steeds bijdragen aan het verbeteren van je processen.
• Stap 7: Blijf vernieuwen. Digitale oplossingen blijven zich ontwikkelen, dus blijf op de hoogte.