Was ist ein Intranet

Das Internet ist zu einem schier unerschöpflichen Wissensreservoir geworden, das wir sowohl privat als auch beruflich in großem Umfang nutzen, um Informationen zu finden, zu teilen und auszutauschen. Doch das Internet ist auch fragmentiert. Es ist nicht immer einfach, zuverlässige Informationen von Unsinn zu unterscheiden. Außerdem birgt die gemeinsame Nutzung und der Austausch sensibler oder geschäftskritischer Informationen über das öffentliche Internet Risiken.

Aus diesem Grund arbeiten viele Organisationen mit einem geschlossenen Gegenstück zum Internet: dem Intranet. Aber was genau ist ein Intranet? Wie kann man es gestalten und nutzen? Und welche Vorteile hat ein Intranet für Ihre Organisation? In diesem Artikel werden wir alle diese Fragen beantworten.

Was ist ein Intranet?

Ein Intranet ist ein geschlossenes Kommunikationssystem, das nur autorisierten Benutzern zugänglich ist. In der Regel sind dies die Mitarbeiter einer bestimmten Organisation, eventuell ergänzt durch eine ausgewählte Anzahl externer Nutzer wie Freiberufler oder Mitarbeiter von Partnerorganisationen. Man kann ein Intranet als ein privates Netzwerk innerhalb einer Organisation sehen. Eine Art privates Internet. Jemand erhält Zugang zum System, indem er sich mit den richtigen Anmeldedaten anmeldet.

Was kann man mit einem Intranet machen?

Viele Unternehmen nutzen ihr Intranet als zentrale interne Informations- und Kommunikationsdrehscheibe. Es kann zum Beispiel mit einem internen Mailsystem ausgestattet sein. Es ist auch eine Umgebung, in der der Vorstand, das Management und die Mitarbeiter interne Informationen austauschen können. So können z. B. Veranstaltungen und Sitzungen angekündigt, wichtige Neuigkeiten mitgeteilt, Mitarbeiter ins Rampenlicht gerückt oder Feedback zu Aufgaben oder Projekten gegeben werden.

Als Instrument für das Wissensmanagement ist das Intranet auch ein hervorragender Ort, um eine digitale Lernumgebung zu schaffen. Sie können das Intranet zum Beispiel nutzen, um E-Learnings oder Webinare anzubieten, die den Mitarbeitern helfen, ihre Arbeit zu verbessern oder neue Fähigkeiten zu erlernen.

Es ist auch möglich, verschiedene Anwendungen und Systeme mit einem Intranet zu verbinden. Denken Sie z.B. an die Integration mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Damit ist es möglich, Dateien zentral in der Intranetumgebung zu speichern und gemeinsam an und in Dokumenten (auch remote) zu arbeiten.

Die Vorteile eines Intranets

Ein Intranet bietet Ihrer Organisation zahlreiche Vorteile. Wir nennen Ihnen die wichtigsten davon.

Eine zentrale Informationsumgebung

In einem modernen Intranet laufen alle Informationsströme innerhalb der Organisation zusammen. Sie bringen Anwendungen, Kommunikationswerkzeuge und Komponenten, die normalerweise getrennt sind, in einer zentralen Umgebung zusammen. Auf diese Weise können alle zusammenarbeiten und kommunizieren, ohne nach den richtigen Dateien, Informationen, Anwendungen und Tools suchen zu müssen. Alle Informationen, Fachkenntnisse und Dokumente befinden sich an einem zentralen Ort und werden auf dem neuesten Stand gehalten. Vor allem in großen Organisationen mit vielen Mitarbeitern, Abteilungen und Niederlassungen spart dies eine Menge E-Mails und Telefonate.

