Wat is intranet?

Het internet is inmiddels een haast onuitputtelijk kennisreservoir dat we zowel persoonlijk als zakelijk massaal gebruiken voor het opzoeken, delen en uitwisselen van informatie. Toch is het internet ook gefragmenteerd. Het is niet altijd makkelijk om betrouwbare informatie te onderscheiden van onzin. Daarnaast kleven er risico’s aan het delen en uitwisselen van gevoelige of bedrijfskritische informatie via het publieke internet.

Daarom werken veel organisaties met een gesloten tegenhanger van internet: het intranet. Maar wat is een intranet precies? Hoe ontwerp en gebruik je het? En wat zijn de voordelen van intranet voor jouw organisatie? Wij vertellen het je.

Wat is een intranet?

Een intranet is een gesloten communicatiesysteem dat alleen toegankelijk is voor geautoriseerde gebruikers. Meestal zijn dit de medewerkers van een bepaalde organisatie, eventueel aangevuld met een select aantal externe gebruikers zoals zzp’ers of medewerkers van partnerorganisaties. Je kunt intranet zien als een privaat netwerk binnen een organisatie. Een soort privé-internet dus. Iemand krijgt toegang tot het systeem door in te loggen met de juiste credentials. 

Wat kun je met een intranet?

Veel bedrijven gebruiken hun intranet als een centrale interne informatie- en communicatiehub. Je kunt het bijvoorbeeld voorzien van een intern mailsysteem. Daarnaast is het ook een omgeving waarin de directie, het management en medewerkers interne informatie kunnen delen. Denk bijvoorbeeld aan het aankondigen van evenementen en bijeenkomsten, het delen van belangrijk nieuws, het in het zonnetje zetten van werknemers of het delen van feedback op taken of projecten.

Als tool voor kennismanagement is het intranet ook een prima plek voor het creëren van een digitale leeromgeving. Je kunt via intranet bijvoorbeeld e-learnings of webinars aanbieden waarmee medewerkers hun werk nog beter kunnen doen of zich nieuwe vaardigheden eigen kunnen maken. 

Het is ook mogelijk om verschillende applicaties en systemen op een intranet aan te sluiten. Denk bijvoorbeeld aan de integratie met een documentmanagementsysteem (DMS). Die maakt het mogelijk om in de intranetomgeving bestanden centraal op te slaan en (ook op afstand) samen te werken aan en in documenten.

De voordelen van een intranet

Het hebben van een intranet levert je organisatie verschillende voordelen op. We zetten de belangrijkste op een rij. 

Een centrale informatieomgeving

In een modern intranet komen alle informatiestromen binnen de organisatie bij elkaar. Je brengt applicaties, communicatiemiddelen en onderdelen die normaal van elkaar gescheiden zijn samen in een centrale omgeving. Zo kan iedereen met elkaar samenwerken en communiceren zonder lang te hoeven zoeken naar de juiste bestanden, informatie, applicaties en tools. Alle informatie, expertise en documenten staan op één centrale plek en worden up-to-date gehouden. Zeker binnen grote organisaties met veel medewerkers, afdelingen en vestigingen scheelt dat een hoop gemail en gebel.

Co-creatie wordt de norm

Een intranet vergemakkelijkt het werken in teams en stimuleert zo co-creatie. Zeker met de komst van de cloud verwerk je informatie in realtime en zien andere gebruikers gelijk het resultaat. Geen verschillende versies meer die je naar een hoop collega’s moet mailen, maar actuele versies die je eenvoudig binnen de intranetomgeving deelt. Omdat je een intranet ook (tijdelijk) kunt openstellen voor externe partijen zoals ketenpartners, onderaannemers of zzp’ers, kun je de samenwerking ook uitbreiden tot buiten de grenzen van de eigen organisatie.

Veiligheid

In vergelijking met oplossingen die vertrouwen op het publieke internet, is een intranet heel veilig in te richten. Je kunt de toegang bijvoorbeeld koppelen aan een verplichte multifactorauthenticatie. Gebruikers moeten dan naast hun gebruikersnaam en wachtwoord nog een of meerdere extra verificatiestappen doorlopen. Met single sign-on creëer je bovendien een stukje gemak. Gebruikers hoeven dan namelijk maar één keer in te loggen om toegang te krijgen tot al hun bestanden en applicaties in de intranetomgeving.

Sociale binding

Een intranet kan ook een sociale functie hebben. Mensen profiteren van elkaars talenten en expertise en delen interessante nieuwtjes en vakinformatie eenvoudig met collega’s. Dat creëert betrokkenheid, inspiratie en sociale cohesie, allemaal elementen die bevorderlijk zijn voor de samenwerking en productiviteit. Een goed sociaal intranet is dan ook een platform voor én van medewerkers.

Document management op de bouwplaats.

Zo zet je een intranet op

Maar hoe zet je nu een goed en toekomstbestendig intranet op? Het is verstandig om in elk geval  de volgende vaste stappen te doorlopen.

  1. Bepaal de doelstellingen. Wat wil je precies met het intranet? Wil je medewerkers vooral informeren of streef je ernaar om ze een betere communicatie- en samenwerkingsomgeving te bieden? Of streef je naar een combinatie van beiden? Het doel bepaalt hoe je jouw intranet concreet inricht.
  2. Kijk wat je al hebt. Misschien is het voldoende om een aantal applicaties en systemen te koppelen die je reeds gebruikt. Maar het kan ook zo zijn dat je jouw intranetomgeving vanaf scratch moet opbouwen.
  3. Zorg voor een goed beeld van de gebruikers en stakeholders. Welke mensen gaan het intranet gebruiken en wat moeten de verschillende gebruikers ermee kunnen?
  4. Kies de content die je op het intranet wilt plaatsen. Wil je een kennisbank of leeromgeving creëren of vooral bedrijfsinformatie delen? En houd je het puur zakelijk of geef je het intranet ook een persoonlijke touch (bijvoorbeeld een kalender met verjaardagen en bijbehorende mogelijkheden tot felicitatie)?
  5. Bepaal de technische eisen en look en feel. Welke technologie gebruik je voor het bouwen en managen van het intranet? Is de technologie in staat om mee te bewegen met toekomstige IT-innovaties? En hoe richt je het platform op het gebied van uiterlijk en UX in?

De waarde van een intranet

Als je goed nadenkt over en voldoende aandacht besteedt aan het ontwerpen en inrichten van een intranet, is het een prima manier om de digitale samenwerking en communicatie binnen je organisatie naar een hoger niveau te tillen. Je creëert namelijk een gecentraliseerde samenwerkings- en informatieomgeving met een sociaal karakter.  

Ga naar het volgende artikel: “Wat is documentmanagement?