Ko-Kreation wird zur Norm

Ein Intranet erleichtert die Arbeit in Teams und fördert so die Mitgestaltung. Vor allem mit dem Aufkommen der Cloud können Sie Informationen in Echtzeit bearbeiten und andere Nutzer sehen das Ergebnis sofort. Keine verschiedenen Versionen mehr, die Sie per E-Mail an viele Kollegen schicken müssen, sondern aktuelle Versionen, die Sie innerhalb der Intranet-Umgebung einfach teilen können. Da Sie ein Intranet auch (vorübergehend) für externe Parteien wie Kettenpartner, Unterauftragnehmer oder Freiberufler öffnen können, können Sie die Zusammenarbeit auch über die Grenzen Ihrer eigenen Organisation hinaus ausdehnen.

Sicherheit

Im Vergleich zu Lösungen, die sich auf das öffentliche Internet stützen, lässt sich ein Intranet sehr sicher einrichten. Sie können den Zugang beispielsweise mit einer obligatorischen Multifaktor-Authentifizierung verknüpfen. Die Benutzer müssen dann neben ihrem Benutzernamen und Kennwort einen oder mehrere zusätzliche Überprüfungsschritte durchlaufen. Mit Single Sign-On schaffen Sie auch Komfort. Die Benutzer müssen sich nur einmal anmelden, um Zugriff auf alle ihre Dateien und Anwendungen in der Intranetumgebung zu erhalten.

Soziale Bindung

Ein Intranet kann auch eine soziale Funktion haben. Die Menschen profitieren von den Talenten und dem Fachwissen der anderen und können interessante Neuigkeiten und berufliche Informationen leicht mit ihren Kollegen teilen. Das schafft Engagement, Inspiration und sozialen Zusammenhalt – alles Elemente, die der Zusammenarbeit und Produktivität förderlich sind. Ein gutes soziales Intranet ist also eine Plattform für und von Mitarbeitern.

Wie man ein Intranet einrichtet

Doch wie richtet man ein gutes und zukunftssicheres Intranet ein? Es ist in jedem Fall ratsam, die folgenden festen Schritte durchzugehen.

• Legen Sie die Ziele fest. Was genau wollen Sie mit dem Intranet erreichen? Wollen Sie in erster Linie die Mitarbeiter informieren oder wollen Sie ihnen ein besseres Umfeld für Kommunikation und Zusammenarbeit bieten? Oder streben Sie eine Kombination aus beidem an? Das Ziel bestimmt, wie Sie Ihr Intranet einrichten.
• Schauen Sie sich an, was Sie bereits haben. Vielleicht reicht es aus, eine Reihe von Anwendungen und Systemen zu verknüpfen, die Sie bereits nutzen. Es kann aber auch sein, dass Sie Ihre Intranet-Umgebung von Grund auf neu aufbauen müssen.
• Machen Sie sich ein gutes Bild von den Nutzern und Interessengruppen. Welche Personen werden das Intranet nutzen und was sollen die verschiedenen Nutzer damit machen können?
• Wählen Sie die Inhalte, die Sie in das Intranet stellen wollen. Wollen Sie eine Wissensdatenbank oder eine Lernumgebung schaffen, oder wollen Sie hauptsächlich Unternehmensinformationen austauschen? Und wollen Sie es rein geschäftsmäßig halten oder dem Intranet auch eine persönliche Note geben (z. B. einen Kalender mit Geburtstagen und entsprechenden Möglichkeiten zum Gratulieren)?
• Bestimmen Sie die technischen Anforderungen und das Erscheinungsbild. Welche Technologie verwenden Sie für die Erstellung und Verwaltung des Intranets? Ist die Technologie in der Lage, mit künftigen IT-Innovationen mitzuhalten? Und wie gestalten Sie die Plattform in Bezug auf Aussehen und UX?

Der Wert eines Intranets

Wenn Sie über die Gestaltung eines Intranets sorgfältig nachdenken, ist es eine großartige Möglichkeit, die digitale Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb Ihrer Organisation auf ein höheres Niveau zu bringen. Sie schaffen eine zentralisierte Kooperations- und Informationsumgebung mit sozialem Charakter.

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